Wir alle wollen bei der Verwaltung unserer Aufgaben Zeit sparen. Und gleichzeitig so produktiv wie möglich sein. Beides unter einen Hut zu bringen, kann für den einen oder anderen eine Herausforderung sein. Nicht jeder hat es im Blut, die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit zu treffen. Nicht jeder ist gleich gut darin, das Management der Aufgaben, die er erledigt, gut zu organisieren.
Wer überwiegend remote arbeitet und seine Arbeitszeit auf viele Projekte parallel aufteilt steht vor einer entsprechend hohen Anzahl an Tickets. Dazu kommen regelmäßige Status-Updates und entsprechend viele Benachrichtigungen bei Änderungen.
- Wie erledigst Du Dein tägliches Aufgabenpensum ohne Ablenkung durch zu viel nebensächliches Rauschen? Wie filterst Du die für Dich relevanten Informationen heraus?
- Wie kontrolliert erledigst Du Deine tägliche Aufgabenliste?
- Wie entscheidest Du ohne langwierige Überlegungen, was jetzt relevant ist und erledigt werden muss? Was kann bis nachher warten?
Wer hier kein strukturiertes Vorgehensmodell besitzt, der tut sich auf jeden Fall leichter, mit entsprechender Hilfe. Das Redmine Reporting Plugin liefert eine passende Funktionalität durch den Einsatz von Zählerboxen. Basierend auf benutzerdefinierte Abfragelisten erstellst Du für Dich und Dein Team einfach entsprechende Zählerboxen nach der Getting-Things-Done Methode. Und hilfst zu entscheiden, woran als nächstes gearbeitet werden soll.
Gegen mangelndes Mitarbeiterengagement vorgehen
Als Projektmanager oder Teamleiter bist Du für die Produktivität Deines Teams verantwortlich. Allerdings macht es keinen Sinn hinter allen hinterher zu laufen und vorzugeben, woran heute gearbeitet wird. Dein Team muss in der Lage sein, ein gewisses Maß an Eigenverantwortung an den Tag zu legen. Soviel Eigeninitiative muss man von einem Mitarbeiter verlangen dürfen.
Dennoch hast Du eine Möglichkeit, den Entscheidungsprozess bis zu einem gewissen Grad zu beeinflussen. Indem Du gemeinsam mit Deinem Team überlegst, wie ihr Aufgaben, die jeder mehr oder weniger dringlich zu erledigen hat, strukturieren könntet und dadurch entsprechende Vorgaben macht, was Priorität hat.
Gleichartige Aufgaben zusammen gruppieren
Um Deinen Mitarbeitern die Entscheidungsfindung zu erleichtern, haben wir eine Lösung, die hilft, ähnliche Aufgaben zusammenzufassen. Alles, was Du tun musst, ist herauszufinden, welche Struktur für die Bearbeitung von Aufgaben in Deinem Projekt sinnvoll wäre. Hier sind einige Beispiele, die bei der Zusammenfassung von Aufgaben Sinn machen könnten.
1. Aufgaben nach Priorität
Die Erledigung von Aufgaben nach Dringlichkeit oder zeitlichen Fristen ist wohl eine der häufigsten Optionen. Wer seine Tickets nach Priorität sortiert, könnte die Zählerboxen nach der GTD-Methode wie folgt aufbauen.
2. Aufgaben nach Zeiteinschätzung
Eine Möglichkeit zu entscheiden, was ich heute erledigen möchte, kann auch der zeitliche Arbeitsaufwand für ein Ticket sein. Manchmal reicht die Zeit einfach nicht für mehrere Stunden konzentrierte Arbeit. Um trotzdem etwas schnell zu erledigen, fokussiert man sich auf die Aufgaben, die schneller gehen. Hier hilft es, sich auf die Zeitschätzung einer einzelnen Aufgabe zu konzentrieren.
3. Aufgaben nach Kategorie
Es gibt Menschen, die feste Rituale in ihre Arbeitswoche einbauen. Sie konzentrieren sich darauf, bestimmte Aufgaben zu bestimmten Zeiten zu erledigen. Wichtige Besprechungen werden zum Beispiel als erstes am Morgen erledigt. E-Mails werden nur vor dem Ende des Arbeitstages beantwortet. Oder jeden Montag wird eine Marketingkampagne gestartet. Hier hilft es, sich entsprechend einer Kategorisierung auf die zu erledigenden Tickets zu konzentrieren.
4. Aufgaben nach Tracker
Eine ebenfalls beliebte Methode, die wir unseren Kunden empfehlen, ist die Strukturierung von Aufgaben nach Tracker-Status. Sie ist in der Regel für jeden Mitarbeiter - vom Novizen im Team bis zum langjährigen Veteranen - gut geeignet. Denn zum einen bildet sie den Workflow eines Tickets im Zählerboxenbereich ab. Zum anderen erleichtert es neuen Mitarbeitern, sich schnell zurechtzufinden.
Egal, welches der oben genannten Beispiele für Dich in Frage kommt. In der Regel reicht ein Blick und man erkennt leichter, wo es Sinn macht mit seinen täglichen Arbeiten im Projekt anzufangen.
Alles, was Du tun musst, damit die Getting-Things-Done-Methode mit den Zählerboxen funktioniert, ist:
- das Redmine Reporting Plugin verwenden
- die Option “Zählerboxen” für die Redmine-Hauptseite und / oder Projektübersichtsseite zu aktivieren und als Dashboard-Block hinzufügen.
- öffne die projektübergreifende Ticketliste und erstelle individuelle Abfragen für die entsprechend gefilterten Tickets. Diese werden dann für die Zählerboxen aktiviert und direkt im Anschluss verwendet.
Über die Verwendung von Zählerboxen nach dieser Methode haben wir schon einmal geschrieben. In der Plugin-Dokumentation wird auch der Einsatz und die Konfiguration genauer erklärt.
Lies unseren älteren Blogbeitrag zum Thema Getting Things Done im Projektmanagement mit Redmine, wenn Du weitere Infos hierzu benötigst.
Nützlich für
Das Redmine Reporting Plugin eignet sich für Unternehmen mit fachübergreifenden IT- und Business-Teams, die Redmine als Projektmanagement-Tool nutzen und einen besseren Überblick über Zeitpläne, Fortschritte und Budgets erhalten möchten.
Die Counterboxen lassen sich auch mit unseren anderen Produkten integrieren wie beispielsweise:
- DB-Einträge in der DB Liste (falls DB Plugin installiert ist)
- Kennwort Einträge aus der Passwort Liste (falls Passwords Plugin installiert ist)
- Anwesenheitsbuchungen aus der Liste der Anwesenheiten (falls HRM Plugin installiert ist)
- Bestimmte Benutzer aus der Benutzerliste im Adminbereich (falls HRM Plugin installiert ist)
- und einige mehr
Alle Informationen zu unseren Erweiterungen für Redmine gibt es auf der Produktseite. Das kostenpflichtige Reporting Plugin gibt es einzeln oder im Bundle mit weiteren Funktionen. Die Funktionalität kann in unserer Online-Demo ausgiebig getestet werden.