Kleine Projektteams verzichten gerne auf die Planung zur Umsetzung von Projekten. Grund ist die Annahme, dass ja alles wie immer laufen wird:
- wir sind ja nur wenig Leute, da muss man nicht groß planen, das läuft einfach wie gewohnt.
- jeder macht sein Ding, wie immer. Caro designt, Fritz entwickelt, Jo administriert und entwickelt ebenfalls etwas. Peter koordiniert und spricht sich mit dem Kunden ab. Und im Notfall übernimmt er noch die administrativen Aufgaben von Jo, wenn es eng wird.
- jeder weiß prinzipiell was zu tun ist, die Aufgaben sind fast immer gleich.
- zur groben Planung nimmt man Excel zur Hilfe. Das hat man eh schon im Einsatz. Also alles klar, alles easy.
Die Excelplanung steht. Das Projekt beginnt. Der Kunde ist neu. Nach dem ersten Präsentationsmeeting gibt es Unstimmigkeiten bei der bisherigen Umsetzung. Manche Aufgaben sind doch komplexer als gedacht. Oder der Kunde wollte es anders, als von uns umgesetzt. Unglücklicherweise fällt Caro 2 Tage aus - ein familiärer Notfall. Aber der eingeplante Puffer von Peter deckt das ab.
Blöd nur, dass Fritz plötzlich von der Personalabteilung die Info erhält, dass er noch seinen 5tägigen Rest-Urlaub vom Vorjahr nehmen muss (Damit er nicht verfällt). Eigentlich kein Problem, denn Jo kann ja hier einen Teil davon abdecken. Allerdings ist Jo zu 40% auch noch in andere Projekte involviert. Der hat gar nicht die Zeit für die Mehrarbeit.
Besser, wir holen noch jemand neues ins Boot. Aber wer aus dem Unternehmen einspringen könnte ist aktuell unklar. Die Exceltabelle gibt darüber keine Auskunft. Eine unbürokratische Möglichkeit sich hierüber schnell und ohne große Absprachen zu informieren, gibt es nicht. Bis zur Besprechung mit der Chefetage sind es noch 3 Tage. Zwischenzeitlich ist kein passender Ansprechpartner verfügbar.
Peter beginnt zu rotieren. Die ungeplanten Teamausfälle gefärden bereits den Projektabschluss. Zusätzlich signalisiert der jetzt schon unzufrieden wirkende Kunde erste Änderungswünsche. Die muss er erst noch entsprechend in die neue Planung einarbeiten, wofür er eigentlich gerade gar keine Zeit hat. Peter erkennt plötzlich, dass die angestrebte Deadline eigentlich nicht mehr realistisch ist. Vom ursprünglich eingeplante Budget ganz zu schweigen. Die Tabellenkalkulation hat hier ausgedient. Ein anderes Tool muss her, damit er das Ruder noch herum reißen kann. Nur hat er für Recherchen momentan nicht den Kopf frei.
Statische Tabellenkalkulationen sind für flexibel agierende Teams ungeeignet
Wenn jedes Projekt nach dem Schema F abläuft und keine besonderen Vorkommnisse sind, ist eine Tabellenkalkulation zur Ressourcenplanung möglich. Insofern man die dafür nötige Zeit zur Datenpflege investieren mag. Und natürlich bereit ist, mit eventuellen Ungenauigkeiten zu leben.
Will man effiziener Arbeiten und auf übliche Eventualitäten besser vorbereitet sein, dann kommen Tools wie das Redmine HRM Plugin ins Spiel.
Ins Projektmanagement integrierte Ressourcenverwaltung bevorzugen
Mit einer in Redmine integrierten Ressourcenplanung und Kapazitätsverwaltung erhält man nicht nur Einblick in Zeit und Mitarbeiterverfügbarkeit. Änderungen an den Aufgaben (z.B. erhöhter Zeitaufwand oder zusätzliche Tätigkeiten) werden direkt übernommen. Möchte man die Deadline einhalten und benötigt zusätzliche Mitarbeiter hilft die visuelle Darstellung einer Ressourcenplanung dabei.
