Auch wenn viele Unternehmen bevorzugt mit lokal ansässigen Entwicklern arbeiten, ist der Kostenfaktor oft ein häufiger (jedoch nicht guter) Grund für den Einsatz von verteilten Teams in der Entwicklung. Je nachdem, wie weit verteilt diese Standorte sind, umso schwieriger wird es mit diesen Entwicklerteams entsprechend zu kommunizieren. Dabei sind die Kommunikationswerkzeuge noch das geringste Problem. Oft wird die Zusammenarbeit verteilter Teams durch Sprachschwierigkeiten, unterschiedliche Zeitzonen und dadurch Arbeitszeiten als auch kulturelle Unterschiede zusätzlich erschwehrt.
Verteilte Teams - was ist das eigentlich?
Verteilte Teams (im englischen auch distributed teams) sind mehrere Teams an unterschiedlichen Orten. Beispielsweise ist ein Entwicklerteam in Russland und ein anderes in den USA. Wobei jedes Team an einem Teil des Projekts arbeitet. Unabhängig von einander. Wäre diese Unabhängigkeit nicht gegeben, dann spricht man von einem verstreutem Team. Darunter versteht man ein Team auf mehrere Orte aufgeteilt. Zum Beispiel ist ein Entwickler in Deutschland, der andere in Irland, ein weiterer in Indien und noch einer in Italien. Alle arbeiten sie jedoch am selben Projektbereich.
In größeren Projekten mit langer Laufzeit sind verteilte Teams keine Seltenheit. Generell stellt allein die Planung und der Aufbau einer Entwicklungsumgebung für verteilte Teams eine große Herausforderung dar. Dann kommt noch die Überprüfung und Anpassung dazu. Alles Faktoren, die die erfolgreiche Arbeit verteilter Teams positiv als auch negativ beeinflussen können. Aber der größte Faktor, vor allem in der agilen Entwicklung, ist der Kommunikationsfaktor bei verteilten Teams. Denn wie im agilen Manifest dargelegt, ist eine direkte und damit effiziente Art der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht in verteilten Teams nicht mehr möglich. Es müssen neue Kommunikationswege geschaffen werden, die es dem Kunden, den Experten und Entwicklern ermöglichen trotz aller Widrigkeiten zusammen zu arbeiten und auf geänderte Anforderungen schnell reagieren zu können.
Kommunikationsmittel
Es ist notwendig, dass jeder für seine verteilten Teams selbst den bestmöglichen Kommunikationsweg für sich findet, damit es nicht zu Abstimmungsschwierigkeiten, unklaren Aufgabenverteilungen kommt und die beim Einsatz von Scrum notwendigen Meetings eingehalten / bzw. durchgeführt werden können.
Telefon, E-Mail und Co.
Wenn nicht alle in einem Großraumbüro sitzen und direkt miteinander kommunizieren können, kann das Telefon / Mobiltelefon immer noch das schnellste Mittel zur Kontaktaufnahme sein. Wichtig ist jedoch, dass man den Ansprechpartner auch direkt erreicht und nicht über Umwege (z.B. Vermittlungsstelle etc.). Bei vielen Teams haben sich auch Team-Telefone bewährt, die auf jedem Arbeitstisch stehen und einer kleinen Arbeitsgemeinschaft zur Verfügung gestellt werden. Der Anrufer hat also direkten Kontakt und bekommt unmittelbar eine Reaktion auf seinen Anruf.
Wer nicht sofort eine Reaktion auf eine Frage braucht, kann auf die E-Mail Kommunikation zurück greifen. Das gibt dem Empfänger Zeit eine entsprechende Antwort zu formulieren oder gegebenenfalls noch nötige Informationen zu sammeln und gebündelt zu versenden. Die E-Mails lassen sich auch später immer wieder raus suchen. Wichtig ist jedoch, dass man keine “E-Mail-Flut” erzeugt und alle Projektbeteiligten mit Nachrichten bombardiert. Dann ist dieses Kommunikationsmittel nämlich nicht mehr geeignet, weil es zu viel Zeit in Anspruch nimmt und von vielen nicht mehr die Beachtung findet.
