Beim Thema digitale Transformation denken die meisten Unternehmer an monatelanger ERP-Einführung oder komplexen KI-Strategien. Was viele übersehen sind die wertvollsten Gelegenheiten: die kleinen, alltäglichen Prozesse, die täglich Zeit und Nerven kosten.
Digitale Transformation bedeutet: Analoge Prozesse durch digitale ersetzen, um besser zu werden. Statt mit Papier, Telefon und Excel zu arbeiten, nutzt man Software und Automatisierung.
Warum klein anfangen der bessere Weg ist
1. Schnelle Erfolge motivieren
Anstatt über 1 Jahr Zeit in ein Großprojekt zu investieren und auf den digitalen Erfolg zu warten, kannst Du mit ein paar Automatisierungsvorgängen bereits in der ersten Woche messbare Verbesserungen erzielen. Das motiviert nicht nur Dich, sondern auch Dein Team.
2. Geringes Risiko, hoher Lerneffekt
Kleine Automatisierungen kosten wenig und lehren viel. Du sammelst Erfahrungen im Umgang mit digitalen Prozessen, ohne das gesamte Unternehmen zu gefährden.
3. Schnelle ROI-Realisierung
Während Großprojekte Jahre brauchen, um sich zu amortisieren, zahlen sich kleine Automatisierungen oft schon nach wenigen Wochen aus.
Praxisbeispiel: Automatisierung in der Projektverwaltung
Nehmen wir ein konkretes Beispiel aus dem Projektmanagement:
Das Problem in vielen Projektmanagementsystemen wie beispielsweise Redmine
- Tickets bleiben zu lange unbearbeitet
- Eskalationen werden vergessen
- Teammitglieder verbringen täglich 30 Minuten mit manueller Ticket-Verwaltung
- Bei 10 Mitarbeitern = 5 Stunden täglich = 1.300 Stunden jährlich
Die einfache Lösung
Mit wenigen Klicks lassen sich Automatisierungsregeln zu häufig wiederkehrenden manuellen Tätigkeiten einrichten:
- “Wenn Ticket 1 Tag unbearbeitet → automatisch an Teamleiter oder Manager weiterleiten”
- “Wenn Kunde antwortet → Status automatisch ändern (z.B. ‘Wartet auf Bearbeitung’ setzen)”
- “Wenn Deadline in 2 Tagen → Benachrichtigung an Bearbeiter senden oder Priorität erhöhen”
Das Ergebnis
- Zeitersparnis: Deutlich weniger manuelle Arbeit
- Besserer Service: Keine vergessenen Tickets mehr
- Zufriedenere Kunden: Schnellere Reaktionszeiten
Deine ersten Schritte zur Prozessautomatisierung
Schritt 1: Zeitfresser identifizieren
Setz Dich mit Deinem Team zusammen und fragt euch:
- Welche wiederkehrenden Aufgaben rauben uns täglich Zeit?
- Was vergessen wir regelmäßig?
- Wo entstehen Engpässe durch manuelle Prozesse?
Schritt 2: Low-hanging Fruits pflücken
Beginne mit dem einfachsten Problem, das den größten Zeitgewinn verspricht. Oft sind das:
- Automatische E-Mail-Benachrichtigungen oder Ticketkommentare
- Status-Updates basierend auf eingetragenen Terminen (Start-/Enddatum)
- Weiterleitung von Aufgaben nach bestimmten Kriterien
Schritt 3: Messen und optimieren
- Dokumentier die Zeitersparnis
- Sammle Feedback vom Team
- Verfeinert die Regeln basierend auf den ersten Erfahrungen
Schritt 4: Erfolg ausbauen
Sobald die erste Automatisierung läuft, wirst Du weitere Möglichkeiten entdecken. Das ist bereits der Beginn Deiner digitalen Transformation. Alles kein Hexenwerk.
Tipp: Wiederkehrende Aufgaben automatisieren, Workflows optimieren und Routinetätigkeiten reduzieren: Das Redmine Automation Plugin bietet verschiedene Möglichkeiten zur Prozessoptimierung. Ein paar praktische Einsatzszenarien im Projektmanagement mit Redmine Automation Plugin findest Du hier.
Die versteckten Vorteile kleiner Automatisierungen
Kulturwandel im Unternehmen
Kleine Automatisierungen zeigen dem Team, dass Veränderung möglich und positiv ist. Du schaffst eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.
Datensammlung für größere Projekte
Jede Automatisierung generiert Daten über die Prozesse. Diese Informationen sind Gold wert für spätere, größere Digitalisierungsprojekte.
Reduktion von Widerständen
Menschen akzeptieren kleine Veränderungen viel leichter als große Umbrüche. So baust Du Vertrauen in digitale Lösungen auf.
Häufige Einwände und warum sie falsch sind
“Das lohnt sich doch nicht für unser kleines Team” → Gerade kleine Unternehmen profitieren überproportional, da jede gesparte Stunde direkter spürbar ist.
“Wir haben keine IT-Experten” → Moderne Automatisierungstools basieren auf “Wenn-Dann” Bedingungen und sind auch ohne Entwicklerwissen einzurichten.
“Das ist zu kompliziert für unser Team” → Wenn Dein Team Smartphones bedienen kann, kann es auch einfache Automatisierungen nutzen.
“Wir machen das später mit der großen Digitalisierung” → Später ist ein häufiges Synonym für nie. Und die großen Projekte profitieren von den kleinen Erfahrungen.
Der erste Schritt ist der wichtigste
Digitale Transformation beginnt nicht mit einem Masterplan, sondern mit dem ersten kleinen Schritt. Während andere noch ihre Strategie planen, hast Du bereits Ergebnisse erzielt.
Die Frage ist nicht, ob Du Zeit für Automatisierung hast. Die Frage ist eher, ob Du es Dir leisten kannst, weiterhin Zeit zu verschwenden.
Fang am Besten diese Woche an. Identifiziere eine wiederkehrende Aufgabe in Deinem Redmine System und Automatisiere sie. Messe das Ergebnis.
Tipp: Hol Dir unsere praxisorientierte Checkliste für das Automation Plugin, welches Dir den schnellen Einstieg ins Tool erleichtern wird. Zur Onboarding Checkliste (PDF).
Das Redmine Automation Plugin der AlphaNodes GmbH aus Deutschland (Bayern) steigert sowohl die Effizienz als auch Zuverlässigkeit von Projektabläufen, indem wiederkehrende Aufgaben automatisch ausgeführt werden. Damit unterstützt das Plugin nicht nur die Optimierung interner Abläufe, sondern leistet auch einen Beitrag zu höherer Kundenzufriedenheit und besserer Planbarkeit.
Alle Informationen zu unseren kommerziellen Erweiterungen für Redmine gibt es auf der Produktseite. Kunden, deren Redmine den Mindestanforderungen nicht entspricht oder die lieber jemanden für die Installation und regelmäßige Pflege ihrer Redmine-Instanz beauftragen wollen, haben alternativ die Möglichkeit unser Managed Applikation Hosting für Redmine zu buchen. Hier ist das Plugin auf Wunsch Teil unseres Hosting Angebots.