Es gibt vielfältige Projektmanagement Tools wie Redmine, Jira, Basecamp oder ActiveCollab, die geeignet sind Projektmitglieder bei ihrer täglichen Arbeit im Team zu unterstützen. Sie lassen sich auf die im Unternehmen üblichen Prozesse und Workflows abstimmen und sorgen für effizientes und transparentes Arbeiten.
Dennoch sind selbst solch optimale Werkzeuge, die auf die unternehmensinternen Prozesse eingehen kein Garant für den erfolgreichen Einsatz des Tools. Egal, ob es sich um kommerzielle Software wie Jira, oder Open Source Produkte wie Redmine handelt. Viele denken: “Wenn das eine nicht funktioniert, wird eben das andere verwendet - dann ist alles besser.” Diese Einstellung ist jedoch falsch und schleicht sich häufig in die Köpfe ein, wenn es mit dem einen Tool nicht gleich so klappt, wie erhofft.
Problem 2: Änderung wird nicht von oben gelebt
Ausschlaggebend für den erfolgreichen Einsatz eines Werkzeugs ist nicht das Tool an sich, sondern die Einsatzbereitschaft in der Führungsebene. Wenn Entscheidungsträger meinen, es wird jetzt mit einem PM-Tool gearbeitet, dann müssen diese mit gutem Beispiel voran gehen. Es bringt nichts einfach die Arbeitswerkzeuge, sowie Workflows festzulegen, aber selbst nicht bereit zu sein sich an die (neu) definierten Prozesse zu halten und weiter nach dem alten Stiefel zu arbeiten, sobald man merkt, dass dadurch gewisse Einschränkungen einhergehen und manches nicht mehr so durchführbar ist, wie gewohnt.
Vor allem Mitarbeiter, deren Tätigkeitsbereich wenig technisches Verständnis erfordert sind bei neu eingeführten PM-Tools erst einmal skeptisch. Sie sehen in erster Linie keine Arbeitserleichterung in einem Ticketsystem. Sie fühlen sich kontrolliert, sind in der Regel am Anfang überfordert und haben Angst etwas falsch zu machen. Wenn dann auch noch die Führungsebene, oder Weisungsbefugte sich selbst nicht an die Änderungen hält, dies aber von den Mitarbeitern verlangt, läuft etwas schief.
Lösungsansatz: Mit gutem Beispiel voran gehen
Sowohl Projektmanager, sonstige Weisungsbefugte und auch die Unternehmensführung müssen mit einem guten Beispiel voran gehen. Sie müssen zeigen, dass sie es mit den neu eingeführten Tools und dadurch einhergehenden Änderungen ernst meinen und sich ebenfalls damit auseinander setzen und das gleiche von Ihren Mitarbeitern erwarten. Ohne Akzeptanz in den oberen Ebenen wird es jedes Tool schwer haben erfolgreich eingesetzt zu werden. Egal wie teuer es war, unabhängig davon wie gut der Support ist, oder wie toll es konfiguriert wurde. Viele Mitarbeiter handeln trotzig. Sie weigern sich zu Beginn aus ihrer bisherigen Komfortzone auszutreten, selbst wenn sie den Mehrwert erkennen sollten. Sie denken sich: “Wenn nicht mal der Projektmanager es für nötig hält seine Tickets zu bearbeiten oder abzunehmen, auf Nachfragen zu reagieren oder die Dokumentation zu aktualisieren, warum soll ich das dann machen.”
Als Projektmanger und Führungskraft machen Sie sich erst einmal selbst klar, welche Änderungen / Einschränkungen Sie selbst mit dem neuen Tool zu erwarten haben. Sie müssen bereit sein damit zu leben. Sind sie es nicht, werden es auch ihre Mitarbeiter nicht sein. Erst dann macht es Sinn, Ihre Mitarbeiter über das neue Tool und dessen Vorzüge zu informieren. Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, warum Projektmanagementtools wie Redmine eingesetzt werden. Was sich diese davon erhoffen können, wie Projekte damit zukünftig abgewickelt werden und dass jeder im selben Boot sitzt und damit arbeiten wird. Unabhängig von seiner Rolle im Unternehmen / im Projekt.
