Gerade bei der Zusammenarbeit in einem virtuellen Team ist es wichtig, dass innerhalb des Projekts ein zentrales Aufgabenmanagementsystem wie beispielsweise Redmine zum Einsatz kommt. So haben alle Team-Mitglieder immer den Überblick darüber, was im Projekt vorgeht. Besonders ideal, wenn Sie nicht direkt vor Ort sitzen und sich persönlich untereinander abstimmen können.
Redmine liefert virtuellen Teams die Möglichkeit zu sehen, was noch zu tun ist, was bereits getan wurde, wer an was arbeitet, was die nächsten Aufgaben sein werden und mit wem sich das Mitglied abstimmen kann, etc.
Gründe für die Bildung von virtuellen Teams gibt es viele. Durch das Web sind neue Arbeitswelten entstanden. Kollegen sitzen nicht mehr direkt vor Ort, sondern im HomeOffice oder anderswo. Auch arbeiten viele Entwickler freiberuflich von zu Hause aus für Unternehmen. Dadurch entsteht eine neue Kultur der virtuellen Zusammenarbeit. Und es müssen Tools her, die diese Zusammenarbeit möglichst effizient und nachverfolgbar für alle gestalten. Das Open Source Projektmanagement Tool Redmine ist ein solches Werkzeug.
Virtuelle Zusammenarbeit im Team
Unter einem virtuellen Team versteht man ein Team, das nicht nur aus vor Ort ansässigen Mitarbeitern (Präsenzteam) besteht, sondern ein Projekt mit örtlich verstreuten Personen abwickelt. In diesem Abschnitt erfahren Sie, warum es immer öfter virtuelle Teams entstehen.
- Eine Abteilung - mehrere Standorte
- Homeoffice Option für Mitarbeiter
- Virtuelle Teams innerhalb eines Unternehmens
- Virtuelles Team mit externen Partnern im In- und Ausland
- Virtuelle Teams, weil Mitarbeiter beim Kunden sitzen
Mit Redmine virtuelle Teams steuern
Redmine kann man für virtuelle Teams flexibel einsetzen, unabhängig vom Bereich. Als Ticketsystem ist es sowohl in der Softwareentwicklung, als auch im Supportbereich, Fehlermanagement oder Anforderungsmanagement verwendbar. Auch für Marketingabteilungen, Personalmanagement oder dem Einkauf ist Redmine ideal. Die Workflows für die Aufgaben können unabhängig vom Einsatzzweck nach Bedarf abgebildet werden (z. B. in Planung -> in Arbeit -> zur Überprüfung -> Erledigt). Mit Redmine organisieren Unternehmen Aufgaben nach Projekten, Releases oder Iterationen. Da es für Redmine eine große Anzahl an Zusatzmodulen gibt, kann man es auch als virtuelles Whiteboard in mit Scrum geführten Projekten einsetzen. Für die tägliche Aufgabenverwaltung (To Do -> In Progress -> Done) kann man für die Team-Mitglieder ein virtuelles Board bauen und einen Burndown-Chart ausgeben.
25 Vorteile, die Redmine für virtuelle Teams geeignet macht
Redmine liefert natürlich noch viel mehr Vorteile als die hier genannten. Wir möchten auch nur ein paar wichtige, speziell für virtuelle Teams aufzeigen. 
- Der Zugang zu Redmine erfolgt über die Oberfläche eines Webbrosers.
- Alle Aufgaben, Informationen und Dokumentationen sind in Redmine immer zentral verfügbar und können je nach Berechtigung von allen Teilnehmern ergänzt oder bearbeitet werden.
- Redmine liefert Transparenz. Jedes Team-Mitglied und Unternehmensmitarbeiter mit Zugriff auf die jeweiligen Projekte sieht immer wer an was arbeitet und wie der Projektstatus aktuell ist.
- Der Aktivitätenindex zeigt immer, was aktuell im Projekt passiert, bzw. in der Vergangenheit passiert ist.
- Mit Redmine lässt sich der bisherige E-Mail-Verkehr reduzieren und wichtige E-Mails geraten nicht in Vergessenheit, denn relevante Informationen werden im Redmine-Ticket gespeichert.
- Mit Hilfe der Redmine Suchfunktion lassen sich einzelne Projekte oder alle Inhalte schnell nach den benötigten Informationen durchsuchen.
- Der Workflow für Tickets ist vom Projektmanager vorgegeben und kann für jedes Projekt individuell konfiguriert werden. So wird dessen Einhaltung automatisch von den Team-Mitgliedern bei der Ticketabarbeitung sichergestellt.
