Werden neue Mitarbeiter eingestellt kann der ganze Vorgang für die Personalabteilung eine Herausforderung sein. In der Regel werden viele E-Mails verschickt um dem neuen Mitarbeiter alle Informationen zukommen zu lassen, Dinge für diesen anzuschaffen oder sicher zu stellen, dass die notwendigen Unterlagen und Materialien rechtzeitig zum Start vorliegen. Und wenn der Mitarbeiter da ist, muss dieser oft noch mit internen Regeln und seiner Tätigkeit vertraut gemacht werden.
Im Schnitt benötigt ein Mitarbeiter 6 bis 8 Monate bis er vollumfänglich produktiv für ein Unternehmen arbeiten kann. Je besser der On-Boarding Prozess abgewickelt wird, desto kürzer kann diese Einarbeitungszeit ausfallen. Mitarbeiter die wissen, wo sie welche Informationen finden um schnell zu beginnen und an wen sie sich im Zweifel wenden können, sind auch schneller produktiv.
Wer Redmine als Ticket- und Projektmanagement Tool in seinem Unternehmen nutzt, kann dieses mit ein paar Erweiterung optimal für den On-Boarding Prozess einsetzen.
Redmine als On-Boarding Tool
In der Basisversion ist Redmine bereits für den On-Boarding Vorgang einer Personalabteilung geeignet. Du benötigst einfach ein eigenes Projekt.
- Das kannst Du beispielsweise HR Onboarding nennen.
- Mitglieder dieses Projekts sind Ansprechpartner für das On-Boarding in Deiner Personalabteilung, sowie die neu hinzugekommenen Mitarbeiter.
In dem Projekt werden alle Tätigkeiten zum On-Boardingprozess abgewickelt und die dafür nötigen Informationen hinterlegt. Deswegen sollte hier sowohl die Ticketfunktion als auch die Wiki aktiviert werden. Wer das DB Plugin für die Verwaltung von digitalen Informationen oder Daten nutzt aktiviert auch dieses für das Projekt.
In Zeiten von Covid-19 ist der soziale Kontakt mit neuen Mitarbeitern besonders wichtig. Daher sollte der Einsatz eines Chatsystems erfolgen und / oder andere Kommunikationsmöglichkeiten bereit stehen wie beispielsweise ein “Forum” (bereits in Redmine integriert) in dem auch alltägliche Dinge angesprochen werden können. Alles was hilft, dass sich der Mitarbeiter gut betreut fühlt.
Merke:
- eigenes Projekt anlegen und User zuweisen
- Nötige Module aktivieren (z.B. Tickets, Wiki, Forum, DB)
Damit der On-Boarding Prozess und die weitere Betreuung in der ersten Zeit gelingt sind folgende Dinge hilfreich:
1. Arbeitsmaterialien für den Mitarbeiter anfordern.
Zu den Arbeitsmaterialien zählen neben einem Schreibtisch mit PC in Homeoffice Zeiten oft auch ein Laptop. Die Geräte sind rechtzeitig bei der IT-Abteilung anzufordern. Dies geschickt in der Regel über die Beauftragung via Ticketfunktion. Darüber findet die ganze Kommunikation mit der IT und anderen Beteiligten statt. So lässt sich zum einen gut dokumentieren was angfordert wurde und bis wann und ob es eventuell zu zeitlichen Engpässen kommt und wer für die Übergabe an den Mitarbeiter zuständig ist etc.
Auch hier kommt wiederum das DB Plugin zum Einsatz. Nämlich wenn die Informationen zu den bestellten Arbeitsmaterialien digital verwaltet werden sollen. Mit Hilfe von benutzerdefinierten Feldern kann man alle Informationen festhalten, welche die bereit gestellten Gerätschaften für einen Anwender betreffen. So sieht jeder der Zugriff auf den DB-Eintrag hat beispielsweise wer welches Gerät im Eisatz hat, seit wann und wo etc. Nützlich bei Supportanfragen durch den Anwender.
Wer zudem das HRM Plugin nutzt, kann sich bereits um die Zugänge der neuen Anwender auf das Redmine System kümmern (anlegen, bearbeiten, Nutzer informieren etc.).
Merke:
- Tickets zur Materialbeschaffung anlegen und entsprechend zuweisen
- Arbeitsmaterialien entsprechend dokumentieren
- Sich rechtzeitig um die Benutzeraccounts kümmern
2. Mitarbeiter mit Arbeitsmaterial versorgen
Ab dem ersten Arbeitstag bekommt dann der Mitarbeiter sein nötiges Arbeitswerkzeug überreicht. Jetzt wird er in der Regel seine erhaltenen Zugänge testen oder entsprechend einrichten, Unterlagen oder Handbücher sichten oder sich in seine geplanten Aufgaben einlesen wollen.
