Mit der Redmine Basisinstallation wird ein Wiki System mitgeliefert, welches sich auf die Erfassung und Gestaltung von Inhalten konzentriert. Zum Beispiel projektbezogene oder unternehmensbezogene Inhalte. Mit Hilfe des Wiki Systems ist es möglich, dass mehrere Personen kollaborativ an einem Wiki-Inhalt arbeiten. Die Benutzer können den Redmine Wiki-Inhalt nicht nur lesen, sondern direkt bearbeiten. Hierfür steht die typische Wiki-Funktionalität bereit: die Bearbeitungsfunktion, die Wiki-Syntax und die Versionsgeschichte.
Die Arbeit mit dem Redmine Wiki liefert die gleichen Vorteile einer herkömmliche Wiki. Es sind keine HTML-Kenntnisse notwendig, es ist relativ unkompliziert zu handeln, sofort sichtbar und aufgrund der bereits existierenden Redmine Installation sofort verfügbar. Dieser Artikel befasst sich mit dem effektiven Einsatz der Redmine Wiki im Projektmanagement.
##Wikis im Projektmanagement Im Projektmanagement sind Wikis zur Schaffung und Erhaltung von mehr Transparenz, sowie zur Steigerung der Produktivität wichtig.
- Sie liefert eine zentrale Anlaufstelle für wichtige Informationen - sei es projektbezogene oder unternehmensbezogene Infos.
- Sie sorgt für die Verbesserung der projektinternen Kommunkation.
Typische Probleme in Software-Projekten aufgrund mangelnder, unzulänglicher, veralteter und schwer zugänglicher Dokumentation sind:
- Kommunikationsprobleme aufgrund von Missverständnissen, oder weil kein gemeinsamer Nenner erreicht wird.
- Sinkende Effizienz. Es wird zuviel Zeit in das Lesen, Schreiben, Weiterleiten, Archivieren etc. von Mails, sowie dem Aktualisieren der Verteiler investiert. Aufgrund zu hohen Mailaufkommens gehen wichtige Informationen verloren.
- Fehlende Transparenz. Wo befindet sich die aktuelle Information? Wurde diese an alle Mitglieder verschickt? Sind veraltete Dokumente im Umlauf? Wie gelangen neu ins Team geholte Mitglieder ohne großen Aufwand an die nötigen Infos der vergangenen Projektzeit?
Typische Wiki-Inhalte im Projektmanagement
Zentral abgelegte Dokumentation innerhalb eines Projekts hilft Teams, ihr Projektziel effizient, sicher und mit besserer Qualität zu erreichen.
- Knowledge-Transfer
- FAQ zum Projekt bzw. dem Unternehmen (z. B. Kontaktmöglichkeiten und Daten aller Projektbeteiligten und deren Funktion)
- Dokumentation zur Projektumgebung (z.B. Installations- und Konfigurationsanweisungen im Umgang mit den im Projekt verwendeten Werkzeugen, Verzeichnisse etc.)
- Beschreibungen für Konfigurationselemente
- Prozessbeschreibungen (z.B. Use Cases, Test Cases, Umgang mit Tickets, Defects, Changes etc.)
- Qualitätsmanagement-Vorgaben (z.B. Audits, Releaseplan, Deploymentvorgaben)
Redmine Wiki im Einsatz
Eine Vielzahl von Unternehmen setzen Wikis ein. Viele davon nutzen speziell Redmine. Hauptsächlich, weil es OpenSource ist und keine zusätzlichen Kosten für Softwarelizenzen anfallen. Die Wiki-Syntax ist relativ einfach und für die meisten Dokumentationszwecke ausreichend (siehe Abbildung). Zu den Kernfunktionen der Redmine Wiki gehören:
- Bearbeiten
- Beobachten
- Sperren
- Umbenennen
- Löschen
- Historie
Der folgende Abschnitt befasst sich mit Vor- und Nachteilen der Redmine Wiki und gibt ein paar Empfehlungen, die einen effektiven Einsatz möglich machen.
Vorteile der Redmine Wiki
Der Einsatz der Redmine Wiki im Projektmanagement liefert folgende Vorteile.
- Unterstützt die One-to-many Kommunikation.
- Einfacher, zentraler Zugriff auf Projekt-Informationen. Keine zusätzliche Systemanmeldung nötig, zentrale Suche über Redmine einsetzbar.
- Teamarbeit wird gefördert und vereinfacht. Sowohl intern als auch bei der Zusammenarbeit mit externen Unternehmen und Freiberuflern.
- Jeder darf - basierend auf seiner Rolle - alles bearbeiten und erweitern. Es ist kein technisches Wissen, oder HTML-Kenntnisse für die Bearbeitung notwendig.
