Im Projektalltag von Entwickler-Teams fühlen sich viele Projektmanager und leitende Team-Mitglieder oftmals durch unstrukturierte Vorgänge, nicht effiziente oder falsch eingesetzte / konfigurierte Tools bei der Einhaltung des Projektziels überfordert. Um Zeit und Kosten zu sparen und das Projekt sowohl für den Kunden als auch spätere Projektmitarbeiter transparent durchzuführen und zu dokumentieren, sind effiziente Maßnahmen und Hilfsmittel unerlässlich.
Unser Artikel stellt eine Lösung auf Basis von Redmine vor. Redmine wird in diesem Fall als Management-Tool für die Webentwicklung eingesetzt. Es soll das Projekt-Team bei der Verwaltung der Anforderungen und der hierzu notwendigen Dokumentation unterstützen und die interne Kommunikation verbessern.
Zielsetzung: zentrale Anlaufstelle für das Projektteam liefern, das Projekt für unterschiedliche Zielgruppen dokumentieren, Steuerung und Überwachung des Projekts verbessern, bestehende Abläufe / Workflows strukturierter und transparenter gestalten. Bestehendes Redmine entsprechend anpassen und neu strukturieren.
Im Verlauf eines Projekts sind folgende Szenarien keine Seltenheit
Es fehlt eine zentrale Anlaufstelle für alle Team-Mitglieder und Stakeholder, welche:
- die Verantwortlichen und Ansprechpartner eines Projekts klar benennt (Wer macht Was und ist Wie und Wann erreichbar?)
- das Sammeln und Analysieren der Anforderungen, als auch Strukturieren von Anforderungen und Identifizieren von Abhängigkeiten ermöglicht.
- Abstimmung der Anforderungen mit den Stakeholdern / Auftraggebern <-> Auftragnehmern ermöglicht
- dafür sorgt, dass die Team-Mitglieder klare Vorgaben und Aufgabenstellungen erhalten und nicht auf Zuruf etwas erledigen müssen
- die Abnahmekriterien und Workflows bestimmt
- alle Projektteilnehmer über Neuigkeiten zum Projekt informiert
- bei der Prüfung und Bewertung (Qualitätssicherung) behilflich ist
- die Projektkommunikation aller Beteiligten bündelt und nachvollziehbar macht
- eine strukturierte Dokumentation bereit stellt
- einen besseren Überblick über das Projekt, die Termine, angesammelten Kosten / geleisteten Stunden und Ressourcen liefert.
Herausforderung: sinnvolle Strukturierung und Neuordnung des Projekts
Die Folge der genannten Szenarien sind nicht nur vermehrter Zeitaufwand und dadurch erhöhte Kosten durch unnötige Recherchearbeiten und Suche. Das Ergebnis: Die positive Entwicklung des Teams wird gestört, weil der Projektfortschritt nicht ersichtlich ist und es nicht klar ist, wer an welchen Tasks arbeitet und wie die Abhängigkeiten untereinander sind. Nicht sichtbares Erreichen des Projektziels ist kontraproduktiv und hemmt die Team-Motivation.
Wie kann Redmine bei der Projektstrukturierung behilflich sein?
Die Anforderungen besteht darin, das bestehende System zu vereinfachen und neu zu strukturieren.
Schritt 1: Priorisieren und neu strukturieren
Überlegung zur sinnvollen (Neu-)Strukturierung der vorhandenen Projektstruktur in Redmine. Die unzähligen Haupt- und Unterprojekte in Redmine entsprechend auflösen und zusammenführen (unnötige Komplexität wird dadurch vermieden). Firmeninterne Workflows in Redmine abbilden.
Schritt 2: Redmine entsprechend konfigurieren
Notwendige Plugins installieren, unnötige Plugins entfernen. Die nötigen Benutzergruppen und Rechte festlegen. Projektspezifische Workflows definieren und überprüfen der Projektstruktur. Benutzer den nötigen Gruppen / Projekten (neu) zuordnen, gemäß ihrer Aufgaben und Stellung im Team. Aufteilung der Projektanforderungen durch den Projektmanager oder ProductOwner in einzelne Stories und Tasks. Anlegen von aussagekräftigen Tickets pro Projekt (Backlog). Bestehende (alte) Tickets auf Aktualität überprüfen, aktualisieren oder entfernen.
Verwendete Vorgangstypen: Bug, Task, Test Verwendete Ticketstati: Backlog, ToDo, in Progress, Done
Schritt 3: Vorgänge dokumentieren
In der Redmine Wiki werden alle Vorgänge zielgruppengerecht dokumentiert und die Team-Mitglieder über die üblichen Kanäle darauf verwiesen.
Schritt 4: Mitarbeiterschulung
In Einzel- oder Gruppenschulungen werden alle am Projekt beteiligten Mitglieder im Umgang mit Redmine und den definierten Workflows zur Abwicklung der Tätigkeiten in den für sie notwendigen Bereichen geschult.
Schritt 5: Projektmonitoring
Das Aktivitätsprotokoll und Redmine Berichtswesen hilft bei der Überwachung des Projektfortschritts
Wie einzelne Bereiche von Redmine bei der Projektstrukturierung behilflich sind erfahren Sie im folgenden Abschnitt.
