Redmine Produkte / Redmine Automation Use Case: Onboarding

Einen geschäftlichen Mehrwert schaffen, allein durch die Implementierung von Automatisierungsprozessen in Redmine ist möglich. Lösungen wie Robotic Process Automation (RPA) können eine wichtige Rolle in einem Unternehmen spielen.

Was ist Robotic Process Automation und wie wird sie in Redmine genutzt

Robotic Process Automation (RPA) ist ein Ansatz zur Prozessautomatisierung. Bei dem manuelle, zeitaufwendige oder fehleranfällige Tätigkeiten, welche sich ständig wiederholen, durch sogenannte Software-Bots automatisiert werden.

Wenn Deine Mitarbeiter häufig mit banalen, sich wiederholenden Aufgaben beschäftigt sind, dann können solche Tätigkeiten auch von einem Software Bot ausgeführt werden. Diesem Bot machen solche einfachen, wiederkehrenden Aufgaben nichts aus. Er wird sie mit gleichbleibender Effizienz und möglichst fehlerfrei rund um die Uhr ausführen. Und erledigt seinen Job tadellos. Wie es ein Mitarbeiter auf diese Weise und schon gar nicht auf Dauer erledigen würde.

Automation Plugin Buyers Guide (EN)

Dieses PDF enthält alles, was Du brauchst, um ein besseres Verständnis zum Einsatz des Automation Plugins zu erhalten.

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Wie RPA bei der Automatisierung von Redmine On- / Offboarding Prozessen hilft

Ein allgemeines Business-Problem ist das möglichst einfache Handling des Onboarding/Offboarding-Prozess von Benutzern in Redmine.

  • Wenn man eine große Anzahl von Benutzerbewegungen zu überprüfen hat, muss man die damit einhergehenden Tätigkeiten jeden Tag erledigen. Oft bleibt einem hierbei nicht genug Zeit für andere Dinge, will man sein Pensum schaffen.

  • Oder man hat nur ab und zu die Benutzerkonten zu checken, dann darf man hier natürlich auch keine Fehler machen. Allerdings vergisst man in solchen Fällen häufig wichtige Schritte, weil einfach die Routine fehlt. Der Prozess entspricht nicht mehr den definierten Abläufen.

Geschäftlicher Mehrwert: Redmine Automation kann in beiden Fällen helfen. Zum einen werden Teile des Prozesses auf Grundlage bestimmter Auslöser (Trigger) beschleunigt. Und durch die definierten Regeln sorgt man dafür, dass jeder Schritt wie vorgegeben durchgeführt wird. Fehlerfrei und damit effizienter als dies manuell möglich wäre.

Beispiele

Lerne ein paar Beispiele kennen, wie das Redmine Automation Plugin in Kombination mit dem Redmine HRM Plugin den On-/Offboarding Prozess automatisiert:

Automation Plugin für Redmine Onboarding

Aktion: Sende E-Mail

  • Relevante Onboarding Informationen an ein neu erstelltes Benutzerkonto schicken, oder
  • neue Nutzer, die noch nicht angemeldet waren, darauf hinweisen, oder
  • Bestehende Anwender reaktivieren mittels Hinweismails, oder
  • Besseren Service anbieten und relevante Benutzerinformationen zu bestimmten Zeiten automatisch per Mail schicken.
Automation Plugin für Redmine Onboarding

Aktion: Statusänderung

  • Seine Mitarbeiter mit mehr freier Zeit für andere Tätigkeiten versorgen und ungültige Konten automatisch sperren
Automation Plugin Redmine Onboarding

Aktionen: Ersetzen von E-Mail, Vorname, Nachname (mittels User ID Hash), Logeintrag hinzufügen

  • Datenschutzrechtliche Themen wie die Anonymisierung von bestimmten Benutzerfeldern automatisch gemäß bestimmter Kriterien oder Zeitvorgaben erledigen lassen.
Automation Plugin für Redmine

Aktionen: Passwort beim nächsten Login ändern, E-Mail senden

  • Benutzer automatisch dazu auffordern ihr Kennwort nach einem definierten Zeitraum gemäß interner Vorgaben zu ändern.
Automation Plugin Offboarding

Aktionen: Datensatz löschen, Logeintrag hinzufügen

  • Datenhygiene betreiben und nicht mehr benötigte Daten gemäß einmal festgelegter Kriterien automatisch löschen.

Mindestvoraussetzung: Das Automation Plugin ist ein Aufsatz auf das kommerielle Redmine Reporting. Es ist nicht alleine lauffähig. Beide Plugins sind im günstigeren Bundle erhältlich.
Weiterhin ist das Redmine HRM notwendig, wenn man die hier beschriebenen On-/Offboarding Beispiele abbilden will. Denn das Redmine HRM Plugin kommt mit der hierfür notwendigen Benutzerverwaltung und einer Vielzahl an nützlichen Funktionen für das Anwendermanagement. Alle drei Plugins (Reporting, Automation, HRM) sind die ideale Voraussetzung für ein effektiv nutzbares Redmine System in wachsenden Unternehmen.

User triggerActionsRule type
Event - Login userAdd Log, Ansible playbook, Email, First name, Language, Last name, Login,
Must change password at next logon, Rake command, Send mail,
Shell command, Status, Webhook
Event based
Event - Save UserAdd Log, Ansible playbook, Email, First name, Language, Last name, Login,
Must change password at next logon, Rake command, Send mail,
Shell command, Status, Webhook
Event based
Scheduled - UsersAdd Log, Ansible playbook, Email, First name, Language, Last name, Login,
Must change password at next logon, Rake command, Send mail,
Shell command, Status, Webhook, Delete data set
Time based

Einfach konfigurierbare Regeln: Man kann sowohl die regulären Benutzerfilter von Redmine als auch benutzerdefinierte Felder für Benutzer verwenden, um die Regelbedingungen für seine Anwender festzulegen. Dies macht die Automatisierung so flexibel wie möglich für unterschiedliche Anwendungsfälle.

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Nicht alleine lauffähig. Nur im Bundle erhältlich (Automation & Reporting oder Enterprise+).

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1) nicht alleine lauffähig. Setzt Redmine Reporting voraus. Betrifft: Automation, HRM, DevOps

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