- Die Versionierung ermöglicht relativ einfach das Herstellen und Vergleichen unterschiedlicher Versionen eines Inhalts. Änderungen, sowie deren Autoren sind leicht nachvollziehbar.
- Kollektives Arbeiten in einem Dokumentenbereich ist einfach möglich.
- Das Aktivitätsprotokoll ermöglicht die Überwachung der Tätigkeit in der Wiki.
- Redmine Wiki Inhalte sind als PDF, HTML und TXT Dateien abrufbar.
- Aktuelle Dokumentation wird sofort jedem Team-Mitglied verfügbar gemacht.
- Die Hürde etwas zu dokumentieren wird erheblich vereinfacht. Zum Beispiel indem man eine Wiki-Seite für die Dokumentation erstellt und den Link dazu in das Ticket einbaut.
Praktische Möglichkeiten zum Einsatz der Redmine Wiki
In diesem Abschnitt zeige ich ahnand einiger Beispiele, für welche Tätigkeiten man eine Wiki überhaupt verwenden kann:
A) Manager mit oder ohne Führungsverantwortung Wikis können hier etwa hilfreich sein bei der Organisiation von Meetings und Verwaltung von Aufgaben:
- Auf anstehende Meetings hinweisen (Ort, Zeit, Teilnehmer, Thema etc.)
- Agenda erstellen
- Notizen während des Meetings vornehmen
- Protokoll des Meetings erstellen
Wenn jeder im Unternehmen weiß, wo die Infos zentral abgelegt und zu finden sind, können die Teilnehmer des Meetings kurz danach die Wiki mit den relevanten Informationen aufsuchen. Das Versenden von E-Mails fällt weg.
B) Mitarbeiter von WEB oder IT Abteilungen Hier kann eine Wiki hilfreich sein, um das Ergebnis von Recherchearbeiten oder durchgeführten, zeitaufwendigen Arbeiten zu dokumentieren:
- Dokumentation unterschiedlicher Tätigkeiten wie Anlegen von User-Daten, Konfigurationshinweise, Systemhinweise
- Definition von Arbeitsabläufen
- Erstellung von FAQs für Unternehmensmitarbeiter bei häufig auftretenden Problemen
- Aufbau einer Wissensdatenbank
Nur zu oft fallen Mitarbeiter aufgrund von Urlaub oder Krankheit aus, oder scheiden aus dem Unternehmen aus. Nur bei ausreichender, zentral abgelegter Dokumentation entstehen in diesem Fall keine schwerwiegenden Ausfall- und Einarbeitungszeiten. Sensible Daten sollten natürlich entsprechend den Zugriffsrechten geschützt werden.
C) Mitarbeiter von Marketing oder Design Abteilungen Hier kann eine Wiki hilfreich sein zum Management und Sammeln von Ideen. Und speziell im Marketingbereich zur Sammlung von Ideen für die Kundenbindung und geplanten Marketingaktionen. Die Wiki liefert Raum für mehr Kreativität, Kommunikation und Möglichkeit zur Kritik. Je nach Rollen- und Rechteverteilung kann man hier durchaus auch mit dem Kunden direkt zusammen arbeiten und diesem Zugriff auf die Wiki gewähren.
C) Geschäftsführer Viele Geschäftsführer haben oft Sekretärinnen, die ihnen schriftliche Arbeiten abnehmen. Dennoch ist auch für sie ein Unternehmenswiki von zentraler Bedeutung. Auch ein Geschäftsführer kann dort Notizen ablegen und diese seiner Sekretärin für weitere Bearbeitung zukommen lassen. Gleichzeitig hat er die Möglichkeit in Gesprächsprotokolle, oder geplante Meetings seiner unterschiedlichen Abteilungen Einblick zu erhalten. Er ist immer informiert über die geplanten oder aktuellen Vorgänge in seinem Unternehmen.
Beobachtete Probleme im Umgang mit Redmine Wiki
Natürlich gibt es auch mögliche Probleme im Umgang mit der Redmine Wiki abzuwägen. Diese wären:
- Nicht ausreichend dokumentierte Wiki-Syntax. Es gibt Formatierungen wie etwas das Arbeiten mit Tabellenstrukturen, die nicht dokumentiert sind, aber oft benötigt werden.
- Eingeschränkte Layout Möglichkeit. Die Darstellung ist auf die HTML-Fähigkeit begrenzt. Bilder lassen sich nur per Anhang einbinden. Das bereitet vor allem grafisch angehauchten Benutzern oft Probleme.
