Firmenwikis für Software- und Web-Entwicklung

Wikis im Unternehmen sind für alle Geschäftsprozesse ideale Kollaborationswerkzeuge. Wikis bieten ideale Voraussetzungen für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Jeder Mitarbeiter, jede Mitarbeiterin hat die Möglichkeit den Text zu ändern, bzw. zu erweitern.

Firmenwikis unterscheiden sich technisch nicht von normalen Wikis. Sie sind lediglich auf die Geschäftsprozesse optimiert. Das bedeutet sie sind benutzerfreundlicher konzipiert, haben eine leistungsfähigere Suche, Schnittstellen um andere Softwareinstanzen anbinden zu können und stehen in der Regel nicht der Öffentlichkeit bereit.

Zusammen mit den Mitarbeitern wird die Wiki ein produktives Werkzeug nicht nur für Unternehmen aus der Software- und Webentwicklung. Vom Schulungsaufwand her hält sich die Einführung einer Wiki in Grenzen. Die Mitarbeiter müssen lediglich ein wenig in die Anwendung mit dem Wiki eingeführt werden. Das wichtigste ist die Haltung der Mitarbeiter dem Wiki gegenüber. Denn diese müssen den Nutzen der Wiki schätzen lernen um regelmäßig damit zu arbeiten. Durch den täglichen, praktischen Einsatz lernen Mitarbeiter sehr schnell und leicht den Umgang mit dem System.

Vorteile einer Firmenwiki

Es gibt zahlreiche Berichte über die technischen Unterschieden zwischen Wikis und anderen Kollaborationswerkzeugen wie CMS-Systeme oder ähnliches (Wagner (2006); Gilbane Report (2005)). Ein Wiki soll und will derartige Systeme nicht ersetzen, sondern stellt eine sinnvolle Ergänzung zu diesen da. Die wichtigsten Vorteile einer Firmenwiki sind unter anderem:

• die Reduzierung des E-Mail Verkehrs innerhalb des Unternehmens und der Projekte auf ein Minimum. Die Wiki ermöglicht zielgerichtete und effektive Kommunikation.
• eine gemeinsame, zentrale Anlaufstelle für alle internen Mitarbeiter eines Unternehmens, Stakeholder, Zuliefererfirmen und externe Mitarbeiter, welche für das gemeinsame sammeln, organisieren und teilen des Wissens aller bereit steht. Eine Wiki unterstützt das gemeinsame Arbeiten.
• eine umfassende, schnellere und effektivere Kommunikationsmöglichkeit. Gesammelte Informationen sind einfacher und schneller wiederzufinden.
• ein anpassungsfähiges System, welches für alle Unternehmensbereiche auf die eine oder andere Art zum Einsatz kommen kann. Eine Wiki schafft Bewusstsein für andere und deren Aktivitäten.

Warum Wikis zum Einsatz kommen

Eine im Jahr 2007 durchgeführte Umfrage von Penny Edwards für die Open University Business School UK (Managing Wikis in Business) ging unter anderem der Frage nach, warum Unternehmen Firmenwikis einführen. Zu den fünf Hauptgründen für den Einsatz von Wikis im Unternehmen zählen:

1. Der Wunsch eine Möglichkeit für besserer Zusammenarbeit zu schaffen.
2. Die Unfähigkeit gesammeltes Wissen zu behalten und für alle zentral zugänglich zu machen.
3. Die Unzufriedenheit mit bereits existierenden Tools.
4. Um Lücken im Arbeitsprozess oder Überlagerungen, bzw. doppelt durchgeführte Arbeiten zu vermeiden.
5. Die Unzufriedenheit mit dem steigenden Einsatz von E-Mails.

In der gleichen Umfrage kam auch heraus, dass die Anwender am Besten mit dem Einstieg in die Wiki zurecht kamen, wenn folgende Features bzw. Gegebenheiten vorlagen:

1. Eine einfach angelegte Grundstruktur.
2. Key Features wie Suche, Anhänge, RSS Feeds, WYSIWYG Editor und Kommentarmöglichkeiten.
3. Bereits platzierter Inhalt, der den Start erleichtert und als Vorlage verwendet werden kann.
4. Uneingeschränkte Rechte und die Möglichkeit alles zu bearbeiten.

