Ein einzelnes Projekt in Redmine zu betreuen ist übersichtlich. Bei fünf Projekten fängt das Klicken an: Ticketliste im ersten Projekt, zurück, nächstes Projekt, wieder von vorn. Am Ende hast du fünf Listen gesehen und weißt trotzdem nicht, wo es gerade hakt.
Das Taskboard des Reporting Plugins gibt es auch projektübergreifend. Alle Tickets aus allen Projekten, auf die du Zugriff hast, liegen dann auf einem Board.
Das Board funktioniert auch außerhalb eines Projekts
Die meisten kennen die Board-Ansicht aus einem einzelnen Projekt. Sie steht aber genauso in der projektübergreifenden Ticketliste zur Verfügung, also in der Ansicht, die du über das Hauptmenü öffnest und die alle Tickets zeigt, auf die du Zugriff hast.
Innerhalb eines Projekts zeigt dir das Board den Stand dieses einen Projekts. Projektübergreifend zeigt es den Stand deines gesamten Bereichs.
Nach Projekt gruppieren
Interessant wird die Ansicht mit der Gruppierung. Wählst du Projekt, bekommt jedes Projekt eine eigene durchgehende Zeile über alle Status-Spalten hinweg. Solche Zeilen heißen Swimlanes.
Damit siehst du auf einen Blick:
- in welchem Projekt die meisten Tickets in “Review” hängen
- welches Projekt nichts in Arbeit hat, obwohl es laufen sollte
- wo sich Arbeit staut, die vor drei Wochen noch lief
Eine Ticketliste zeigt dir das so nicht, egal wie gut du filterst.
Das Board nutzt dieselbe Drag-and-Drop-Logik wie in der Projektansicht. Ziehst du eine Karte in eine andere Projektzeile, wechselt das Ticket das Projekt. Praktisch für Tickets, die im falschen Projekt gelandet sind, denn du musst sie dafür nicht einzeln öffnen.
Nach Person gruppieren
Die zweite Gruppierung, die projektübergreifend Sinn ergibt, ist Zugewiesen an.
Innerhalb eines Projekts siehst du damit, wer woran arbeitet. Über alle Projekte hinweg siehst du die tatsächliche Gesamtlast einer Person.
Das fehlt im Projektalltag oft. Jede Projektleitung sieht ihr eigenes Projekt und zählt drei offene Tickets bei der Kollegin. Tatsächlich sind es drei bei dir, vier im nächsten Projekt und fünf im übernächsten. Erst über alle Projekte hinweg wird sichtbar, dass sie nicht langsam arbeitet, sondern überbucht ist.
Große Ticketmengen bremsen das Board nicht
Viele Teams probieren projektübergreifende Boards gar nicht erst aus, weil sie eine unbenutzbare Ansicht bei ein paar tausend Tickets erwarten. Bei manchen Board-Lösungen ist die Sorge berechtigt. Sie laden entweder alles auf einmal, oder sie ziehen eine harte Grenze ein, oft bei 500 Einträgen, und zeigen darüber hinaus nichts mehr an.
Das Taskboard lädt zunächst nur eine festgelegte Anzahl Tickets pro Spalte und holt den Rest beim Scrollen nach. Bei einem gruppierten Board gilt das auch für die Swimlanes, weitere Gruppen kommen also automatisch dazu. Ein hartes Limit gibt es nicht, einen “Mehr laden”-Button ebenso wenig. Du scrollst einfach weiter.
Deshalb baut sich auch die Ansicht über alle Projekte bei großen Ticketmengen ohne spürbare Wartezeit auf. Genau dort, wo ein Board am meisten bringt, also bei vielen Projekten und vielen Beteiligten, bleibt es benutzbar.
Das Board scrollt dabei als eine Einheit. Die Mitglieder-Leiste und die Status-Überschriften bleiben oben sichtbar, du weißt also auch nach 200 Karten noch, in welcher Spalte du gerade bist.
So richtest du die Ansicht ein
Speicher dir die Ansicht als Abfrage ab, dann ist sie für dich und dein Team einen Klick entfernt:
- Öffne die projektübergreifende Ticketliste über das Hauptmenü
- Setz deine Filter, typisch ist “Status = offen”, eventuell eingegrenzt auf die Projekte deines Bereichs
- Wechsle unter Optionen bei Ergebnisse anzeigen als auf Board
- Wähle bei Gruppiere Ergebnisse nach entweder Projekt oder Zugewiesen an
- Speichere die Abfrage, gib ihr einen sprechenden Namen und teile sie mit deinem Team
Bewährt haben sich zwei gespeicherte Ansichten nebeneinander: eine nach Projekt gruppiert für den wöchentlichen Blick über alle Projekte, eine nach Person gruppiert für die Frage, wer gerade zu viel hat.
Eine Einschränkung solltest du kennen: Die Gruppierung nach Kategorie gibt es projektübergreifend zwar, aber Drag & Drop ändert dann nur den Status und nicht die Kategorie. Das liegt an Redmine selbst, denn Kategorien werden pro Projekt definiert. Ein projektübergreifendes Verschieben wäre nicht eindeutig.
Für wen sich das lohnt
Nicht für jeden. Wer ein einzelnes Projekt betreut, fährt mit der Projektansicht besser, weil sie weniger Rauschen enthält.
In drei Situationen lohnt sich die projektübergreifende Ansicht:
- Teamleitung mit mehreren Projekten: der wöchentliche Blick, wo etwas klemmt
- Support und interne Dienstleister: Tickets kommen aus vielen Projekten, das Team ist aber dasselbe
- Ressourcenplanung: wer über alle Projekte hinweg wie viel offen hat
In allen drei Fällen ersetzt ein Board eine Reihe von Einzelabfragen. Anders als ein Bericht, den jemand zusammenstellen muss, ist es immer aktuell.
Alle Informationen zu unseren Erweiterungen für Redmine gibt es auf der Produktseite. Das kostenpflichtige Reporting Plugin gibt es einzeln oder als Teil unseres Business-Class Bundle, sowie dem Enterprise+ Bundle. Die hier beschriebene Funktion kann in unserer Online-Demo ausgiebig getestet werden.