Jira ist das PM Tool der ersten Wahl, wenn man in großen Unternehmen arbeitet. Wir haben es selbst erlebt, wenn wir als Projektmanager mit agilem Ansatz, oder Scrum Master ins Team geholt werden. Da wird dann bereits mit Jira gearbeitet oder es ist geplant Jira einzusetzen. Oft, weil jemand von anderen Unternehmen weiß, dass die auch Jira verwenden und es nun mal DAS Tool für Projektteams schlechthin ist. Oder weil es optisch ansprechender war als andere - “Egal was es kann, Hautpsache es schaut Geil aus.”
Wir wissen also schon aufgrund unserer langjährigen Projektarbeit was Jira kann, wie es aussieht, wie man damit umgeht, wofür es nützt. Dennoch arbeiten wir nicht selbst in unserem Unternehmen mit Jira um unsere Produkte und Services zu managen. Wir sind auf das alternative Pferd Redmine aufgesprungen. Der bisherige Spitzenreiter mag vielleicht optisch mehr glänzen und funktionell alles erfüllen was für die Team-Zusammenarbeit notwendig ist. Ihm mag auch das Wort Professionell anhängen, weil es von vielen Unternehmen verwendet wird. Aber das alles kostet seinen Preis. Und die laufenden Kosten sind nicht zu unterschätzen - vor allem wenn man schnell wächst oder Zusatzfunktionen benötigt, die in der Standardausstattung nicht dabei sind. Spätestens da fangen viele Jira-Fans dann mit dem Knausern an.
Wir konnten bereits beobachten wie schnell es passiert, dass die eben gekauften 20 Zusatzlizenzen nicht ausreichen. Die Chefs fangen dann an fieberhaft zu überlegen, wem man den Zugang wieder entziehen kann: “Weil der weniger wichtig für das Team ist.”, oder ein externer Mitarbeiter ist (“Die sollten sich selbst um ihre Lizenz kümmern.”). Oder wer zusammen mit mehreren mit einem einzigen Zugang arbeitet. Und das nur, weil der eben getätigte Lizenzkauf das Budget bereits stark angekratzt hat. Und man kurzfristig kein Geld für weitere 10 Lizenzen locker machen will (selbst wenn man die bitter nötig braucht).
Unser Fazit aus solchen Situationen: Wenn vor allem junge, schnell wachsende Unternehmen mit Jira arbeiten, oder geplant ist, dass der Einsatz vom Entwicklerteam später auf die ganze Firma ausgeweitet werden soll, dann ist man mit einer Lösung aus dem Open Source Bereich deutlich besser bedient. Selbst wenn die Optik auf den ersten Blick nicht viel her gibt (die lässt sich anpassen). Wie im richtigen Leben auch, sind es letztlich immer die inneren Werte, die zählen. Aber schauen wir uns kurz genauer an, was Jira als Projektmanagement Tool für agile Teams alles kann.
Was Jira alles kann
Jira ist ein webbasierter Bug- und Issue-Tracker mit dem sich innerhalb von Projektteams Aufgaben jeder Art zentral, strukturiert und systematisch delegieren, verfolgen, verwalten und erledigen lassen. Sowohl die Projektmitglieder als auch die Projektmanager erhalten durch Jira die Möglichkeit zu überblicken was zu tun ist, wie dringend und wer genau involviert ist.
Jira sorgt dafür, dass man die einzelnen Aufgaben jedem im Team zuteilen kann. Alles was für das Projekt zu erledigen ist, wird zentral erfasst, dokumentiert und ist jederzeit nach verfolgbar. Selbst der Kunde kann eingebunden werden und erhält so einen besseren Einblick in die aktuelle Projektarbeit. Wenn alles klappt, wird mit Jira der komplette Entwicklungsprozess eines Produkts abgewickelt. Von der Planung bis hin zur Endabnahme und Auslieferung. Es gibt ein Scrumboard, sowie Kanbanboards, agile Berichtfunktionen, die Möglichkeit zur Portfolioplanung, sowie andere Funktionen für Entwicklerteams (z.B. benutzerdefinierte Filter, Integrationsmöglichkeiten für Bitbucket oder GitHub, Programmierschnittstellen und anpassbare Workflows und mobile Apps)
Wer die Software nicht auf einem eigenen Server in seinem Unternehmen installieren und administrieren will, der kann auch eine gehostete Cloudversion zu einem monatlichen Paketpreis mieten.