Welche Erfolge Unternehmen durch den Einsatz von Wikis erzielen

Der Fragesteller der Umfrage zum Einsatz von Wikis im Unternehmen hat auch das Ergebnis festgehalten. Es kam heraus, dass sich der Einsatz einer Wiki bei den Befragten in folgenden Bereichen als besonders hilfreich heraus stellte:

1. Die Wiki half dem Unternehmen Informationen, Wissen und Ideen zu teilen.
2. Effektiver und produktiver zusammen zu arbeiten und zu kommunizieren.
3. Vergangene und aktuelle Informationen zu finden.
4. Neue Ideen ins Leben zu rufen.
5. Unterstützung zu speziellen Themen innerhalb des gesamten Unternehmens zu erhalten.
6. Mit mehr Leuten aus dem Unternehmen networking zu betreiben.
7. Neue Geschäftsmöglichkeiten zu identifizieren.

Vorteile der Wiki für den aktiven Anwender

Es wird immer wieder Mitarbeiter im Unternehmen geben, die sich nicht aktiv an einer Wiki beteiligen wollen. Das sollte jedoch kein Grund gegen die Einführung einer Firmenwiki sein. Es gibt zahlreiche Studien, die den erfolgreichen Einsatz von Wikis in Unternehmen (z.B. bei Sun [Hilzensauer und Schaffert, 2008]) belegen. Mitarbeiter, die sich aktiv an der Gestaltung der Unternehmenswiki beteiligen haben dadurch die folgenden Vorteile:

• durch die Dokumentationsvorgänge in der Wiki wird die eigene Arbeit erheblich erleichtert.
• sie helfen dem Unternehmen dabei Prozesse zu optimieren und bisherige Abläufe zu verbessern.
• sie steigern ihre persönliche Reputation.

Wikis für alle Bereiche eines Software- und Webentwicklung Unternehmens

Oft wird für Dokumentationszwecken in Software- und Webentwicklungsunternehmen herkömmliche Office-Produkte aus dem Büroalltag verwendet. Auch wenn sie weit verbreitet sind und gerne eingesetzt werden, sind sie nicht für eine internetbasierte Umgebung und das kollaborative Arbeiten konzipiert worden. Werden sie dennoch eingesetzt, kämpfen viele Firmen früher oder später mit ineffizienten und nicht transparenten Prozessen. Office-Dokumente sollten vor allem in größeren Projekten nur als Behelfslösung angesehen werden, da sie nicht zentral versionisiert sind. Sogar schon große Softwarefirmen wie SAP, Novell oder Yahoo haben den Vorteil der Wiki-Technologie erkannt. Es wird Zeit sich über die Einsatzbereiche einer Wiki im eigenen Unternehmen Gedanken zu machen. Denn bisher war es schon immer so, dass die Kleinen von den Großen lernen konnten und jedes Unternehmen im Prinzip mit ähnlichen Problemen kämpft.

Wikisysteme sind vor allem aus dem Marketing und IT-Bereich bekannt. Sie sind jedoch in allen Unternehmensbereichen einsetzbar. Ein großes Thema in jeder Firma sind Abläufe, sogenannte Workflows. Wikis sind hierfür ideal geeignet und können solche Workflows gut abbilden. Im folgenden eine Auflistung der Einsatzmöglichkeiten von Wikis im Geschäftsprozess.

Firmenwikis unternehmensweit einsetzbar

Um die firmeninterne Kommunikation zu erleichtern, sind Wikis ideal unternehmensweit einsetzbar. Sie dient nicht nur als zentrale Anlaufstelle um zu dokumentieren, sondern auch zu informieren.

Firmenwikis im Bereich Forschung und Entwicklung

Wikis sind ideale Kollaborationswerkzeuge zum generieren, überprüfen und dokumentieren neuer Produkt- und Innovationsideen in Forschungs- und Entwicklungsabteilungen eines Unternehmens. Mitarbeiter können ihre Ideen einfließen lassen, die Ideen anderer diskutieren und gemeinsame Entscheidungen dokumentieren.

