Optimierte Arbeitsabläufe erlauben auf längere Sicht mehr Zeit für Wesentlicheres. Mehr Freude an der Arbeit. Ergo mehr Effizienz und Kundenzufriedenheit. Punkte die wichtig sind, wenn man sich mit seinem Unternehmen Wettbewerbsvorteile sichern möchte.
Vor allem, wenn die Mehrheit der Mitarbeiter im Homeoffice oder Außendienst tätig ist. Und man nur virtuell Zugriff auf deren Arbeitspensum hat.
Worauf zielt eine Ressourcenplanung ab?
Ziel einer Software für Kapazitätsplanung / Ressourcenplanung ist die optimale Auslastung seiner Mitarbeiter zu steuern.
Wer schlecht plant, oder im schlimmsten Fall gar nicht riskiert vor allem in Remote-Teams:
- dass Mitglieder aus dem Team nicht ausgelastet sind.
- Auf Aufgaben warten müssen.
- Zuviele Aufgaben abzuarbeiten haben (Überstunden, Wochenendarbeit etc.)
- Dass sich der Projektabschluss verzögert (einhergehend mit höheren Kosten).
- Oder der Start neuer Projekte verspätet (einhergehend mit Kundenunzufriedenheit).
- Bei plötzlichen Veränderungen (Krankheit, Kündigung, sonstige Abwesenheiten) einen Plan B braucht.
Grundlegende Funktionen einer Ressourcenplanungssoftware
Vor allem wenn es schnell gehen muss, weil plötzlich Bedarf für einen Ressourcenplanung erkannt wird, nutzen viele Unternehmer hierfür einfach eine Tabellenkalkulation. Beispielsweise Excel.
Für kleine Teams mit wenig parallelen Projekten oder einem langfristigen Kundenauftrag, ist das ausreichend. Vor allem, wenn man erste Erfahrungen in dem Bereich sammeln möchte. Bei mehr als einer Hand voll Mitarbeiter stößt dieser Lösungsansatz aber schon an gewisse Grenzen. Grund:
- Fehleranfällig, da manuelle Tätigkeiten notwendig sind.
- Schlecht im Team teilbar. Risiko von Datenverlusten und veralteten Daten ist hoch, sowie eine lange Bearbeitungszeit sicher.
- Zu zeitaufwändig in der Verwaltung, da alles manuell eingepflegt und oft von mehreren Personen überprüft werden muss und man nicht immer so flexibel auf Änderungen reagieren kann, wie man es gerne möchte.
Jeder muss für sich entscheiden, ob er mit den Nachteilen einer Ressourcenplanung via Excel leben kann. Wir sind der Meinung, dass eine fertige Lösung die bereits in die genutzte Projektmanagementsoftware integriert ist, die bessere Wahl wäre. Hierbei sind folgende Funktionen wichtig:
- Einem Mitarbeiter können verschiedene Aufgaben (z.B. aus unterschiedlichen Projekten) zugewiesen werden.
- Der Mitarbeiter erhält eine Übersicht der zugewiesenen Aufgaben entsprechend der geplanten Ausführungszeit, damit er sie erledigen kann.
- Eine visuelle Darstellungsform, welche die Auslastung einzelner Mitarbeiter oder des gesamten Teams anzeigt und nach bestimmten Metriken filterbar ist.
- Es werden Versionszeiträume unterstützt, um die Umsetzung bis zur geplanten Deadline sicher stellen zu können. Oder anhand der aktuellen Ist-Daten einen alternativen Termin für ein Produkt-Release zu bestimmen.
All das und noch mehr ermöglicht eine Ressourcenplanung wie beispielsweise Redmine HRM Plugin. Außerdem erfasst ein Produkt wie dieses immer den aktuellen Ist-Zustand basierend auf den eingepflegten Datenbestand. Was wichtig ist, möchte man seine Arbeitsprozesse kontinuierlich optimieren.
Kapazitätsfragen schnell beantworten
Zeitsparend beantwortet das Redmine HRM Plugin unter anderem folgende Fragen:
- Wer ist aktuell nicht genügend ausgelastet und hat Kapazitäten frei?
- Werden die geplanten Arbeiten im Zeitraum x abgeschlossen?
- Wann ist der nächste freie Zeitslot für ein neues Projekt?
- Wer aus dem Team ist überlastet und arbeitet länger als geplant? An wen kann dieser alternativ Arbeiten auslagern?
- Bei welchen Aufgaben gibt es Probleme, die eine Fertigstellung verzögern?