- Welcher Mitarbeiter an welchem Ticket arbeitet ist immer nachvollziehbar, dank der Statusinformationen.
- Durch die Vergabe von Prioritäten ist es möglich Aufgaben entsprechend den Unternehmensanforderungen zu definieren.
- Ticketinformationen wie Bearbeiter, Abgabedatum, Priorität und anderes können in Redmine Tickets jederzeit angepasst werden.
- Erstellte und erledigte Aufgaben gehen nicht verloren, sondern werden pro Projekt archiviert. Sie bleiben im System und können bei Bedarf wieder geöffnet werden.
- Personalabhängigkeiten sind mit Redmine nicht mehr gegeben. In jeder Projektphase kann ein Mitarbeiter von einem Kollegen ersetzt werden, da alles dokumentiert und zentral abgelegt und der aktuelle Bearbeitungsstatus einer Aufgabe klar ist.
- Redmine kommt bereits mit einer Wiki daher und bietet dadurch die ideale Basis für die Dokumentation von Vorgängen.
- Redmine lässt sich projektunabhängig um nützliche Zusatzfunktionen erweitern.
- Es ist möglich alle Bereiche in Redmine miteinander zu verlinken. Ganz einfach dank ausgefeilter Wikisyntax.
- Es lassen sich eigene Suchfilter in Redmine erstellen, durch die sich bestimmte Vorgänge schneller auffinden lassen oder Berichte erzeugt werden können.
- Tickets lassen sich unabhängig vom zugewiesenen Bearbeiter jederzeit über die Option “Beobachten” abonnieren und überwachen. So werden auch nicht produktiv involvierte Teilnehmer über Änderungen informiert.
- Alle Tickets lasen sich um benutzerdefinierte Felder erweitern, projektunabhängig.
- Redmine unterstützt eine Git-Integration und erlaubt dadurch jederzeit das zurückspringen zu einem bestimmten Bearbeitungsstatus. Daten werden zentral abgelegt und versioniert gespeichert. Entwicklerteams verbinden ihr Quellcode-Repository mit Redmine, ordnen commits dem entsprechenden Ticket zu und dokumentieren dadurch automatisch alles im passenden Vorgang.
- Mit dem Scrumbler-Plugin lassen sich in Redmine beispielsweise agile Projekte digital abbilden inklusive Burn-down-Charts für jeden Sprint.
- Die Plugin-Bibliothek für Redmine ist enorm und hält für eine Vielzahl an Anwendungsfällen geeignete Module bereit.
- Da Redmine Open Source ist und damit jedem Anwender quelloffen zur Verfügung steht, kann dieser mit entsprechenden Programmierkenntnissen sein System selbst an eigene Bedürfnisse anpassen.
- Für Redmine steht eine große Community bereit, die sich für schnelle Hilfe und Modulentwicklung einsetzt. Zusätzlich gibt es viele Dienstleister, die Redmine den entsprechenden Anforderungen entsprechend installieren und / oder konfigurieren und pflegen.
- Für Redmine steht auf der Webseite eine kostenlose, englischsprachige Administrator und Anwenderdokumentation bereit. Eine deutschsprachige Redmine Dokumentation wird von AlphaNodes aus München zur Verfügung gestellt.
- Für die Nutzung von Redmine reicht ein Arbeitsplatzrechner mit Internetzugang und einem aktuellen Browser (z.B. Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera etc.).
Redmine ist gut geeignet zur Koordination von virtuellen Teams: Termine, Arbeitsprozesse, Ressourcen- und Aufgabenverteilung etc.
Fazit
Nicht nur für virtuelle Teams ist Redmine geeignet zur täglichen Aufgabenplanung und -steuerung. Es sorgt für mehr Transparenz und einen besseren Überblick zum Geschehen innerhalb des Teams. Gibt Sicherheit, dient als zentrale Anlaufstelle und hilft dabei die Kommunikation aufrecht zu halten. In Kombination mit anderen Werkzeugen ist es das ideale Tool um Aufgaben gemäß den vom Unternehmen vorgegebenen Workflows abzuarbeiten, selbst wenn das Mitglied nicht Teil eines Präsenzteams ist.
Wie wir Ihnen helfen
Wir helfen, wenn Sie ein Tool wie Redmine in einem Projekt oder unternehmensweit effizient(er) einsetzen möchten. Gerne unterstützen wir Sie bei der Evaluierung des richtigen Tools, der Installation und Konfiguration, sowie Datenmitgration. Anschließend führen wir Ihr Team in die sinnvolle Nutzung des gewählten Tools (z.B. Redmine) ein, bauen das nötige Wissen im Unternehmen auf, oder übernehmen bei Bedarf gerne die Betreuung für Sie.