Firmenwikis für die Produktion / Entwicklung

Bei der Planung, Entwicklung und Fertigung von Produkten stehen Wikis zum Beispiel als Wissensdatenbank bereit, oder enthalten Informationen zu den Prozesshandbüchern. An der Produktion beteiligte Unternehmensmitarbeiter können diese jederzeit aktualisieren und erweitern.

In Entwicklungsabteilungen kommen Wikis vor allem zum Einsatz um Coding-Standards zu definieren, als auch den Umgang mit Tickets festzuhalten. Jeder an der Entwicklung von Softwareprodukten oder Webprojekten beteiligte Mitarbeiter, sowohl intern, als auch externe Agenturen, Freiberufler und Zulieferer haben durch das Wikisystem die Möglichkeit immer und überall auf projektrelevante Informationen zuzugreifen.

Firmenwikis für den Vertrieb

Der Vertriebsmitarbeiter eines Unternehmens findet in der Firmenwiki Informationen zu den Abläufen wie ein Unternehmen an die Kundengewinnung heran geht. Hier wird zum Beispiel der Workflow für die Kunden Akquirierung dokumentiert und Informationen zu Kunden festgehalten.

Firmenwikis für den Service und Telefonsupport

In Form von Wissensdatenbanken bei Servicefällen und Telefonsupportleistungen sind Wikis ideal als Knowledgebase geeignet.

Firmenwikis für den Einkauf

Auch hier kann der Einkauf seine Workflows und Prozesse dokumentieren, Ideen und Kontaktdaten sammeln.

Firmenwiki für die Marketingabteilung

Befasst sich ein Unternehmen mit dem Marketing von Produkten oder Dienstleistungen, ist die Wiki ideales Hilfswerkzeug um Ideen für Produktneuheiten festzuhalten, Referenzlösungen zu erarbeiten oder Marketingkampagnen zu planen.

Wikisystem für die Unternehmensleitung

Auch die Führungsetage eines Unternehmens profitiert von der Wiki als Tool zum Kommunikationsmanagement und zur Zeitersparnis. Zum Dokumentieren von Management-, Strategie- und Führungsprozessen ist das Wiki-System ideal. Ebenso zur Planung, Durchführung und Dokumentation von Besprechungen, Verhandlungen, Vorträgen oder Konferenzen.

Wikis im Bereich Qualitätsmanagement

Im Bereich Qualitätsmanagement kommen Wikis vor allem zum dokumentieren von Best-Praktices zum Einsatz oder um einen schnellen Zugriff auf die Prozesshandbücher zu gewährleisten. Mit Hilfe der Wiki lassen sich Qualitätsmanagementsysteme planen, einführen, anpassen und auditieren.

Firmenwiki im Personalmanagement

Auch im Personalmanagement macht der Einsatz einer Wiki Sinn. Zum einen für neue Mitarbeiter als Einführung ins Unternehmen. Sowie die Bereitstellung personal technischer Informationen sowohl für die Abteilung an sich als auch für die Mitarbeiter des Unternehmens.

Firmenwiki im IT Management

Die IT Abteilung wird immer als der klassische Bereich für die Wiki angesehen. Oftmals kommt ein Wiki System hier zuerst zum Einsatz. Wikis werden hier vor allem zur Planung, Anschaffung, Bereitstellung, Instandhaltung und zur Überwachung von Ressourcen aus dem IT-Bereich eingesetzt. Sei es als Knowledgebase oder Aufgabenverwaltung. Der Einsatz einer Wiki erleichtert die Anpassung, Wartung und Wiederverwendung von IT-Systemen und ermöglicht eine schnellere Einarbeitung neuer Abteilungs-Mitarbeiter.

Firmenwiki im Risikomanagement

Zur Dokumentation aller mit der Geschäftstätigkeit verbundenen Risiken ist die Wiki ideal für das Risk Monitoring geeignet. Gemeinsam werden die Risiken erarbeitet, diskutiert, überwacht und beseitigt.

Firmenwiki im Bereich Controlling und Finanzen

Auch diese Abteilung eines Unternehmens setzt Wikis zeitsparend als Dokumentationssystem ein. Festgehalten werden hier zum Beispiel Best Practices, Prozesshandbücher und Mitarbeiterwissen als Knowledgebase. Alles was mit der Planung, Beschaffung und Kontrolle der finanziellen Mittel und operativen Geschäftsziele zu tun hat.

