In vielen Unternehmen ist ein Wiki oft im Kontext der gemeinsamen Sammlung von internem Wissen bekannt. Weil die gesammelten Informationen zielgerichtet an einer zentralen Stelle aufbewahrt und gefunden werden. Da sich Wikiseiten schnell und ohne große Probleme ändern lassen stehen Dir als Anwender dadurch viele Möglichkeiten offen. Wie wäre es beispielsweise die Wiki zur Protokollierung von Meetings einzusetzen?
Meetingprotokolle im Wiki hinterlegen.
Wer Redmine bereits für das Management seiner Projekte nutzt, greift auf das integrierte Wiki zurück. Projektmanager aktivieren die Funktion für ihr jeweiliges Projekt in der Projektkonfiguration, Bereich Module. Das Redmine Wiki liefert von Haus aus alle notwendigen Funktionen.
Zudem stellt die Protokollierung von Ergebnis- und Verlaufsprotokollen in der Wiki für die Protokollanten eine gewisse Erleichterung dar.
Vorteile
Der Protokollschreiber kann bereits während des Meetings die für ihn relevanten Daten in der Wiki grob erfassen. Die Aufarbeitung der Inhalte findet dann in Ruhe nach dem Meeting statt.
Andere Meetingteilnehmer können die Protokollierung auch während des Meetings mitverfolgen. So erhalten Sie die Möglichkeit nützliche Hinweise und Tipps für den Protokollanten einfließen zu lassen.
Ist das Protokoll fertig, entfällt die zeitaufwendige Verteilung der Daten via E-Mail. Die Teilnehmer wissen bereits wo das Protokoll abgelegt ist. Wichtig: Klärt im Vorfeld ab, ab wann das vollständige Protokoll fertig zur Durchsicht ist. Dann kann jeder selbständig die Mitschrift ab diesem Zeitpunkt nachlesen. Sowie das angefügte Material durchschauen, eigenes Material beisteuern oder in Tickets auf relevante Stellen verweisen.
Protokolländerungen müssen nicht jedem (registrierten Redmine) Teilnehmer mitgeteilt werden. Die History im Fuß verweist nicht nur auf den Ersteller und das Erstellungsdatum, sondern gibt auch Aufschlüsse darüber, ob und wann sich etwas am Inhalt geändert hat. Der Aktivitätsstream von Redmine weißt zusätzlich auf Änderungen in der Wiki hin. So wird jeder automatisch hierüber informiert, wenn er es möchte.
Punkte die ein Protokoll enthält
Hier ein paar wichtige Punkte, die ein mit der Redmine Wiki erstelltes Protokoll enthalten sollte:
- Wichtige Infos wie Name, Datum, Zeitpunkt und Teilnehmer gehören in den Kopfbereich
- gefolgt von der Agenda.
- Stichpunkthaltig kann man die wichtigen Ergebnisse zu den einzelnen Punkten aufführen.
- Wurden zusätzliche Themen angesprochen dann werden diese oder deren Ergebnis ebenfalls aufgeführt.
- Als Dateianhang am Ende der Wikiseite kann man erwähnte Zusatzinfos hochladen wie Bilder, Diagramme, Audioaufzeichnungen oder Fotos vom Whiteboard etc.
- Wer das Protokoll geschrieben hat und wann, erfasst Redmine standardmäßig im Fuß der Wiki. Darauf kann man ggf. noch einmal extra im Kopfbereich hinweisen, muss man aber nicht.
Aufgepasst: Redmine Anwender die das Redmine Reporting Plugin einsetzen können eine Wikiseite nicht nur beobachten und sich bei Änderungen informieren lassen. Sie haben zudem den Vorteil sich diese auch im PDF-Format zur Ablage oder Weitergabe an Stakeholder sauber auszudrucken. Der PDF-Ausdruck bindet sowohl den Firmenheader (Logo, Name) sowie andere Zusatzinformationen in die PDF-Datei mit ein. Abhängig davon was im Pluginbereich konfiguriert ist.
Wer Redmine noch nicht kennt kann sich den Funktionsumfang der neusten Version, sowie unser hier erwähntes Add-On Redmine Reporting in der Online-Demo auf dieser Webseite ansehen. Bei Interesse oder weiteren Fragen steht unser Support gerne zur Verfügung. Hinterlass uns einfach eine Nachricht.