Wenn Du bereits seit längerem mit Redmine arbeitest um Deine Projekte zu managen und Aufgaben zu verwalten, dann hast Du wohl auch schon die Erfahrung gemacht, dass speziell in remote arbeitenden Teams der Kontakt zu den Mitarbeitern etwas schwierig sein kann. Speziell für die Mitarbeiter der Personalabteilung.
An dieser Stelle kommt das Redmine HRM Plugin ins Spiel. Das HRM Plugin ist eine Erweiterung für Redmine, um Arbeitszeiten zu erfassen und den Team-Einsatz zu planen. Ideal für verteilte Teams. Eine nützliche Funktion für Mitarbeiter der Personalabteilung ist die Ansicht Benutzer Performance.
Worum geht es beim Performance Management überhaupt
Beim Performance Management handelt es sich um einen Prozess, durch den Führungsmitglieder oder HR Mitarbeiter eines Unternehmens sicherstellen, dass die Aktivitäten und Leistung eines Mitarbeiters zu den Zielen des Unternehmens beitragen. Und falls dies nicht der Fall ist, den Mitarbeiter darüber informieren, heraus zu finden, warum dies so ist und Mitarbeitern die Möglichkeit geben sich zu verbessern.
Dieser Prozess macht es notwendig unterschiedliche Bereiche einfließen zu lassen. Einer ist beispielsweise sich einen Überblick über die Anwender-Aktivitäten im Bezug zu seiner Arbeitszeit zu verschaffen. Hierbei geht es weniger um die konkreten Arbeiten, sondern darum zu erkennen, ob sich die Aufgaben-Aktivitäten (in Form von Aufwandsbuchungen) des Anwenders innerhalb der vereinbarten Arbeitszeiten befinden oder nicht.
Auswertung: Benutzer Performance
Die Benutzerperformance des HRM Plugins ist eine projektübergreifende Auswertung. Sie zeigt die Aufwandsbuchungen des ausgewählten Benutzers für Ticketarbeiten an. Zugriff auf diese Information haben nur Anwender mit entsprechender HRM-Berechtigung und der aktivierten Option Benutzer Performance aktivieren in der Pluginkonfiguration.
Nachfolgende Grafik zeigt, wie so ein Profil aussehen kann. 
- Im Abschnitt 1 befinden sich allgemeine Informationen wie Arbeitszeit pro Tag, wieviel Stunden für Tätigkeiten an Tickets gebucht wurden. Ob an Tagen, die nicht zur Arbeitszeit zählen an einem Ticket gearbeitet wurde und ob es zu Überstunden kam.
- Im Abschnitt 2 sieht der Mitarbeiter optisch, ob sich alles im grünen Bereich befindet, oder ob es eine Häufung von Unregelmäßigkeiten gibt die er genauer überprüfen muss.
Zahlen sind nicht alles
Was man aus der Grafik herauslesen kann ist beispielsweise folgendes:
- ob ein Anwender der verpflichtet ist seine Aufwände zu buchen dieser Pflicht nachkommt
- ob ein Anwender zu viele oder viel zu wenig Stunden bucht
- ob ein Anwender regelmäßig auch an Nicht-Arbeitstagen bucht
- ob ein Anwender generell zu wenig / zu viele Zeiten bucht etc.
In unserem Beispiel muss man sich eigentlich keine Sorgen machen. Der Anwender hatte in dem Monat einen kleinen Ausrutscher und bewegt sich ansonsten immer innerhalb des geplanten Rahmens.
Du solltest Dir Sorgen machen, wenn der Arbeitnehmer:
behauptet, ständig beschäftigt zu sein, aber nicht wirklich viel an den zugewiesenen Aufgaben arbeitet. Hier musst Du also herausfinden, wofür er oder sie all diese Arbeitszeit aufwendet und warum. Denn wenn der Benutzer zwei Stunden am Tag mit Tickettätigkeiten beschäftigt ist und den Rest des 8-Stunden-Tages damit verbringt, in sozialen Medien herumzualbern oder E-Mail-Threads zu lesen, kann man nicht davon ausgehen, dass es ein produktiver Tag war, der Dein Unternehmen weiter bringt.
jeden Tag zu viel Zeit und Mühe mit Tickettätigkeiten verbringt und diese sogar auf Nicht-Arbeitstage schiebt (weil er das zugewiesene Aufgabenvolumen oder den vorgegebenen Zeitrahmen sonst nicht schafft). Auch so ein Fall ist nicht ideal. Der Umfang der täglichen Arbeit mit Schwerpunkt auf Stundenbuchungen zu Tickets ist nicht die Lösung, die Du anstreben sollst. Früher oder später wird sich das zu Arbeitspensum rächen. (Arbeitsfrust = Arbeitsunlust).
Tipp: Es ist besser, einen Mittelweg zu finden, mit dem alle zufrieden sind. Bewerte die Produktivität anhand von vereinbarten Zielen innerhalb eines definierten Zeitrahmes. Wird das nicht erreicht, dann ist die Benutzer Performance eine gute Anlaufstelle für Ursachenforschung.
Vorteile
- Das HRM Plugin erweitert das Standardbenutzerprofil um zusätzliche Informationen, wie beispielsweise die Benutzer-Performance.
- Das erweiterte Benutzerprofil des HRM Plugins erlaubt es Mitarbeitern der Personalabteilung nützliche Informationen zur Arbeitsweise eines Users abzurufen.
- Man kann mehr aus der Benutzerperformance heraus lesen, wenn man sich ein realistisches Ziel vor Augen hält. Immer 100% zu erwarten ist unrealistisch. Aber Werte zwischen 70 und 90% sind schon eher erreichbar (natürlich immer in Relation zu Wissen, Fähigkeiten, Aufgabenstellung und notwendige Nebentätigkeiten).
Teste die HRM Funktionen für Redmine
Das HRM Plugin ist eine Erweiterung für Redmine Reporting Plugin. Beide Plugins sind im günstigeren Bundle erhältlich. In unserer Online Demo kann die hier genannte Funktion und noch mehr getestet werden.