Wiki als Kommunikationsinstrument

Einer der wichtigsten Geschäftsprozesse, in dem die Wiki zum Einsatz kommt ist die Unternehmenskommunikation. Der Einsatz von E-Mails steigt in vielen Unternehmen proportional zum Mitarbeitervolumen um einiges an. Ein Unternehmenswiki ist ideal geeignet, um die Kommunikationsflut zu minimieren. Mitarbeiterausfall zu kompensieren, als auch neue Mitarbeiter zeit- und kostensparend besser einzuführen und die Zusammenarbeit mit Stakeholdern, Zulieferern und externen Mitarbeitern zu vereinfachen und zu fördern.

In einem Wiki gehen wichtige Informationen nicht mehr verloren. Der Zugriff auf diese Informationen ist sowohl intern als auch extern ohne technischen Aufwand per Webbrowser möglich. Wichtige Anpassungen sind sofort jedem zugänglich. Vergangene und aktuelle Informationen sind stets in ihrer aktuellsten Version verfügbar. Die Wiki als Kommunikationsinstrument liefert die bestmögliche Transparenz für alle Teilnehmer, sowohl intern als auch extern.

Beispielstruktur

So könnte beispielsweise die grobe Struktur innerhalb einer Abteilung im Wiki aussehen:

• Das Abteilungsteam
• Organisation
• Dokumentation
• Ideen und Innovationen
• Reputation und Kommunikation
• Projekte
• Prozesse
• Anforderungsmanagement
• Knowledgebase

Unterschied Wiki vs. Intranet

Da oft der Einwand vorgetragen wird: “Aber wir haben doch ein Intranet, wozu brauchen wir noch eine Wiki?” möchte ich kurz den Unterschied zwischen Wiki und Intranet aufzeigen. Eine Wiki will das Intranet gar nicht ablösen. Das Intranet ist ein redaktionelles System welches Inhalte bereit stellt, von denen Mitarbeiter sonst gar nichts mitbekommt. Die Inhalte im Intranet werden nicht von jedem Mitarbeiter eingestellt. Es sind nur wenige Mitarbeiter mit dieser Aufgabe betraut und die Inhalte sind meist strikt vorgegeben. Die Wiki will schon ganz anders ran gehen. Eine Wiki will das Wissen aus den Mitarbeiterköpfen generieren. Sie will den Mitarbeitern zeigen, dass sich diese ins Unternehmen einbringen können. Eine Wiki hat im Gegensatz zum Intranet mehr einen aktiven Charakter. Sie will die Mitarbeiter involvieren und nicht nur passiv mit Informationen versorgen.

Dennoch ersetzen immer mehr Unternehmen konventionelle Intranets (statisch oder CMS) durch redaktionsfreie Wiki-basierte Intranets. Grund:

• Alle Mitarbeiter können in der Wiki Inhalte erstellen und bearbeiten.
• Alle Änderungen am Wiki Inhalt werden nachvollziehbar gespeichert.
• Alte Versionen können wieder hergestellt werden.
• In der Wiki herrscht Offenheit statt Regelwerk.

Wikisysteme

Dank der freien Enzyklopädie Wikipedia, welche seit 2001 existiert, werden Wikis immer populärer und auch einem breiten Publikum bekannt. Obwohl viele Unternehmen noch zögerlich sind im Einsatz von Firmenwikis, gibt es dennoch schon sehr viele und vor allem große Unternehmen / Organisationen, die die Vorzüge dieses benutzerfreundlichen Groupware Systems erkannt haben und verwenden. Im Zentrum steht der Nutzer und sein Wissen, welches er ins Wiki einbringt. Wikis sind so konzipiert, dass der Anwender seine volle Aufmerksamkeit dem Arbeitsprozess des Schreibens widmen kann. Die Eingabe und Formatierung von Text erfolgt mit einfachsten Regeln. Je nachdem mit welcher Wiki Software man arbeitet besteht die Möglichkeit ein Wiki System um sogenannte PlugIns (wie etwa WYSIWYG-Editoren) zu erweitern.