Wenn alles gut vorbereitet wurde, dann sind diese Informationen bereits entsprechend irgendwo hinterlegt. Dafür geeignet ist zum Beispiel die Wiki des HR Onboarding-Projekts. Dort wird alles dokumentiert, was wissenswert und nützlich für einen neuen Mitarbeiter erscheint.
Dateien oder Dokumente zum Download kann man über das DB-Plugin anbieten. Das kann man sowohl in der Wiki als auch in Tickets verlinken, muss den Eintrag jedoch nur an einer zentralen Stelle pflegen. So bleibt er immer aktuell und die Verlinkung damit auch.
Damit all das reibungslos funktioniert, müssen die dafür nötigen Informationen irgendwo hinterlegt werden. Und der Mitarbeiter muss darüber informiert werden wo er Zugriff darauf erhält. Das passiert zur Vermeidung endloser E-Mail-Marathons am besten via Ticketfunktion. Man erstellt dem Mitarbeiter ein Ticket in dem er auf alle für ihn relevanten Informationen hingewiesen wird. Wo er was findet. Das Ticket soll er schließen, wenn er bereit ist. Selbst wenn es geschlossen ist, kann er immer noch auf die darin enthaltenen Informationen zugreifen. Wenn er Fragen hat, kann er die über das Ticket direkt an den Autor stellen (sein Ansprechpartner). Der Ansprechpartner kann genauso über das noch offene Ticket nach einer Zeit nachfragen, ob alles passt oder nicht. Die Kommunikation mit dem neuen Mitarbeiter wird dadurch für jeden Personaler transparenter.
Außerdem kann man daraus besser lernen den Prozess zu verbessern. Eventuell treten ja immer wieder die gleichen Mitarbeiterfragen auf. Dann weiß man wo es Verbesserungspotenzial gibt. Wer das Reporting Plugin nutzt hat die Funktion “Round Trips”. Die hilft dabei Tickets zu identifizieren, die sich ständig in einer bestimmten Schleife (z.B. von ToDo -> Feedback -> ToDo) befinden. Anhand der Häufigkeit die ein Ticket in solchen Schleifen durchläuft lässt sich feststellen, dass etwas am Inhalt nicht klar ist.
Merke:
- Mitarbeiter mit allen wichtigen Informationen zum Start versorgen (Redmine-Ticket verwenden)
3. Firmeninformationen bereit stellen
In Tipp Nummer 2 haben wir ja schon darauf hingewiesen, dass die Wiki der ideale Ort ist um alles wissenswerte zu dokumentieren, dass ein neuer Mitarbeiter braucht um sich schnell im Unternehmen zurecht zu finden.
Wissenswert ist alles, was dem Neuankömmling hilft ab Tag 1 soviel wie möglich über das Unternehmen, seine Kollegen, seine Ansprechpartner und Vorgesetzten, sowie seinen Einsatzzweck zu erfahren oder den Umgang mit speziellen Tools. Dateien, Dokumente, Bilder, Videos etc. all das hilft ihm dabei. Deswegen sollten die Wikiseiten so informativ wie möglich, gut strukturiert und vor allem leserlich sein. Und natürlich muss die Information auch immer aktuell gehalten werden.
Da man an einer Wiki im Team gut arbeiten kann, sollten sich alle Mitarbeiter dafür verantwortlich fühlen und dafür sorgen dass die Informationen immer up-to-date sind. Entweder indem sie selbst direkt die Einträge ändern oder eine zuständige Person darüber informieren.
Merke:
- Anlaufstellen mit Informationen füllen (Wiki, DB-Einträge etc.)
- Informationen immer auf dem aktuellen Stand halten
4. Mitarbeiterkommunikation erleichtern
In Tipp Nummer 1 haben wir darauf verwiesen wie wichtig die Kommunikation mit dem Mitarbeiter ist. Vor allem in der Anfangszeit. Daher gilt regelmäßig nachfragen ob alles passt oder wo Hilfe benötigt wird. Und ob seine Erwartungen bisher erfüllt werden.
Wer ein Forum eingerichtet hat, sollte darauf verweisen und zur Interaktion ermutigen. Wer mit einem Chat arbeitet, sollte regelmäßige “Chat-Treffen” vereinbaren. Bei Video-Chats sind Videocalls hilfreich. Vor allem in der ersten Zeit ist es wichtig immer auf dem Laufenden zu sein. Nicht jeder neue Mitarbeiter traut sich bei Unklarheiten seinen Vorgesetzten, Kollegen oder Ansprechpartner darauf anzusprechen.
Bei Vor-Ort-Tätigkeiten stellt man den Mitarbeiter den anderen persönlich vor. So erhält jeder ein Bild von der anderen Person, das erleichtert die Zusammenarbeit. Aber dies ist ja in der Regel selbstverständlich :)
In unserer Online-Demo kann die aktuelle Version von Redmine getestet werden. Die hier beschriebenen Funktionen stehen dort zur Ansicht bereit. Probier es aus. Fragen beantworten wir Dir gerne via E-Mail.