Deswegen ist Jira gut
Die Argumente, die viele Jira-Anhänger aufführen, wenn Sie von dem PM-Werkzeug sprechen sind:
- zum einen die Usability, die trotz des Funktionsumfangs für eine intuitive Bedienung sorgen soll. Wer noch nicht mit Jira gearbeitet hat, soll sich auch ohne große Schulung schnell zurecht finden (“Ähm, tatsächlich?”).
- dann wird der Support erwähnt, den man erhält was Updates, Patches oder neue Plugins angeht. Entweder durch den Hersteller selbst oder durch einen der vielen offiziellen Partner.
- dann kommt auch immer die Flexibilität zur Sprache, was den Funktionsumfang betrifft. Wenn was in der Basisinstallation fehlt, kann man es einfach dazu kaufen. Man kann auch jederzeit weitere Lizenzen für Anwender dazu erwerben (“Nichts, was man explizit erwähnen muss, da man sowas voraus setzt”).
- und zu guter Letzt weisen einige sogar darauf hin, dass keine andere Software auf dem freien Markt oder im Open Source Bereich existieren würde, die an den großen Funktionsumfang von Jira heran kommt (“Aha”).
Nun gut. Klingt ja alles erst mal super. Für kleine Teams, die schnell einsteigen wollen ist die Cloud-Lösung eigentlich ein Schnäppchen. Die kostet für max. 10 Anwender 100 Dollar im Jahresabo. Ist man jedoch drüber was die Benutzeranzahl angeht, wird es gleich deutlich teurer. Das Problem, welches dann auftritt ab dem Zeitpunkt wo man merkt, dass es sich finanziell in eine andere Richtung entwickelt ist meist folgendes: Ein Umstieg ist nun nicht mehr einfach schnell möglich. Es laufen meist schon zu viele Projekte und die Anwender haben sich an die Software gewöhnt. Ein Umstand, der sich schwer ändern lässt. Denn wir Menschen sind Gewohnheitstiere. Uns fällt es nicht leicht sich von etwas gewohntem zu trennen, egal wie unzufrieden wir damit sind. Irgendwie versucht man sich mit der Situation zu arrangieren. Das läuft dann auch meist bei Jira so.
Neue Helden braucht das Land
Aufgrund dieser Tatsache bleiben viele Jira-Anhänger oder Redmine-Skeptiker weiterhin dem Mythos Jira treu. Das ist schade, denn so werden sie selbst in krisenhaften Zeiten nie erfahren, welche Alternative das aufstrebende Redmine-Universum Ihnen bieten kann. Man muss sich trauen (idealerweise gleich von Anfang) auch mal über den Tellerrand zu schauen. Auf der Suche nach Alternativen. Gerade dann, wenn man flexibel und unabhängig bleiben will - und das in jeder Situation. Ein Umstand, der mit einer Open Source Lösung besser möglich ist. An dieser Stelle ein großes “Danke!” von mir an die Mutigen, die trotz der Omnipräsenz von Jira den Umstieg / Einstieg wagen - “Ihr seid die neuen Helden!”
Redmine ist besser
So, ihr wisst jetzt, warum Jira so toll ist und was es kann. Deswegen stellen wir euch Redmine als Alternative zu Jira vor. Denn wir sind der Meinung, dass sich Redmine keinesfalls hinter Jira verstecken braucht. Es ist sehr gut für das Application Lifecycle Management geeignet und mindestens so toll wie Jira. Vielleicht sogar viel toller! Aber lest selbst.
So wie Jira, ist Redmine auch ein webbasiertes Ticket- und Projektmanagementwerkzeug. Mit diesem lassen sich Aufgaben innerhalb von Projektteams zentral, strukturiert und systematisch delegieren, verfolgen, verwalten und erledigen. Wenn ich euch jetzt erzähl, dass man auch mit Redmine den Projektmitgliedern und Projektmanager die Möglichkeit gibt zu überblicken was zu tun ist, wie dringend und wer genau involviert ist, dann erzähl ich euch nichts Neues. Achtung, jetzt kommt’s - auch mit Redmine kann man den kompletten Entwicklungsprozess eines Produkts abwickeln. Im Vergleich zur Jira-Basisversion kommt Redmine jedoch von Haus auf mit den nötigen Zusatzfunktionen daher. Das Herzstück von Redmine ist die umfangreiche Aufgabenverwaltung mit der Möglichkeit zur Zeitbuchung und Projektplanung. Letztere ist entweder im klassischen Stil mittels Gantt-Diagramm und Kalender möglich. Oder im agilen Stil mittels Roadmap, die zur Planung der Iterationen hergenommen werden kann. Wer nach dem Kanbanprinzip arbeitet verwendet einfach die bereits integrierte Wiki zur Erstellung von einfachen Kanban-Boards. Selbst was das angeht ist Redmine flexibel einsetzbar.
