Im Home Office gelten in der Regel die gleichen Rechte und Pflichten wie am Arbeitsplatz im Büro. Der Mitarbeiter muss nicht nur erreichbar sein, sondern er muss auch mit seinen Teamkollegen kommunizieren können. Auch wie wir wohnen und mit was wir arbeiten beeinflusst unseren Home Office Tag maßgeblich.
Damit sich das Team bei heimatlicher Büroarbeit nicht fremd bleibt, ein gemeinschaftliches Zusammenarbeiten kein Glücksfall ist und niemand zwischen Waschmaschine und Küchenzeile vereinsamt sollte die Investition in die richtigen Tools die Basis für zukünftige Projektarbeit von zu Hause aus sein. Wir haben hier 5 Tool Tipps die helfen damit Teamwork im Home Office funktioniert.
1. Zeitbuchung und Projektmanagement
Vor allem bei der Arbeit in verteilten Teams ist es wichtig in ein passendes Projektmanagement Tool zu investieren. Dieses sollte als Informationszentrale von überall aus erreichbar sein. Zugriff auf die wichtigsten Projektdaten und Passwörter ermöglichen und die Zusammenarbeit, Kommunikation, Zeitbuchung und Dokumentation zum Projekt erleichtern. Nur so weiß jeder im Team was er zu erledigen hat, woran andere gerade arbeiten, wie es mit dem Zeitaufwand für’s Projekt aussieht, wo man welche Informationen findet was die Umsetzung betrifft oder wie man selbst bestimmte Aufgaben gelöst hat etc.
Dieses Tools sollte eines der ersten Werkzeuge überhaupt sein, das jeder Mitarbeiter an die Hand bekommt um kollaborativ zu arbeiten. Zu den von uns bevorzugten Tools zählt in dem Fall Redmine in Kombination mit Git. Durch die Erweiterung mit einigen Plugins kann man hier die Funktionalität auf beliebige Anwendungsziele vergrößern. Und mit dem gemeinsamen Git-Repository ist es möglich zeitgleich am Projektcode zu arbeiten, egal wo man gerade ist. Da man das Tool lediglich über den Webbrower aufruft ist es nicht einmal nötig, dass der Mitarbeiter eine Installationsorgie auf seinem Rechner veranstaltet.
Dateimanagement mittels Dropbox oder Sparkleshare
Wer zusätzlich gemeinsam an Dateien arbeiten will, kommt um Dropbox oder SparkleShare nicht herum. In dem Fall ist jedoch vorher am Mitarbeiter-Rechner Hand an zu legen.
Zugriff steuern
Der Zugriff sollte über das Rechte- und Rollenmanagement geregelt werden. Zusätzlich kann man auch mittels SSL-Zertifikat und / oder .htaccess für mehr Sicherheit sorgen. Es wird natürlich vorausgesetzt, dass der Mitarbeiter selbst auch dafür sorgt, dass unbefugte Dritte keinen Zugriff auf seinen Rechner / Laptop erhalten. Vor allem wenn der Home-Office Tag bevorzugt an öffentlichen Plätzen oder im Freien erfolgt.
2. Videokonferenz
Für Meetings (im großen oder kleinen) sowie Face-to-Face-Konversationen hilft es manchmal auch ein entsprechendes Tool zu besitzen. So kann man mit seinen Teamkollegen selbst über den Kontinent hinweg in Kontakt zu bleiben. Da gibt es mittlerweile eine ganze Latte an geeigneten Tools. Je nachdem für welches Unternehmen man arbeitet wird man hier mit kommerziellen Helfern (z.B. HighFive für Gruppenmeetings) ausgestattet oder greift auf frei verfügbare Werkzeuge wie beispielsweise Pidgin (Linux), Skype oder Google Hangouts zurück. Letztere funktionieren auch mittels Handy-App ohne Probleme.
3. Gruppenchat
Für einen Teamchat gibt es mittlerweile auch einige gut geeigneten Werkzeuge. Skype und Google Chat haben schon viele Anwender auf ihrem Rechner installiert. Diese sind aber meiner Meinung nach (was den Sicherheitsaspekt für das geschriebene Wort betrifft) für einen Projekt-Chat nur bedingt geeignet. Hier sollte man sich lieber andere Angebote wie z.B. OneTeam oder Slack (den neuen Stern am Chathimmel) ansehen.
4. Fitness Tracker
Wer zu Hause arbeitet und nicht zweimal am Tag den Weg zwischen Büro und Arbeit absolviert, hat in der Regel auch weniger Bewegung als im Unternehmen. Wir merken selbst auch immer wieder wie viel weniger wir uns im Home-Office bewegen. Da hilft es manchmal ungemein so etwas wie einen Fitness-Tracker auf seinem Handy zu besitzen. Solche Apps gibt es wie Sand am Meer.
Eine Runde um den Block
Sie erinnern einen daran aufzustehen und protokollieren beispielsweise die Schrittanzahl oder die aktiven Minuten pro Tag. Und war man besonders fleißig, winkt am Ende eine Auszeichnung. Toll! Versucht es mal aus. Vielleicht hat ja der eine oder andere sogar einen Fitbit oder eine Apple Watch. Ihr werdet merken, wie viel motivierter ihr euch fühlt wenn ihr zwischendurch mal eine kleine “Fitness-Pause” einlegt. Selbst wenn es nur die berühmte “Ich lauf mal kurz um den Block”-Strecke wird.
5. Koffein
Und last, but not least kommen wir zum täglichen Koffeinpegel. Dieser Punkt ist natürlich freiwillig. Viele greifen an dieser Stelle auch lieber zur Teekanne. Aber wer viel im Büro arbeitet und gelegentlich im Home-Office wird das morgendliche Ritual vermissen wenn er zu Hause nicht auch eine Kaffee- oder Teebar besitzt. Außerdem hat der tägliche Koffeinkonsum durchaus seine Vorteile wie etwa Stressreduktion, Entscheidungsfreudigkeit, Motivationsbooster etc.
Meine ersten Schritte im Büro sind oft vom Schreibtisch zum Vollautomaten um ihn einzuschalten und für die erste Tasse vorzubereiten. Zu Hause sieht es ähnlich aus. Bevor ich mit der Arbeit anfange geht’s in die Kaffeecke. Da wird dann der Espresso für den Siebträger gemahlen, der Tamper ausgepackt, Milch aufgeschäumt und leckerer Cappuccino getrunken.
Der perfekte Cappuccino
7g Kaffeemehl für einen Single Shot. Das drückt man dann mit dem Tamper und einem Druck von 18 Kilo fest. Der Brühvorgang mit dem aufgeheizten Wasser dauert exakt 26 Sekunden bevor man die Milchaufschäumung vorbereitet. Die aufgeschäumte Milch wird kurz geschüttelt und geklopft (verdichtet den Milchschaum) und dann in die Tasse gekippt. Mit Latte-Art haben wir es nicht so - aber er schmeckt auch ohne spezielles Oberflächendesign. Anschließend wird das Handy ausgepackt und ein Foto von der ersten Tasse Kaffee gemacht. Mal sehen, wie lange die Aktion noch läuft.
Das ist eines unserer Favourites egal ob wir im Büro oder zu Hause arbeiten. In diesem Sinne - frohes Schaffen!