Vor allem die letzte Frage hilft bei der Optimierung von Arbeitsabläufen. Treten vermehrt Probleme in der Ressourcenplanung auf, ist das auf jeden Fall ein Zeichen für Verbesserungsbedarf.
Einzelne Arbeitsabläufe sind wahrscheinlich nicht optimal definiert und erfordern eine genauere Analyse zu den möglichen Schwachstellen. Hierzu schaut man sich in der Ressourcenplanung des Redmine HRM Plugins die Infobox Hinweise / Probleme in der Ressourcenzuweisung genauer an:
- Welche Aufgaben bereiten Probleme und warum?
- Häufen sich die Probleme bei bestimmten Mitarbeitern? Falls ja, warum?
- Handelt es sich um Fehler aufgrund Überlastung, mangelnder Arbeitsqualität, schlechter Kommunikation, mangelnder Information, mangelnden Wissens?
Um Arbeitsprozesse verbessern zu können, hilft es bestimmte Kriterien festzulegen. Dieser Abschnitt in der Ressourcenansicht kann dabei helfen.
Flexibel auf Kundenbedürfnisse reagieren. Automatismen machen es möglich.
Vor allem in längerfristigen Projekten ändern sich die Rahmenbedingungen ständig. Kunden haben oft Schwierigkeiten das gewünschte Ergebnis zu formulieren, bis sie es sehen. Projektleiter können nicht alle Eventualitäten abschätzen, bis sie passieren. Das erfordert eine gewisse Flexibilität, nicht nur seitens der Mitarbeiter, sondern auch seitens der eingesetzten Software zur Kapazitäts- und Ressourcenübersicht.
Das Redmine HRM Plugin ist entsprechend flexibel einsetzbar, denn:
- es arbeitet mit Automatismen auf Basis bestimmter Regeln zur Ressourcenplanung. Die sollen für mehr Struktur und ein standardisiertes Vorgehen bei der Planung sorgen. Ziel ist es Mikromanagement (und den dafür nötigen Zeitaufwand) zu reduzieren und die automatische Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeitern zu fördern. Nur im Notfall sollte manuell eingegriffen werden.
- es berücksichtig neu eintreffende Aufgaben sofort und integriert diese ohne großen Aufwand in die bestehende Planung. Man sieht beispielsweise gleich, ob es dadurch zu erheblichen Verzögerungen in anderen Projekten kommt. Oder ob der Zeitplan noch im grünen Bereich liegt. Auch Änderungen an bestehenden Aufgaben werden direkt in die Planungsansicht übernommen. Etwa, wenn sich die zeitliche Schätzung erhöht. Mitarbeiter ausfallen oder weniger Zeit zur Verfügung haben etc.
HRM Plugin Vorteile zur Arbeitsprozessoptimierung
Das Redmine HRM Plugin erweitert die Basisinstallation von Redmine um zahlreiche Zusatzfunktionen. Hier ein paar Vorteile, welche das HRM Plugin speziell für die Optimierung von Arbeitsprozessen mit bringt.
| Arbeitsprozessoptimierung | Redmine Basis | HRM Plugin |
| Erfassung / Ausgabe des Ist-Zustands | ||
| Übersichtliche Ressourcendarstellung, filterbar nach relevanten Metriken | - | |
| Analyse-Möglichkeiten durch Hinweise | - | |
| Definierte Regeln / Automatismen für Ticketzuweisung in Ressourcenansicht | - | |
| und vieles mehr... | - |
Merke
- Das Redmine HRM Plugin bildet den aktuellen Ist-Zustand der hinterlegten Daten im System ab. Das ermöglicht eine kontinuierlich Analyse zur Optimierung von Arbeitsprozessen.
- eingebaute Automatismen und Zuweisungsregeln senken den Zeitbedarf für die Planung von Aufgaben, erhöhen die Effizienz und erlauben flexible auf Änderungen zu reagieren.
- Integrierte Zeiterfassung erlaubt weitere Analysen zu den gebuchten Aufwänden.
Redmine HRM Hilfe
Wenn Du weitere hilfreiche Tipps zur Arbeit mit dem Redmine HRM Plugin brauchst, dann hol Dir die Hilfe im PDF-Format aus unserem Supportbereich. Als Kunde mit gültiger Supportlizenz hast Du darauf Zugriff.
Redmine HRM testen
Möchtest Du mehr über die Redmine HRM Funktionen erfahren? Ausführliche Infos zu Funktionen, Vorteilen und Preisen findest Du auf unserer Website. Oder schau Dir die Möglichkeiten doch mal in unserer Online-Demo an: Unsere öffentliche Demo-Instanz ist jederzeit verfügbar und prima geeignet, um sich einen ersten Eindruck zu verschaffen.