Mit Redmine ist man immer informiert, woran ein Team aktuell arbeitet. Unabhängig davon, ob es im Bereich der Softwareentwicklung, der Personalbetreuung oder dem Marketing eingesetzt wird. Die Einsatzmöglichkeiten als Projektmanagement Tool im Unternehmen sind so vielfältig, wie die firmeninternen Abteilungen. Um Redmine effizienter einzusetzen, empfiehlt sich die Einführung von gewissen Standards und Workflows.
Durch die Standardisierung von Geschäftsprozessen lassen sich firmeninterne Prozesse für jede Abteilung einheitlicher und für alle leicht verständlich gestalten. Mit dem Ergebnis, dass sich die Transparenz und Effizienz im Unternehmen besser steuern lässt. Das Open Source Projektmanagement Werkzeug Redmine ist ein äußerst nützliches Tool, wenn es darum geht Geschäftsprozesse zu standardisieren und mehr Transparenz zu schaffen. In unserem Artikel erfahren Sie wie Redmine dabei helfen kann die Einhaltung dieser Standards zu unterstützen.
Warum Standards wichtig sind
In jedem Unternehmen sind gewisse Vorgänge und Abläufe immer gleich, unabhängig von den Tätigkeiten. Deswegen macht es Sinn diese Vorgänge zu standardisieren und zu dokumentieren und hierzu auf die Unterstützung hilfreicher Tools wie beispielsweise Redmine zu bauen. Standards sind wichtig, denn:
- sie unterstützen den internen Mitarbeiteraustausch
- erleichtern, bzw. reduzieren den Koordinationsaufwand (z.B. ein Prozess für mehrere Geschäftsbereiche)
- verbessern die Zusammenarbeit mit Business Partnern (z.B. Kunden, Lieferanten etc.), wenn die Prozesse einheitlich gestaltet sind
- ermöglicht Einsparungen (z.B. durch Zusammenfassung ähnlicher Prozesse)
Wie Redmine Standards unterstützt
Wer Redmine im Unternehmen als PM Tool einsetzt, erhält die Möglichkeit:
- die Planung und Größenordnung von Aufgaben zu erkennen und zu verbessern
- die Implementierung von Prozessen zu verbessern und sicher zu stellen, dass Mitarbeiter nach Schema F vorgehen
- seinen Team-Mitgliedern eine Übersicht der offenen Aufgaben zu liefern
- jedem Mitarbeiter Einblick in die ihm zugeteilten Aufgaben zu gewähren
- der Unternehmensführung zu zeigen, wie effizient und wirksam das Vorwärts kommen im Unternehmen verläuft
- auftretende Probleme rechtzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen einzuleiten
- eine zentrale Anlaufstelle im Unternehmen für die Prozess- und Aufgabensteuerung, sowie Dokumentation und Dateiablage zu liefern
- die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu erleichtern
- die Wiederholbarkeit zu sichern
- die Steuerbarkeit von Prozessen zu verbessern
Beispiel: Mit Redmine eine Marketing Kampagne agil planen
Redmine ist zur Planung von Marketing Kampagnen (egal ob es sich um online oder offline Kampagnen handelt) gut geeignet. Wichtig ist, dass man sich vorher entsprechende Workflows für die einzelnen Abteilungen überlegt, diese in Redmine abbildet und entsprechend anwendet. Durch diese Workflows wird sicher gestellt, dass der Redmine Anwender gemäß den firmeninternen Standards seine Aufgabe abarbeitet.
Möchte man Redmine agil einsetzen, hier ein Beispiel, wie die agile Planung einer Marketing-Kampagne im groben aussehen kann.
Produkt Backlog Es werden Aufgaben (Issue Tickets) für das Produkt Backlog erstellt, welche beispielsweise quartalsweise in einer Kampagne (z.B. Online Auftritt eines neuen Produkts) erledigt werden sollen und den entsprechenden Team-Mitgliedern zugeteilt werden.
Sprint Planning Monatlich (wenn der Sprint zum Beispiel 4 Wochen dauert) werden in einer Besprechung die Aktivitäten (Vorgänge und Aufgaben) für die geplante Kampagne festgelegt.
Scrum Meeting Innerhalb des Sprints findet ein regelmäßiges Redaktionstreffen (Scrum Meeting) statt, in welchem die Fortschritte der Aktivitäten besprochen werden. Bis die Kampagne im entsprechenden Kanal erfolgreich gestartet ist.
Die Auswertungen der Prozesse liefert die nötige Transparenz im Unternehmen. Beispiel für Auswertungen von Marketing Kampagnen:
- Status der offenen Aufgaben einer Kampagne
- Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgaben einer Kampagne
- Genereller Überblick aller offenen / geschlossenen Aufgaben, sowie Aufgaben im Backlog
- Aufgaben nach Bearbeiter
- Bearbeitungszeit von Aufgaben
Herausforderungen für das Unternehmen
Durch den Einsatz von PM Tools wie Redmine, welche dabei helfen Geschäftsvorgänge zu standardisieren ist es notwendig, dass sich das Unternehmen bestimmten Herausforderungen stellt:
- es muss bereit sein, seine spezifischen Prozessanforderungen zu definieren
- es muss bereit sein, sich von alten Prozessen zu lösen und die neue Arbeitsweise zu akzeptieren
- es muss bereit sein, sich von alten Tools (z.B. Excel-Tabellen, exzessiver E-Mail-Verkehr, Ad-Hoc Notizen etc.) zu lösen
- es muss bereit sein, einfach zu starten und nicht gleich im großen Stil alles auf einmal ändern zu wollen
Fazit
Redmine bietet die nötigen Voraussetzungen dafür, verschiedene Geschäftsprozesse und Szenarien abzubilden. Die Konfiguration von Workflows, sowie das Anlegen von Berechtigungen sind in Redmine kein Problem. Es ist jederzeit möglich eine Instanz für mehrere Abteilungen zu verwenden, ohne Zugriffsschwierigkeiten.