Dokumentation projektrelevanter Vorgänge in der Redmine Wiki
Die Dokumentation und Ablage von Dokumenten aller projektrelevanten Informationen wird ausschließlich über die Redmine Wiki betrieben. Dazu gehören beispielsweise Ideensammlungen, Besprechungsprotokolle, FAQs, HowTos, Abläufe, Workflows, Ablage von Dokumenten und Dateien aller Art.
Zusätzlich wir die Redmine Wiki dazu genutzt, das Kanban-Board zu visualisieren. Gezeigt werden hier in einer Tabelle die jeweiligen Tickets der beteiligten Team-Mitglieder. 
Übersicht zu den Aktivitäten im Projekt erhalten
Alle Aktivitäten eines Benutzers im Projekt werden im Aktivitätsprotokoll von Redmine geloggt. So ist jederzeit ersichtlich, wer beispielsweise welche Arbeiten oder Anpassungen in welchem Bereich getätigt hat, oder wer, was, wann und wo geändert hat etc.
Aufgabenverteilung und interne Kommunikation
Das Redmine Issue Tracking System hilft dabei, die einzelnen Aufgabenstellungen an die jeweiligen Team-Mitglieder zu verteilen, Aufgaben zu priorisieren, Kosten- / oder Zeitschätzungen vorzunehmen und alle Beteiligten über deren Verlauf zu informieren. Über die Tickets wird auch die jeweilige Kommunikation eine Aufgabe betreffend geführt. So wird nicht nur dokumentiert, was besprochen wurde, sondern auch wer mit wem. Spätere Änderungen an einer Anforderung und deren Urheber können so zu einem späteren Zeitpunkt leicht nachvollzogen werden. Entsprechend der eingesetzten PM-Methode werden spezielle Ticketfilter mit Hilfe von benutzerdefinierten Berichten angelegt. Diese ermöglichen einen schnellen Zugriff auf eine bestimmte Gruppe von Tickets (z.B. noch offene Tickets, To Dos, Backlog, In Progress etc.).
Zeitplanung
Projektspezifische Termine werden über die Redmine Roadmap verwaltet. Diese liefert einen guten Überblick zum aktuellen Projektstatus was den Projektfortschritt und die damit verbundene Anzahl an offenen / erledigten Tickets betrifft.
Aufwände
Pro Ticket wird wird vom Bearbeiter ein geschätzter Aufwand in Stunden eingetragen. Dieser liefert in der Ticketübersicht einen Hinweis darauf, wie einfach / schwierig sich die Arbeit an einer Aufgabe gestaltet und ob die zur Verfügung stehenden Ressourcen realistisch sind etc. Tatsächlich benötigte Aufwände zu einem Ticket werden mittels Spent time Plugin in Redmine gebucht und über die Aufgewendete Zeit pro Benutzer für ein bestimmtes Projekt ausgegeben.
Neuigkeiten
Änderungen das Projekt betreffend werden allen Projektbeteiligten über Redmine News mitgeteilt. Wird dieser Bereich standardmäßig nach der Anmeldung am Redmine als Startseite ausgegeben, ist sicher gestellt, dass alle Projektbeteiligten über die Neuigkeit Bescheid wissen.
Abnahmekriterien und Workflows
Im Administrationsbereich werden entsprechend den Unternehmensvorgaben, sowohl die Abnahmekriterien für ein Ticket als auch die Workflows zur Ticketabnahme für jedes Projekt angelegt. Die Dokumentation zum Umgang mit Tickets innerhalb eines Projekts wird den Benutzern über die Redmine Wiki bereit gestellt.
Der Fokus der hier vorgestellten Lösung liegt auf einer Übersicht der zu erledigenden Tickets jedes einzelnen Team-Mitglieds. Kommt im Projekt Kanban zum Einsatz, werden speziell benutzerdefinierte Ticketberichte (z.B. Backlog, To Do, In Progress, To Verify, Done) angelegt, deren Ausgabe dann in der Wiki ins Kanban Board integriert werden.
Der Umfang der Projektstrukturierung in Redmine hängt sowohl von den fachlichen Anforderungen an das Projekt, als auch den firmeninternen Workflows ab.
Fazit
Die AlphaNodes GmbH hat mit Redmine als technische Basis zur Strukturierung von komplexen Projekten sehr gute Erfahrungen gemacht. Das System kann durch Erweiterung des Standardumfangs entsprechend der Unternehmensanforderungen bedarfsorientiert angepasst werden. Redmine lässt sich problemlos in die vorhandene IT-Landschaft integrieren. Bei richtiger Konfiguration und Strukturierung ist es ein effizientes und äußerst effektives Tool aus dem Open Source Umfeld. Zusätzlich wurde durch die übersichtliche Struktur und bessere Dokumentationsmöglichkeit in Redmine der Grundstein im Projekt gelegt, um zukünftig eine personellen Abhängigkeit von bestimmten Team-Mitgliedern zu vermeiden. Ein häufig auftretendes Problem in vielen Projekt-Teams, wenn Team-Mitglieder unerwartet ausfallen und der Projektfortschritt dadurch gefährdet wird.