Existiert ein Unternehmenswiki, macht es Sinn hier bestimmte, wiederkehrende Informationen für alle Beteiligten abzulegen. Das Wiki kann von jedem gepflegt und ergänzt werden, kommen neue wichtige Informationen hinzu, werden alle Team-Mitglieder über eine Verteiler dazu informiert. Zudem wird es früher oder später einen Ort geben müssen, an dem gemeinsame Dokumente abgelegt und verwaltet werden. Termine geplant oder vorangekündigt werden, oder Besprechungsprotokolle zu finden sind.
Audio und Videoübertragungen
Audio und Videokonferenzen zu wichtigen Meetings werden in großen Unternehmen immer beliebter. Im Gegensatz zum Telefon hat man den Vorteil, dass man sein Gegenüber nicht nur hört, sondern auch visuell sieht. Je nachdem, wie gut die Internetverbindung ist, wird die Qualität der Übertragung dadurch beeinflusst. Ist die Verbindung schlecht, muss man mit Störungen oder gar Unterbrechungen rechnen, was wiederum zu Unklarheiten und anderen Verständnisschwierigkeiten führen kann. Geeigenete Tools wären beispielsweise Skype für Konferenzschaltungen, Google Hangout oder andere kommerzielle Tools. Je nachdem, was im Unternehmen eingesetzt wird, bzw. werden darf.
Instant Messaging
In vielen Teams werden sogenannte Team-Chats eingeführt. So können sich die Kollegen auch mit den anderen Entwicklungsstandorten austauschen und die Bindung untereinander fördern. Es ersetzt mit Sicherheit keine direkte Kommunikation, hilft aber dem Team nicht nur auf Basis des Projekts miteinander ins Gespräch zu kommen. Sind alle Mitglieder in Team-Chat eingeladen, sieht man immer, wer gerade online ist.
Ticketsystem
Unerlässlich ist wahrscheinlich der Klassiker, nämlich ein Ticketsystem. Je nachdem was im Projekt festgelegt wird, kann hierüber ebenfalls die Kommunikation zu einzelnen Aufgaben erfolgen, sowie zur Dokumentation und dem Code management (Bug tracking). Beim Einsatz von Scrum sind viele Systeme mit einem Scrumaufsatz erweiterbar und es ist möglich das Daily Scrum mit Hilfe des Aufsatzes durchzuführen und ein virtuelles Scrum-Board zu erstellen, dass dann für alle im Netz sichtbar ist. Geeignete Software im Open Source Bereich wäre beispielsweise Redmine und im kommerziellen Bereich Atlassian Jira.
Visualisierungstools
Bei den gemeinsamen Team Meetings sind Visualisierungstools unterlässlich. Hier sollte man sich entsprechend informieren, welche Tools für die Meetings in Frage kommt. Denkbar wäre Remote Desktop Sharing (z.B. TeamViewer) und virtuelle Whiteboards (z.B. Scriblink). Die kann man gut in Kombination mit den anderen Kommunikationstools einsetzen, denn auch visuelle Kommunikation ist wichtig.
- besser zu viel als zu wenig kommunizieren
- klare Kommunikationszeiten festlegen
- größtes Risiko verteilter Teams ist zu geringer, persönlicher Kontakt
- vielfältige Tools einsetzen
- gut, ausführlich und zentral dokumentieren
- doppelte Feedbackschleife um Unklarheiten zu vermeiden
Fazit
Egal welche Kommunikationsmittel bevorzugt zum Einsatz kommen. Alle Möglichkeiten sollten in Erwägung gezogen und ausprobiert werden. Bei einem Team funktioniert das eine besser als das andere in anderen Teams. Was brauchbar ist und als Basis für die Zusammenarbeit im Team angesehen werden kann ist jedem selbst überlassen. Wichtig ist dass alle Beteiligten aufgefordert und angehalten werden damit regelmäßig untereinander zu kommunizieren, damit dieser Faktor reibungslos funktioniert.
Zudem ist es wichtig, dass die beteiligten Personen den Umgang mit analogen und digitalen Medien beherrschen und Bereitschaft zur Teamarbeit zeigen. Sie sollten sich realistisch einschätzen können, mit den geltenden, rechtlichen Faktoren klar kommen und einen gewissen Grad an Selbstorganisation und Disziplin aufweisen, damit die Kommunikation untereinander auch gut funktioniert.