- Unzureichender Hinweis auf die Wiki. Vor allem in großen Unternehmen wird nicht ausreichend auf den Einsatz der Wiki hingewiesen. Oft gerät deren Existenz nach mehreren Wochen in Vergessenheit. Nur zu leicht werden Mitarbeiter, vor allem aus der Führungsetage dazu verleitet, wieder mit dem Versenden von Dokumenten per Mail zu beginnen. Besser immer wieder per Direktlink auf die Existenz der Wikiseite verlinken und darauf bestehen diese zu nutzen.
Empfehlungen
Damit der Umgang mit der Wiki erfolgsversprechend wird, gibt es hierzu ein paar Empfehlungen.
Nochmal kurz zusammengefasst, damit die Wiki-Einführung klappt:
- Strukturiertes Vorgehen ist wichtig.
- Ausbildung der Mitarbeiter auch.
- Definition klarer Regeln und Zuständigkeiten.
- Nützliche Erweiterungen erleichtern die Arbeit.
1. Wichtig ist ein strukturiertes Vorgehen. Von Anfang an sollte (z.B. in der FAQ) festgelegt werden, was in der Redmine Wiki dokumentiert wird und in welcher Art und Weise. Was wird nicht in der Wiki festgehalten und wo ist dies besser aufgehoben ist. Was geht mit der Wiki und was funktioniert nicht? Es darf nie mit einer leeren Wiki begonnen werden. Bevor das restliche Team oder gar das gesamte Unternehmen auf die Wiki los gelassen wird, sollte eine Basis-Struktur vorhanden sein und wichtige Bereiche schon mit fundierten Informationen gefüllt sein. Am besten überlegt man sich, welche Inhalte in der Wiki abgebildet werden sollen. Arbeitet ein Strukturkonzept aus. Legt die Basis dafür an und startet man mit einer sogenannten Pilotgruppe. 2. Ausbildung Damit alle Mitarbeiter des Teams bzw. des Unternehmens mit der Wiki klar kommen, darf man sich nicht auf deren persönlicher Einschätzung zur Wiki verlassen. Ein Wikisystem ist so primitiv anzuwenden und enthält die einfachsten Strukturierungsmöglichkeiten. Auch Nicht-Techniker kommen in der Regel sehr gut damit klar. Dennoch ist es für eine erfolgreiche Einführung wichtig, dass durch Schulungen von Anfang an klar gemacht wird, was einen Mitarbeiter erwartet und was von ihm erwartet wird. Viele haben eine falsche Vorstellung was auf sie zukommt und dem muss man gleich entgegen wirken. Eine Schulung - gleich zu Beginn der Wiki Einführung - sollte deshalb eingeplant werden. So stellt man sicher, dass jeder weiß, worum es geht und warum der Einsatz der Wiki für das Projekt bzw. das Unternehmen relevant ist. Man stellt sicher, dass jeder weiß wie man mit der Wiki (und der Wiki-Syntax) umgeht. Was hinein gehört und was nicht. Man ermöglicht jedem Mitarbeiter offene Fragen zu klären. Man kann noch einmal sicher stellen, dass jeder Mitarbeiter Zugriff auf das System hat. 3. Klare Regeln und Zuständigkeiten Durch die klar vorgegebene Struktur und die durchgeführte Einführung in die Wiki sollte jedem Team-Mitglied oder jedem Unternehmensmitarbeiter klar sein, wie und wozu die Wiki eingesetzt wird. Diese Regeln und Zuständigkeiten sollten in der Wiki noch einmal dokumentiert werden. Es muss regelmäßig auf diese Bereiche hingewiesen und es sollte auch regelmäßig deren Einhaltung überprüft werden. Am besten benennt man im Team jemanden, der für die Wiki zuständig ist, Fragen beantwortet, Fortschritte beim Arbeiten mit der Wiki beobachtet und regelmäßig auf die Wiki-Existenz und deren Notwendigkeit hinweist. 4. Nützliche Erweiterungen integrieren Jede Wiki ist erweiterbar. Auch für Redmine Wiki gibt es nützliche Plugins, die den Funktionsumfang erheblich erweitern. Abhängig von den Unternehmensbedürfnissen sollte abgewägt werden, ob das eine oder andere Plugin für die Wikierweiterung Sinn macht.
Drucken von Wikiseiten
Als Ergänzung zu einem Kommentar hinsichtlich der Druckmöglichkeit von Redmine-Wikieinträgen: Wiki Inhalte lassen sich auch drucken. Am Ende jeder Wikiseite findet man in Redmine die Links Auch abrufbar als: PDF HTML TXT. Möchte man den Inhalt der aktuell geöffneten Seite als PDF-Datei haben, klickt man auf den entsprechenden Link. Implementierte Bilder / Screenshots werden auch in den aktuelleren Redmine Versionen in die PDF-Datei übernommen und können somit auch ausgedruckt werden.
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