So, oder ähnlich läuft es häufig ab: nach einem Sprint Planning Meeting geht man in der Regel mit Aufgaben für etwa zwei Wochen wieder aus dem Raum. Je nach Größe und Team-Velocity bedeutet dies in vielen Fällen ein Aufgabenvolumen von etwa 6 Stunden pro Tag. An 5 Tagen die Woche - pro Projektmitglied. Hochgerechnet sind das 60 Stunden pro Teammitglied in jedem Sprint. Bei einem 5-köpfigen Team summieren sich so schnell an die 300 Stunden Tickettätigkeiten.
Dem Planungshorror in agilen Teams entkommen
An sich keine große Sache, wenn da nicht der übliche Agentur-Alltag wäre. Hier muss man aufpassen nicht zusätzlich noch mit dringenden oder schnell zu erledigenden Aufgaben konfrontiert zu werden.
Und selbst wenn Du die Situation im Griff hast, ist es nicht ungewöhnlich, dass ein Angestellter an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet. Das bedeutet, dass dieses Teammitglied nicht in der Lage ist, sich zu 100 % auf Dein Projekt zu konzentrieren. Folglich musst Du als Projektleiter die Aufgaben so verteilen, dass auch die anfallenden Tätigkeiten des Mitarbeiters in anderen Projekten entsprechend berücksichtigt werden. Von Krankheit, Forbildung und Urlaub mal abgesehen.
In der Regel ist selbst eine 14-tägige Planung recht zeitaufwändig, sobald jemand aus Deinem Team in mehrere Projekte gleichzeitig eingebunden ist. Und wenn sogar Du selbst noch einen Kollegen vertreten musst, wird die Projektplanung nochmal stressiger.
Wer jetzt immer noch damit beschäftigt ist alle Eventualitäten akribisch und manuell zu planen tut sich schwer jemals aus diesem Mikrokosmos der Projektplanung auszubrechen.
Abgesehen davon hat das nicht mehr viel mit Agilität zu tun. Eine große Herausforderung bei der Steuerung agiler Projekte ist nämlich den “administrativen” Projektaufwand so gering wie möglich zu halten.
Selbstmanagement statt Mikromanagement ist der Schlüssel dazu
Mit herkömmlichen Werkzeugen, die im klassischen Projektmanagement eingesetzt werden, wird es schwierig Mikromanagement zu vermeiden. Deswegen ist der Einsatz von Tools, die das Selbstmanagement Deines Teams fördern wichtig. Manuelle Anpassungen sollten nur im Notfall erfolgen.
Das Redmine HRM Plugin ist ein solches Tool für Redmine. Es ist ideal geeignet für agile Projektteams, die mit Redmine als Projektmanagement-Software arbeiten. Das AlphaNodes HRM Plugin hat hierfür spezielle Regeln zur Ressourcenberechnung implementiert, die es erlauben, die Zuordnung von Aufgaben so zu bestimmen, dass:
- Velocity,
- Priorität der Aufgabe,
- geschätzte Zeit für eine Aufgabe,
- sowie die Verteilung der Mitarbeiterressourcen auf mehrere Projekte
standardmäßig in Real-Time (bei der Planung) berücksichtigt werden.
Darin unterscheidet sich dieses Plugin von anderen Tools für Redmine, die derzeit auf dem Markt sind. Unser Ziel war es von Anfang an, dem zeitraubenden Mikromanagement in der Projektplanung entgegenzuwirken und den Fokus mehr auf das Selbstmanagement zu legen.
Die Regeln gelten für die Ressourcensicht der geplanten Stunden und sind für die folgenden Bereiche nutzbar:
- Projektübergreifende Ressourcenansicht
- Projektbezogene Ressourcenansicht
- Benutzerbezogene Ressourcenansicht
Kriterien, dass ein Ticket in die Ressourcenplanung einbezogen wird sind:
- es wurde in einem aktiven Projekt erstellt
- es ist einem internen Redmine-Benutzer zugewiesen
- er befindet sich in einem Ticket-Status, der nicht von der Ressourcenplanung ausgeschlossen wurde
- es enthält eine Zeiteinschätzung, wie lange es dauern könnte, die Aufgabe zu erledigen.
Als Projektleiter sollte man nur dann manuell eingreifen, wenn Dir bestimmte Aufgaben wichtiger erscheinen oder aus anderen Gründen vorgezogen werden müssen. Das HRM-Plugin ordnet automatisch die verfügbaren Tickets der beteiligten Redmine-Benutzer in dem vorgegebenen Zeitrahmen des Sprints zu.
Die Sprint-Planung sollte realistisch sein. Stopfe die Aufgabenliste nicht mit zu vielen Tätigkeiten für den Sprint voll. Gerade in einem neu zusammengewürfelten Team wird sich schnell nach dem ersten Sprint heraus stellen, was das Team tatsächlich für ein Aufgabenvolumen leisten kann.
Dies sollte bei der Sprint Planung im Hinterkopf bleiben:
- Nur soviel einplanen, wie man braucht.
- Kürzere Sprints (z.B. 2 Wochen) sind besser als lange Sprints mit vier Wochen oder mehr.
- Ein Release-Plan gibt einen guten Überblick und kann mit der Roadmap in Redmine abgeglichen werden.
- Gantt-Diagramme können ebenfalls einen guten Überblick geben, haben aber in agilen Projekten nicht den gleichen Wert wie die Ressourcenplanung des HRM Plugins, welche auch in agilen Projekten verwendet werden kann. Und die sowohl die Velocity als auch die registrierten An-/Abwesenheiten, oder andere Projektaktivitäten berücksichtigt.
- Das Team plant seine Aufgaben. Nicht der Projektleiter.
Was ist ein Release-Plan? In vielen Projekten fehlt es an Fokus und Klarheit. Deswegen müssen klare Ziele her die definieren was in welchem Zeitraum umgesetzt wird. Bei einem Release handelt es sich also um festgelegte Zeiträume, in denen an einem Teilbereich (Features, Funktionen) des Gesamtprojekts gearbeitet wird. Mit Hilfe des Reporting Plugins hat man die Möglichkeit die einzelnen Zeiträume durch die Versionen festzulegen und deren zeitlichen Verlauf in der Versionsliste aufzulisten.
Den Projektfortschritt im Auge behalten
In der Ressourcenplanung des HRM Plugins werden alle Aufgaben aufgelistet, die:
- einem internen Benutzer zugewiesen worden sind
- eine Zeitschätzung erhalten haben
- sich in einem Status befinden, der nicht von der Planung ausgeschlossen ist.
- dem Sprint Deiner Wahl zugewiesen wurden.
Schlussfolgerung: Einsatz des Redmine HRM Plugins zur Optimierung von Teams und Ressourcen
Die Verwaltung von Ressourcen in Redmine kann mit dem richtigen Ressourcenmanagement-Tool wie dem hier erwähnten HRM Plugin recht einfach werden. Das Plugin ist nur ein Teil des großen Ganzen, aber es sorgt in jedem Fall für eine Verbesserung, wenn es darum geht, das Projektmanagement und die Projektplanung mit Redmine so einfach wie möglich zu gestalten.
Die Funktionalität kann in unserer Online-Demo getestet werden. Die Ressourcenplanung ist hierbei nur ein Bereich des HRM Plugin. Es gibt weitere Funktionen wie Urlaubsplanung und Anwesenheitsmanagement, welche auch für überwiegend remote arbeitende Teams nützlich sind. Das multilinguale HRM Plugin ist im Bundle mit dem Reporting Plugin erhältlich (wird als Basis benötigt) oder Teil des Enterprise+ Bundles.