Die Multiprojektfähigkeit berücksichtig auch immer die Arbeit von Mitarbeitern in anderen Projekten. Die integrierte Anwesenheitsverwaltung sorgt dafür, dass eventuelle Abwesenheiten (Feiertage, Krankheit, Urlaub, Schulungen etc.) in die Planung mit einfließen und für alle Beteiligten einsehbar sind.
Vergleich Tabellenkalkulation versus HRM Plugin
| Tabellenkalkulation | HRM Plugin | |
| Fehleranfälligkeit und Ungenauigkeit | Ist bei Tabellenkalkulation höher, denn manuelle Eintragungen verursachen Fehler. Sind Formeln hinterlegt und werden die aus Versehen gelöscht, ist eine Berechnung nicht mehr brauchbar. | Integrierte Automatismen reduzieren die Fehleranfälligkeit durch unsachgemäße Anwendung |
| Zeitaufwand | Ist bei Tabellenkalkulation hoch bis sehr hoch, denn der Abgleich mit Stundenzetteln, Urlaubsanträgen, Berichten und anderen Informationen erfolgt manuell und muss in der Regel gegengeprüft werden. | Ist beim HRM Plugin eher geringt, weil es in Redmine integriert ist, und auf die bereits dort hinterlegten Daten (Aufwandsbuchungen, Zeitschätzungen, An- und Abwesenheitsbuchungen etc.) zugreift. |
| Erschwerte Zusammenarbeit | Ist bei Tabellenkalkulation höher, auch wenn diese zentral auf einem System abgelegt sind. Zugriff auf externe Systeme zur Abrufung von Informationen fällt Anwendern generell schwer. Unsicherheit hinsichtlich Aktualität ist hoch. Abstimmungsprozesse sind dadurch verlangsamt. Änderungswünsche benötigen Zeit zur Umsetzung. Verzögerungen im Projektablauf sind vorprogrammiert. | Das HRM Plugin ist nahtlos in Redmine integriert. Es ist somit bereits zentral abrufbar und enthält reale Daten, was Abstimmungsprozesse vereinfacht und für bessere Transparenz sorgt. Auf Änderungen kann direkt Einfluss genommen werden. |
| Messbarkeit des Projektfortschritts | Ist bei Tabellenkalkulation nicht möglich, da der vollständige Projektüberblick fehlt, der in der Regel täglich statt findet und nicht in Real-Time in der Tabellenkalkulation aktualisiert wird. | Das HRM ist vollumfänglicher Teil von Redmine. Hier lässt sich der Projektfortschritt visuell darstellen und leicht überwachen. Ohne großen Umstand und ohne großen Zeitaufwand werden einzelne Projekte oder mehrere Projekte parallel verfolgt. |
| Multiprojektfähigkeit | Ist bei Tabellenkalkulation schwer möglich, denn sie konzentriert sich auf ein Projekt. | Das HRM Plugin ist Multiprojektfähig. Es berücksichtigt die Verfügbarkeit von Teammitgliedern immer auch bezogen auf deren Tätigkeiten in anderen Projekten. |
Wer Redmine HRM Plugin verwendet kann vorausschauender planen und mit plötzlich ändernden Situationen besser umgehen. Die Nutzung realer Daten bildet das, was geplant ist mit dem was tatsächlich passiert entsprechend realistisch ab. So sieht man besser, wie lange Projekte tatsächlich dauern und wie rentabel sie letztlich sind.
Redmine HRM testen
Möchtest Du mehr über die Redmine HRM Funktionen erfahren? Ausführliche Infos zu Funktionen, Vorteilen und Preisen findest Du auf unserer Website. Oder schau Dir die Möglichkeiten doch mal in unserer Online-Demo an: Unsere öffentliche Demo-Instanz ist jederzeit verfügbar und prima geeignet, um sich einen ersten Eindruck zu verschaffen.