Redmine Produkte / Redmine Automation Use Case: Onboarding
Mitarbeiter-Onboarding kostet Zeit und Geld. Mit Automatisierung in Redmine senkst Du den manuellen Aufwand und stellst sicher, dass kein Schritt im Onboarding-Prozess vergessen geht. Dafür gibt es den Ansatz Robotic Process Automation (RPA).
Was ist Robotic Process Automation und wie wird sie in Redmine genutzt
Robotic Process Automation (RPA) automatisiert Prozesse: Sogenannte Software-Bots übernehmen manuelle, zeitaufwendige oder fehleranfällige Tätigkeiten, die sich ständig wiederholen.
Beschäftigen sich Deine Mitarbeiter häufig mit einfachen, sich wiederholenden Aufgaben, übernimmt ein Software-Bot diese Tätigkeiten. Er erledigt sie rund um die Uhr, gleich schnell und ohne Flüchtigkeitsfehler. Auf Dauer hält das kein Mitarbeiter durch.
Automation Plugin Buyers Guide (EN)
Dieses PDF enthält alles, was Du brauchst, um ein besseres Verständnis zum Einsatz des Automation Plugins zu erhalten.
Wie RPA bei der Automatisierung von Redmine On- / Offboarding Prozessen hilft
Ein allgemeines Business-Problem ist das effiziente Handling des Onboarding-/Offboarding-Prozesses von Benutzern in Redmine.
Wachsende Teams: Wenn Du eine große Anzahl neuer Mitarbeiter onboarden musst, bindet das täglich wertvolle Ressourcen Deiner HR- und IT-Abteilung. Zeit, die für strategische Aufgaben fehlt.
Compliance-Risiken: Bei gelegentlichem Onboarding oder Offboarding fehlt die Routine. Wichtige Schritte gehen vergessen, mit Konsequenzen für Datenschutz, IT-Sicherheit und Compliance.
Geschäftlicher Mehrwert: Redmine Automation hilft in beiden Fällen. Bestimmte Auslöser (Trigger) starten Teile des Prozesses automatisch. Die definierten Regeln sorgen dafür, dass jeder Schritt wie vorgegeben abläuft, fehlerfrei und damit schneller als von Hand.
Beispiele
Diese Beispiele zeigen, wie das Redmine Automation Plugin zusammen mit dem Redmine HRM Plugin den On- und Offboarding-Prozess automatisiert:
Aktion: Sende E-Mail
- Relevante Onboarding Informationen an ein neu erstelltes Benutzerkonto schicken, oder
- neue Nutzer, die noch nicht angemeldet waren, darauf hinweisen, oder
- Bestehende Anwender reaktivieren mittels Hinweismails, oder
- Besseren Service anbieten und relevante Benutzerinformationen zu bestimmten Zeiten automatisch per Mail schicken.
Aktion: Statusänderung
- Deine Mitarbeiter mit mehr freier Zeit für andere Tätigkeiten versorgen und ungültige Konten automatisch sperren
Aktionen: Ersetzen von E-Mail, Vorname, Nachname (mittels User ID Hash), Logeintrag hinzufügen
- Datenschutzrechtliche Themen wie die Anonymisierung von bestimmten Benutzerfeldern automatisch gemäß bestimmter Kriterien oder Zeitvorgaben erledigen lassen.
Aktionen: Passwort beim nächsten Login ändern, E-Mail senden
- Benutzer automatisch dazu auffordern ihr Kennwort nach einem definierten Zeitraum gemäß interner Vorgaben zu ändern.
Aktionen: Datensatz löschen, Logeintrag hinzufügen
- Datenhygiene betreiben und nicht mehr benötigte Daten gemäß einmal festgelegter Kriterien automatisch löschen.
Mindestvoraussetzung: Das Automation Plugin ist ein Aufsatz auf das kommerzielle Redmine Reporting. Es ist nicht alleine lauffähig. Beide Plugins sind im günstigeren Bundle erhältlich.
Für die hier beschriebenen On- und Offboarding-Beispiele brauchst Du zusätzlich Redmine HRM. Es bringt die nötige Benutzerverwaltung und viele weitere Funktionen für das Anwendermanagement mit. Zusammen decken die drei Plugins (Reporting, Automation, HRM) die Anforderungen wachsender Unternehmen an Redmine ab.
| User trigger | Actions | Rule type |
|---|---|---|
| Event - Login user | Add Log, Ansible playbook, Create issue, Create project, Custom values, Email, First name, Language, Last name, Login, Log time, Must change password at next logon, Rake command, Send mail, Send Matrix message, Send Slack message, Shell command, Status, Webhook | Event based |
| Event - Save User | Add Log, Ansible playbook, Create issue, Create project, Custom values, Email, First name, Language, Last name, Login, Log time, Must change password at next logon, Rake command, Send mail, Send Matrix message, Send Slack message, Shell command, Status, Webhook | Event based |
| Scheduled - Users | Add Log, Ansible playbook, Create issue, Create project, Custom values, Email, First name, Language, Last name, Login, Log time, Must change password at next logon, Rake command, Send mail, Send Matrix message, Send Slack message, Shell command, Status, Webhook, Delete data set | Time based |
Einfach konfigurierbare Regeln: Für die Regelbedingungen nutzt Du die regulären Benutzerfilter von Redmine und benutzerdefinierte Felder für Benutzer. Damit deckst Du sehr unterschiedliche Anwendungsfälle ab.
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Hinweis: Automation Plugin benötigt Reporting Plugin als Basis. Erhältlich als Bundle Automation & Reporting oder Enterprise+.
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