Funktionsumfang von Redmine
Im Gegensatz zu Jira wird Redmine mit ein wenig mehr Basisfunktionen ausgeliefert:
- Ticketverwaltung
- Zeiterfassung
- News
- Wiki
- Projektarchiv zum Sourcecodemanagement
- Gantt
- Kalender
- Ablage von Dateien und Dokumenten
- Diskussionsforen
Da Redmine eine Software auf Open Source Basis ist, gibt es keine Begrenzung was die Anzahl der damit verwalteten Inhalte angeht. Man kann unbegrenzt Projekte managen, sowie Unterprojekte nach Belieben anlegen. Selbst die in vielen Unternehmen als wichtig angesehene hierarchische Strukturierung der Projekte ist möglich. Auch in der Anzahl an Anwendern ist man nicht begrenzt. Egal wie viele Accounts oder Projekte man mit Redmine verwaltet - jeder kann einen Zugang erhalten, weil es kein userlimitiertes Lizenzsystem gibt. So ist man flexibel was das Wachstum angeht. Man kann jederzeit neue Mitarbeiter zuordnen, externen Teammitgliedern, Stakeholdern oder Kunden einen Zugriff gewähren ohne Rücksicht aufs Budget. Wie Jira ist auch Redmine Multilingual einsetzbar. Der Anwender entscheidet in welcher Sprache er das Tool verwendet. Im API-Bereich ist es möglich die REST-Schnittstelle oder JSONP Unterstützung zu aktivieren. Die Anwender können sich mittels Mailbenachrichtigungen über gewisse Aktionen informieren lassen oder auch nicht. Entwickler haben die Möglichkeit folgende Versionskontrollsysteme mit Redmine zu aktivieren: Subversion, Darcs, Mercurial, Cvs, Bazaar, Git, Filesystem. Berichte können in das CSV Format exportiert werden. Es besteht sogar seit Redmine 3.2.0 die einfache Möglichkeit aus anderen Systeme Issues mittels CSV Datei zu importieren.
Wie bei Jira lässt sich in Redmine jeder beliebige Workflow abbilden. Die Ticketinformationen, Dokumente oder Benutzerbereiche etc. lassen sich mit Hilfe benutzerdefinierter Felder an eigene Bedürfnisse erweitern. Das ausgefeilten Rollen und Rechtemanagement legt fest wer was machen oder sehen darf.
Redmine ist keine Spezialanwendung, sondern ein Generalist. Trotzdem kann man die vielen Funktionen für jedes einzelne Projekt individuell festlegen, also bei Bedarf ein- bzw. ausblenden. Dadurch ist das System so flexibel einsetzbar wie eine Speziallösung. Das hat den Vorteil, dass auch entwicklungsfremde Abteilungen (z.B. Marketing, Buchhaltung, Personalwesen etc.) mit dem System einfach arbeiten können. Was eine Ausweitung des Einsatz auf das komplette Unternehmen ermöglicht. Redmine ist nicht weniger professionell einsetzbar wie Jira. Es wird ebenfalls von vielen Unternehmen und Institutionen verwendet um wenige oder sehr viele Projekte parallel zu managen. Viele öffentliche Einrichtungen und Bildungsanstalten setzen auf Open Source Lösungen, wenn diese die gleichen Funktionen bereit stellen, die ein kommerzieller Anbieter liefert. Was wiederum für Redmine spricht.
