Projektmanagement: Auf Änderungen und unerwartete Risiken schnell reagieren

Projektmanagementsoftware gibt es viele. Da hat man als Projektmanager fast schon die Qual der Wahl zwischen kommerziellen Platzhirschen oder lizenzkostengünstigen Open Source Lösungen. Dennoch hat eine im November 2018 von Capterra.com veröffentlichte Nutzerstudie zum Einsatz von Projektmanagementsoftware verdeutlicht, dass ein Großteil der befragten deutschen KMU auch 2018 immer noch keine spezielle Software für die Verwaltung ihrer Produkte oder Serviceleistungen einsetzen.

54% setzen keine PM-Software ein

Das Umfrageergebnis enthüllt, dass bei 54% der 247 qualifizierten Teilnehmer noch immer Excel, Outlook oder händische Mittel die erste Wahl ist, um Aufgaben innerhalb der Unternehmen zu verwalten. Eine Projektmanagementsoftware ist bei diesen Teilnehmern noch nicht im Einsatz.

Die angegebenen Hauptgründe hierfür seien laut Umfrage:

• Hohe Datensicherheitsbedenken was den Einsatz spezieller PM-Software aus der Cloud angeht.
• Die befürchteten Herausforderungen, welche die Implementierung einer firmeninternen Software mit sich bringen würde. Nicht nur hinsichtlich der Installation und Konfiguration, sondern auch was die Festlegung von Prozessen und Abbildung der Workflows angeht.
• Zudem scheut ein Großteil die angefallenen Installations- und Einrichtungskosten falls sich die Nutzung als Fehlinvestition heraus stellt.

Bedenken oft unbegründet

Wir finden, dass die genannten Bedenken unnötig sind:

• Wer aus Datenschutzgründen Angst vor den Cloud-Angeboten externer Dienstleister hat installiert sich seine eigene “Cloud”. Wie? Indem er die Projektmanagementsoftware auf einem eigenen, firmeninternen Server betreibt.
• Um eigene Ressourcen zu schonen (vor allem wenn das interne Wissen hierzu fehlt) holt sich für die Erstinstallation und Konfiguration einen erfahrenen Dienstleister ins Boot. Wozu? Der hilft oft nicht nur bei der Installation, sondern auch gleich bei der Konfiguration und Einrichtung der Basisworkflows. Das reduziert den Aufwand internes Wissen aufbauen zu müssen.
• Damit die Kosten im Rahmen bleiben verwendet man ausgereifte Software aus dem Open Source Bereich. Warum? Das spart zum einen die oft hohen Lizenzkosten die kommerzielle Anbieter für größere Teams fordern. Und man ist hinsichtlich Support und Wartung Dienstleisterunabhängig. Das ist hier ein dicker Pluspunkt, denn das Unternehmen kann dadurch jederzeit wachsen. Ohne Kompromisse eingehen zu müssen.
• Die monatlichen Kosten bleiben hierbei überschaubar. Weil es mittlerweile Dienstleister gibt, die als On-Demand Administratoren InHouse Cloudlösungen von Unternehmen betreuen. Dadurch hat man für die Zukunft eine solide und sichere Lösung im Einsatz, die auch ohne internes KnowHow regelmäßig betreut wird.

4 größten Schwierigkeiten beim Projektmanagement

Ein Punkt war auch die Frage was die Teilnehmer als die größten Schwierigkeiten beim Projektmanagement ansehen.

• 18% halten das Einhalten von Terminen für herausfordernd.
• 13% haben Schwierigkeiten auf Probleme und Änderungen schnell zu reagieren.
• 12% sehen die Aufgabenorganisation als schwierig an.
• 9% haben Probleme sich innerhalb des Budgets zu bewegen.

Hier sei erwähnt, dass jede herkömmliche Projektmanagement Software darauf ausgelegt ist Projekte zu planen, steuern und zu verfolgen. Sogar Open Source Software ist schon lange nicht mehr so “rückständig” wie viele denken weil sie es mal irgendwo gelesen haben. Was jetzt kommt ist wichtig: Im Open Source Bereich hat sich in den letzten 5 Jahren sehr viel getan. Nicht nur funktional, sondern auch hinsichtlich Support und Wartung. Es ist also möglich auch hier Experten von Aussen zu Rate zu ziehen.