Wikis sind keineswegs auf den Open Source Bereich beschränkt und müssen nicht nur als agiles Werkzeug für das Wissensmanagement und die asynchrone Zusammenarbeit eingesetzt werden. Wer sich entschließt ein Wikisystem ins Unternehmen einzuführen, kann mittlerweile zwischen einer stattlichen Anzahl an Wiki Systemen auswählen.

Welches Wiki System in Frage kommt

MediaWiki Im OpenSource-Bereich ist wohl die MediaWiki mit das bekannteste Wiki System. Größter Referenzgeber für diese Wiki ist die frei verfügbare Enzyklopädie Wikipedia.

Redmine Wiki Wer sich in einem Unternehmen mit der Entwicklung von Software oder Webapplikationen beschäftigt und eventuell schon ein Projektmanagement Tool wie etwa Redmine im Einsatz hat, kann auch auf die in Redmine integrierte Wikifunktionalität zurück greifen. Sie ist selbst ohne Zusatzerweiterungen für das kollaborative Arbeiten innerhalb eines Entwicklungsteams sehr gut geeignet und auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten. Wer sich mehr Funktionalität wünscht, kann zudem die Redmine Wiki um nützliche PlugIns erweitern. Da Redmine OpenSource ist, fallen für die Nutzung keine Lizenzgebühren an. Wer Hilfe bei der Einführung von Redmine benötigt sollte externe Redmine Experten in Anspruch nehmen. Deren Wissen und Supportleistung ist oftmals umfangreicher und schneller verfügbar als die Hilfe über die Redmine Community.

Confluence Im proprietären Softwarebereich ist Confluence - Wiki von Atlassian - eine gute Wahl. Vor allem wenn man Wert auf professionellen Support legt. Durch den Lizenzkauf erhält man zusätzlich für einen begrenzten Zeitraum Unterstützung bei Supportanfragen an Atlassian. Sowohl die Redmine Wiki als auch Confluence sind ausgereifte Wiki-Systeme für Unternehmen. Die Usability ist bei beiden Systemen annehmbar und die Suche im Vergleich zu anderen Wikis hervorragend.

Vor- und Nachteile abwägen Alle verfügbaren Wiki-Systeme haben sowohl Vor- als auch Nachteile. Deswegen ist die Einführung einer Wiki allein durch die Installation der entsprechenden Software nicht getan. Es ist notwendig sich vorher über das geplante Ziel, den Umfang und Zweck der Zusammenarbeit klar zu sein. Die Technologie im Hintergrund löst nicht alle Anwender-Probleme von selbst. Wichtig ist auch sich zu folgenden Punkten Gedanken zu machen und einen Plan auszuarbeiten, um diesen entgegen zu wirken:

• Nicht jeder Anwender mag die Wiki-Sytax. Deswegen sind Schulungen für Nicht-technische Anwender wichtig.
• Nicht jeder Mitarbeiter ist ein aktiver Wiki-Nutzer. Man muss den Teams und Abteilungen Anreize schaffen. Bereits informative Inhalte beim Start einer Wiki hinterlegen. Achtung: Qualität steht immer vor Quantität.
• Es muss eine zentrale Ansprechperson zur Wiki bereit stehen. Die Wiki Anwender wollen nicht nur Feedback zu den Inhalten, sondern auch funktionale Fragen schnell beantwortet wissen.
• Geht das Unternehmens-Management mit gutem Beispiel voran, folgen die anderen Nutzerkreise fast von selbst.
• Ein Wiki ist kein Dokumentenverwaltungssystem. Word und andere Dokumentenformate gehören nicht ins Wiki. Hierzu sollten Regeln ausgearbeitet werden.

Was ich noch erwähnenswert finde ist die Tatsache, dass der Wert einer Wiki für alle Anwender vor allem durch die Inhalte bestimmt wird und nicht durch die verwendete Technologie. Je mehr Mitarbeiter im Unternehmen die Wiki einsetzen, desto wertvoller wird sie für die gesamte Firma. Die Arbeit an den Inhalten einer Wiki sind niemals abgeschlossen. Das Anwenderfeedback fließt regelmäßig, sie wird ständig erweitert, aktualisiert und neu strukturiert und macht die Wiki und ihren Nutzen für alle dadurch besser.

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