Schlichte Oberfläche
Was viele als Manko aufführen ist die einfach wirkende, schlichte Oberfläche von Redmine. Die Optik ist Ansichtssache. Für viele ist die auf den ersten Blick tatsächlich nicht der Burner. Aber sie sollte kein KO-Kriterium darstellen (so toll sieht Jira nämlich auch nicht aus). Es gibt zahlreiche kostenlos erhältliche Oberflächendesigns, die man einfach installieren und aktivieren kann, wenn man nicht selbst am CSS was ändern will. Denn Redmine lässt sich sehr schnell über die CSS-Datei an das eigene Corporate Design anpassen. Wenn man sich am Anfang (was die bereit gestellte Funktionen angeht) zurück halten kann und nur schrittweise neue Anwendungsmöglichkeiten hinzu schaltet, dann ist es für die Anwender ein leichtes Unterfangen mit dem System schnell klar zu kommen. Je weniger überladen an Funktionalität die Software zu Beginn ist, desto schneller ist die Akzeptanz im Team. Das ist der Pluspunkt von Redmine. Dass es sehr einfach und aufgeräumt wirken kann und man sich dadurch schnell zurecht findet.
Richtig konfiguriert wird die Einarbeitung erleichtert
Egal ob man mit Redmine oder Jira arbeitet. Beide Systeme sind nur dann effizient einsetzbar, wenn sie zu Beginn an die unternehmensinternen Abläufe angepasst werden. Einfach installieren und los legen ist bei beiden Systemen nicht sinnvoll und bringt oft auch Unruhe in die Anwendergruppe. Wenn man sich vor dem Einsatz keine Gedanken macht was den Workflow, die notwendigen Aufgabentypen oder benutzerdefinierten Felder angeht, dann ist mit beiden Systemen nicht optimal zu arbeiten. Beide müssen an die individuellen Gegebenheiten des Unternehmens angepasst werden. Man sollte sich überlegen welche Rollen es gibt. Was die einzelnen Benutzerrechte dürfen oder nicht. Wie der optimale Workflow ist und welche Funktionen und Berichte gebraucht werden.
Wie auch bei Jira sind für Redmine zahlreiche Zusatzfunktionen erhältlich. Auf Redmine.org oder über die Suchmaschine findet man sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Pluginerweiterungen die den ohnehin schon großen Basis-Funktionsumfang um viele Einsatzmöglichkeiten erweitern. Es gibt auch hier spezielle agile Erweiterungen, Kanbanboards, Auswertmöglichkeiten etc. Standardmäßig liefert Redmine schon eine Vielzahl an filterbaren Berichten und Ticketauswertungen. Visuelle Reports lassen sich durch Zusatzplugins hinzuschalten. Und wer nach Apps für sein Smartphone sucht, der findet auch für iOS und Android entsprechende Tools die eine Anwendung von Redmine komfortabler machen.
Man liest immer wieder, dass man Redmine selbst auf einem eigenen Server hosten muss. Das ist natürlich nicht ganz richtig. Es gibt auch Cloud-Lösungen. Hier kann man sich an einen der mittlerweile zahlreichen Redmine-Hoster wenden. Je nach Anforderung und Geldbeutel gibt es von unterschiedlichen Anbietern diverse Managed Redmine Hosting Pakete. Die Hoster übernehmen dann die notwendigen Sicherheitspudates, regelmäßige Wartungsarbeiten und Backuperstellung für einen. Sehr vorteilhaft, wenn man selbst dazu keine Zeit hat oder Ressourcen bereit stellen kann.
Professioneller Support durch unabhängige Dienstleister
Und was den professionellen Support angeht, der von vielen Jira-Anwendern immer wieder hervorgehoben wird: Der ist auch bei Redmine möglich. Im Gegensatz zu Jira steht hinter Redmine kein kommerzieller Hersteller, der sein Produkt auf dem Markt bewirbt. Hinter Redmine steht eine unabhängige Community die aus Entwicklern, Designern und Anwendern besteht, die größtenteils ihre Freizeit für das Produkt opfern. Die meisten Funktionen entstanden aus Eigenbedarf. Und jeder hat die Möglichkeit sich einzubringen. Wer unbürokratisch Hilfe zu Redmine braucht, ist auf Redmine.org gut aufgehoben.
Wer sich nicht an die Community wenden will und schneller eine Lösung für sein Problem sucht, der wendet sich an einen der vielen Open Source Dienstleister, die sich zwischenzeitlich auf Redmine spezialisiert haben. Solche bieten auf professioneller Basis zahlreiche Serviceleistungen an die neben Hosting, Entwicklung und Beratung auch Schulungen abdecken. So ist man nicht nur von einem Anbieter abhängig, sondern hat auch hier die Wahl. Außerdem findet man (wie bei Jira auch) online zahlreiche Dokumentation zur Anwendung von Redmine im Netz, im Buchhandel oder anderswo.