Redmine Produkte / Redmine Automation Use Case: Onboarding
Mitarbeiter-Onboarding kostet Zeit und Geld. Automatisierung in Redmine schafft messbaren geschäftlichen Mehrwert: Reduziere manuelle Aufwände signifikant und stelle sicher, dass kein wichtiger Schritt im Onboarding-Prozess vergessen wird. Lösungen wie Robotic Process Automation (RPA) können eine wichtige Rolle in einem Unternehmen spielen.
Was ist Robotic Process Automation und wie wird sie in Redmine genutzt
Robotic Process Automation (RPA) ist ein Ansatz zur Prozessautomatisierung. Bei dem manuelle, zeitaufwendige oder fehleranfällige Tätigkeiten, welche sich ständig wiederholen, durch sogenannte Software-Bots automatisiert werden.
Wenn Deine Mitarbeiter häufig mit banalen, sich wiederholenden Aufgaben beschäftigt sind, dann können solche Tätigkeiten auch von einem Software Bot ausgeführt werden. Diesem Bot machen solche einfachen, wiederkehrenden Aufgaben nichts aus. Er wird sie mit gleichbleibender Effizienz und möglichst fehlerfrei rund um die Uhr ausführen. Er erledigt seinen Job tadellos. Wie es ein Mitarbeiter auf diese Weise und schon gar nicht auf Dauer erledigen würde.
Automation Plugin Buyers Guide (EN)
Dieses PDF enthält alles, was Du brauchst, um ein besseres Verständnis zum Einsatz des Automation Plugins zu erhalten.
Wie RPA bei der Automatisierung von Redmine On- / Offboarding Prozessen hilft
Ein allgemeines Business-Problem ist das effiziente Handling des Onboarding-/Offboarding-Prozesses von Benutzern in Redmine.
Wachsende Teams: Wenn Du eine große Anzahl neuer Mitarbeiter onboarden musst, bindet das täglich wertvolle Ressourcen Deiner HR- und IT-Abteilung. Zeit, die für strategische Aufgaben fehlt.
Compliance-Risiken: Bei gelegentlichem Onboarding/Offboarding fehlt oft die Routine. Wichtige Schritte werden vergessen - mit Konsequenzen für Datenschutz, IT-Sicherheit und Compliance.
Geschäftlicher Mehrwert: Redmine Automation kann in beiden Fällen helfen. Zum einen werden Teile des Prozesses auf Grundlage bestimmter Auslöser (Trigger) beschleunigt. Und durch die definierten Regeln sorgt man dafür, dass jeder Schritt wie vorgegeben durchgeführt wird. Fehlerfrei und damit effizienter als dies manuell möglich wäre.
Beispiele
Lerne ein paar Beispiele kennen, wie das Redmine Automation Plugin in Kombination mit dem Redmine HRM Plugin den On-/Offboarding Prozess automatisiert:
Aktion: Sende E-Mail
- Relevante Onboarding Informationen an ein neu erstelltes Benutzerkonto schicken, oder
- neue Nutzer, die noch nicht angemeldet waren, darauf hinweisen, oder
- Bestehende Anwender reaktivieren mittels Hinweismails, oder
- Besseren Service anbieten und relevante Benutzerinformationen zu bestimmten Zeiten automatisch per Mail schicken.
Aktion: Statusänderung
- Deine Mitarbeiter mit mehr freier Zeit für andere Tätigkeiten versorgen und ungültige Konten automatisch sperren
Aktionen: Ersetzen von E-Mail, Vorname, Nachname (mittels User ID Hash), Logeintrag hinzufügen
- Datenschutzrechtliche Themen wie die Anonymisierung von bestimmten Benutzerfeldern automatisch gemäß bestimmter Kriterien oder Zeitvorgaben erledigen lassen.
Aktionen: Passwort beim nächsten Login ändern, E-Mail senden
- Benutzer automatisch dazu auffordern ihr Kennwort nach einem definierten Zeitraum gemäß interner Vorgaben zu ändern.
Aktionen: Datensatz löschen, Logeintrag hinzufügen
- Datenhygiene betreiben und nicht mehr benötigte Daten gemäß einmal festgelegter Kriterien automatisch löschen.
Mindestvoraussetzung: Das Automation Plugin ist ein Aufsatz auf das kommerzielle Redmine Reporting. Es ist nicht alleine lauffähig. Beide Plugins sind im günstigeren Bundle erhältlich.
Weiterhin ist das Redmine HRM notwendig, wenn man die hier beschriebenen On-/Offboarding Beispiele abbilden will. Denn das Redmine HRM Plugin kommt mit der hierfür notwendigen Benutzerverwaltung und einer Vielzahl an nützlichen Funktionen für das Anwendermanagement. Alle drei Plugins (Reporting, Automation, HRM) sind die ideale Voraussetzung für ein effektiv nutzbares Redmine System in wachsenden Unternehmen.
| User trigger | Actions | Rule type |
|---|---|---|
| Event - Login user | Add Log, Ansible playbook, Create issue, Create project, Custom values, Email, First name, Language, Last name, Login, Log time, Must change password at next logon, Rake command, Send mail, Send Matrix message, Send Slack message, Shell command, Status, Webhook | Event based |
| Event - Save User | Add Log, Ansible playbook, Create issue, Create project, Custom values, Email, First name, Language, Last name, Login, Log time, Must change password at next logon, Rake command, Send mail, Send Matrix message, Send Slack message, Shell command, Status, Webhook | Event based |
| Scheduled - Users | Add Log, Ansible playbook, Create issue, Create project, Custom values, Email, First name, Language, Last name, Login, Log time, Must change password at next logon, Rake command, Send mail, Send Matrix message, Send Slack message, Shell command, Status, Webhook, Delete data set | Time based |
Einfach konfigurierbare Regeln: Man kann sowohl die regulären Benutzerfilter von Redmine als auch benutzerdefinierte Felder für Benutzer verwenden, um die Regelbedingungen für Deine Anwender festzulegen. Dies macht die Automatisierung so flexibel wie möglich für unterschiedliche Anwendungsfälle.
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Hinweis: Automation Plugin benötigt Reporting Plugin als Basis. Erhältlich als Bundle Automation & Reporting oder Enterprise+.
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