Unternehmen, welche bereits mit dem DB Plugin für Redmine arbeiten, um damit projektspezifische Assets zu verwalten (z.B. physikalische Einheiten wie Laptops, Bildschirme) werden von diesem Tipp profitieren. Und können ihn so oder in ähnlicher Form für andere Einsatzbereiche nutzen.
Wer eine große Anzahl an Hardwareprodukten verwaltet, beispielsweise für Testzwecke, und diese nach einer bestimmten Zeit wieder zurück geben muss, kann sich mit Hilfe des Automation Plugins eine Regel einrichten, die ihn rechtzeitig darüber informiert, dass der Testzeitpunkt bald abläuft und eine Rückgabe der Geräte erforderlich wird.
Schritt 1: Benutzerdefinierte Felder anlegen
Hierfür erstellt man sich für den DB-Eintrag einfach ein benutzerdefiniertes Feld vom Typ Datum. Das kann man benennen, wie benötigt, beispielsweise als Ablaufdatum, Rückgabedatum, Fälligkeitsdatum etc.
Das Datumsfeld wird dem DB-Typ zugewiesen und muss für jeden DB-Eintrag dieses Typs ausgefüllt werden.
Damit benutzerdefinierte Felder für die Automatisierung genutzt werden kann, ist es notwendig bei diesen die Option Als Filter verwenden zu aktivieren. Damit können solche Felder nicht nur in allen Filterlisten von Redmine verwendet, sondern auch in der Automatierung eingesetzt werden.
Schritt 2: Automatisierungsregel festlegen
Im nächsten Schritt wird mittels Automation Plugin eine Regel erstellt, die den Anwender daran erinnert, dass das Testprodukt zurück gegeben werden muss.
- Als Trigger wird Zeitgesteuert - DB Einträge ausgewählt und ein entsprechendes Zeitintervall hinterlegt.
- Für Bedingungen muss mindestens das benutzerdefinierte Feld Datum ausgewählt werden.
- Für das Datumsfeld wird die passende Auswahl definiert, wann die Regel zutrifft. Beispielsweise Morgen.
- Für Aktionen wird eine entsprechende Benachrichtigungsaktion ausgewählt wie Sende Mail. Weitere Aktionen sind möglich und abhängig vom persönlichen Einsatzzweck.
Das war’s auch schon. Sobald die Regel Aktiv geschaltet wird, werden die entsprechenden Anwender informiert, wenn eines der von ihnen genutzten Assets demnächst abläuft.
Unser Tipp: Viele Teams sind darauf versessen sich eine Benachrichtungsemail für alle möglichen Aktionen zusenden zu lassen. Bei wichtigen Projekttätigkeiten (wie z.B. Abgabefristen) ist dies durchaus legitim. Es sollte jedoch nicht generell mit E-Mail-Benachrichtigungen gearbeitet werden. Früher oder später werden diese nämlich aufgrund der Masse an Mails vom Empfänger weniger beachtet. Besprecht im Team, welche Benachrichtigungen sinnvoll sind und auf welche man verzichten kann. Eventuell hilft es Benachrichtigungsmails zu bündeln und nur einer bestimmten Empfängergruppe zukommen zu lassen. Dies ist mit dem Automation Plugin ebenfalls möglich (via Sende Mail an Rolle).
Was ist Automatisierung von DB-Einträgen?
Die Automatisierung von DB-Einträgen reduziert den bisherigen Zeitaufwand Deines Teams für Routineaufgaben im Zusammenhang mit dem jeweiligen Eintrag und verschafft ihnen wieder etwas mehr Zeit sich auf ihre wichtigen Tätigkeiten zu konzentrieren.
Statt DB-Einträge manuell nach bestimmten Informationen oder Kriterien zu überprüfen sorgt eine eingerichtete Automatisierungsregel dafür, dass dies standardmäßig ausgeführt wird. Sobald vorher festgelegte Auslöseereignisse eintreten.
Ein Überblick über die zeit- oder eventbasierten Aktionen des Automation Plugins v3.0.3, die man mit Hilfe von Regeln ausführen kann.
Mehr nützliche Downloads gibt es auf unserer Ressourcen Seite.
Fazit: Redmine Automation hilft Fristen einzuhalten
Mit dem Redmine Automation Plugin kann man Abgabefristen leichter einhalten, wenn man eine entsprechende Erinnerungsfunktion einrichtet.
Probier es aus. In unserer Online-Demo kann die hier beschriebene Funktion getestet werden. Das Redmine Automation Plugin ist eine Funktionserweiterung für aktuelle Redmine Versionen. Mit ihm erstellt man Regeln für verschiedene Entitäten (z.B. Tickets, Projekte, Benutzer, DB-Einträge etc.). Es ist im Bundle mit dem Reporting-Plugin erhältlich (wird als Basis vorausgesetzt).
Das DB Plugin ist widerum geeignet projektbezogene Assets zu verwalten. Durch die Möglichkeit sich beliebig viele benutzerdefinierte Felder pro DB-Typ anzulegen stehen dem Anwender zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung mit dem Plugin auch individuellere Einsatzbereiche abzudecken.
Alle Informationen zu unseren Erweiterungen für Redmine gibt es auf der Produktseite. Kunden, deren Redmine den Mindestanforderungen nicht entspricht oder die lieber jemanden für die Installation und regelmäßige Pflege ihrer Redmine-Instanz beauftragen wollen, haben alternativ die Möglichkeit unser Managed Applikation Hosting für Redmine zu buchen. Hier ist das Plugin bereits Teil unseres Hosting Angebots.