Unser Fazit

Die in der Umfrage genannten Hauptschwierigkeiten beim Projektmanagement sind auch mit Open Source Lösungen abgedeckt. Wer sich als Projektmanager beispielsweise für die webbasierte PM Lösung Redmine in Kombination mit professionellen Zusatzplugins entscheidet, braucht sich hier keine grauen Haare wachsen zu lassen. Für die oben genannten Schwierigkeiten gibt es beispielsweise folgende Lösungen:

• Termineinhaltung: Redmine besitzt standardmäßig bereits ein ausgereiftes Gantt-Diagramm das beim herkömmlichen Wasserfallmodell gute Dienste leistet. Wer jedoch agil arbeitet und regelmäßige Zeitabschnitte (Iterationen) einsetzt ist mit dem HRM Plugin besser bedient. Hier erhalten agile Teams die Möglichkeit mit Hilfe der Roadmap die Timeboxes ihrer Meilensteine / Versionen vorzugeben und Ressourcen agil zu planen. Über die Ressourcenansicht oder den Projektkalender hat der Scrum Master und sein Team einen besseren Blick drauf ob das Sprintziel erreichbar ist. Gibt es Probleme zum Ende des geplanten Sprints fertig zu werden, kriegt man das rechtzeitig (optisch) angezeigt.

• Schnell auf Probleme reagieren: Das Redmine Reporting Plugin arbeitet immer mit Echtdaten. Es liefert viele Zusatzoptionen und Kerninformationen die Projektmanager nun mal brauchen um eben auch ungewöhnliche Änderungen im Projekt rechtzeitig entdecken zu können. Grafische Auswertungen sorgen für eine bessere Sichtbarkeit der aktuellen Situation und relevante Kennzahlen helfen bei der Projektüberwachung. Das ermöglicht im Notfall ein frühzeitiges Eingreifen.

• Aufgabenorganisation vereinfachen: Viele Unternehmen betreiben Mikromanagement. Jede noch so kleine Aufgabe wird akriebisch geplant. Das kostet Zeit. Und nimmt sowohl dem Projektmanager als auch allem selbstorganisierten Teams den notwendigen Freiraum zur Durchführung ihrer eigentlichen Tätigkeit. Das Redmine HRM Plugin fördert Selbstmanagement und ist anhand gewisser Kriterien so intelligent, dass es die zu erledigenden Aufgaben (Tasks) entsprechend dieser Kriterien zur Erledigung dem Mitarbeiter zuweist. Unser Credo: weg vom Mikromanagement hin zum Selbstmanagement.

• Budgeteinhaltung: Hier ist das Reporting Plugin gut geeignet. Denn es hat eine projektbezogene Budgetverwaltung integriert. In Kombination mit hinterlegten Stundensätzen und Zeitbuchungen der Anwender ist die Budgetüberwachung eines der geringste Übel in Deinen zukünftigen Projekten.

Der Einsatz von Projektmanagementsoftware im Open Source Bereich wird jetzt kein Patentrezept für alle Unternehmer sein. Dennoch lohnt sich ein Blick über den Tellerrand kommerzieller Anbieter hinweg hin zu Open Source Produkten. Auch diese decken die meisten Projektrisiken ab. Mit diesem Beitrag wollen wir deutlich machen, dass Open Source Produkte mittlerweile eine ernstzunehmende Daseinsberechtigung haben und nicht belächelt werden müssen. Open Source Tools wie Redmine bieten Unternehmen gute Perspektiven zum Einstieg in softwaregesteuertes Projektmanagement. Vor allem dann, wenn diese es bisher aus finanziellen, zeitlichen oder personellen Gründen nicht geschafft haben sich von Excel, Outlook und Co. los zu sagen und effizienter zu arbeiten.

Wer Redmine noch nicht kennt kann sich den Funktionsumfang der neusten Version, sowie unsere hier erwähnten Add-Ons in der Online-Demo auf dieser Webseite ansehen. Bei Interesse oder weiteren Fragen steht unser Support gerne zur Verfügung. Hinterlass uns einfach eine Nachricht.