5 wichtige Vorteile von Ressourcenmanagement Tools

Wer für seine Personalplanung Excel als Planungstool nutzt, wird nicht erst bei komplexen Projekten, sondern bereits bei mehreren gleichzeitig ablaufenden Projekten an Grenzen stoßen.

Das merkt man recht schnell, wenn:

• das Team überfordert ist und die zugewiesenen Zeiten für Aufgaben nicht einhalten kann.
• es schwierig wird effizientere Arbeitsweisen einzuführen.
• sich das Unternehmen schnell entwickelt und man auf die Arbeitsauslastung der Mitarbeiter entsprechend flexibel reagieren muss (im Normalfall wird hier oft keine Rücksicht genommen).
• es immer mehr zur Gewohnheit wird, dass Teammitglieder länger im Büro bleiben, früher kommen oder die Mittagspausen ausfallen lassen um mit dem aufgebrummten Arbeitspensum durchzukommen.
• die Stimmung im Team schlechter wird. Mitarbeiter unzufrieden und unmotiviert wirken. Die gemeinsame Arbeit im Team darunter leidet.

Was ist Ressourcenmanagement?

Beim Ressourcenmanagement geht es darum seine Mitarbeiterressourcen zeitlich ausgewogen zu organisieren. Die Unternehmensführung, der Personalmanager oder Abteilungsleiter tut sich beim Einsatz eines Ressourcenmanagement-Tools leichter zu erkennen:

• welche (Wissens)Kompetenz und Kapazität im Team für aktuelle Projekte zur Verfügung steht, oder
• für geplante Projekte gebraucht wird.

Mit dem Ziel ögliche Engpässe frühzeitig aufzudecken und rechtzeitig zu Gunsten des Projekts (Unternehmens, Vorhabens, Kunden etc.) die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Als Projektmanager oder Teamleiter wird somit eine einfache und transparente Projektplanung möglich. Projekttermine und Projektkosten lassen sich leichter steuern und man hat die Auslastung seines gesamten Teams oder einzelner Teammitglieder immer im Blick.

4 Fragen, die Ressourcenmanagement beantwortet

• Wer aus meinem Team steht wann und in welchem Umfang zur Verfügung?
• Wieviele Teammitglieder brauche ich, um mit dem Projekt rechtzeitig fertig zu werden?
• Wie realistisch ist es, dass das Projekt innerhalb des geplanten Zeitraums mit meinen aktuell verfügbaren Personal fertig wird?
• Habe ich genug Mitarbeiter mit der notwendigen Eignung / Kenntnis für das Projekt?

Abbildung: Redmine HRM Plugin für projektbezogene als auch projektübergreifende Ressourcenplanung in Redmine

Was ist Multiprojekt-Ressourcenplanung?

Multiprojekt-Ressourcenplanung ist wichtig, vor allem in dynamischen Geschäftsfeldern. Beim Multiprojekt-Ressourcenmanagement liegt der Fokus nicht allein auf einem einzenen, langfristigen Projekt. Sondern auf vielen verschiedenen Projekten. Die oft ungeplant eingeschoben werden und entsprechend hierarchisch, parallel oder auch zeitlich abzuarbeiten sind.

Das ist beispielsweise in größeren Unternehmen mit unterschiedlichen Abteilungen der Fall. Oder auch in vielen Agenturen die Regel. Bei diesen beiden Beispielen nimmt die Ressourcenmanagement Software eine entscheidende Rolle bei der Personalplanung ein.

Warum ist Ressourcenplanung wichtig

Deine Mitarbeiter sind wertvolles Kapital. Du hast in der Regel viel Zeit (und Geld) in sie investiert, damit sie Dein Unternehmen bestmöglich mit ihren Fähigkeiten und angeeignetem Wissen unterstützen können. Was einem lieb und teuer ist sollte man auch entsprechend gut pflegen. Auf lange Sicht ist das für viele Unternehmen jedoch schwierig. Durch ein paar unsachliche Fehler wird die Zufriedenheit eines Mitarbeiters mit seinem Arbeitgeber schnell auf die Probe gestellt.

Ein wichtiger Punkt ist beispielsweise der, das Gleichgewicht zwischen Angebot und Nachfrage auf dem Level zu halten, den der jeweilige Mitarbeiter noch stressfrei bewältigen kann, ohne dass die Motivation und damit auch Arbeitsqualität leidet.

Natürlich gibt es in jedem Projekt auch mal eine stressige Zeitperiode. Aber die sollte eher die Ausnahme und niemals die Regel sein.

Arbeitet man mit Tabellenkalkulationen, wird man solche Belastungsspitzen zu spät erkennen. Wer frühzeitig mit Ressourcenmanagement anfängt kann rechtzeitig eingreifen, wenn die Produktivität sinkt oder der Arbeitsaufwand ansteigt. Die Timeline einer realistischen Ressourcenplanung holt viele Manager auf den Boden der Tatsachen zurück. Ein Blick darauf dämmt unrealistische Erwartungshaltungen gleich von Anfang an ein.

5 wichtige Vorteile von Ressourcenmanagement

1. WAS, WER, WANN: Mit einer realistischen Ressourcenplanung hat man das Gesamtbild (Projektübergreifend und Projektbezogen) immer im Blick und kann bei Bedarf Änderungen durchführen. Mögliche Flaschenhälse erkennt man im Voraus. Die Arbeitsauslastung eines Mitarbeiters ist ersichtlich. Der Zeitplan lässt sich leichter verfolgen.

2. Ziele realistisch erreichen: Bei einer realistischen Ressourcenplanung verwaltet man nicht nur Feiertage, sondern auch Fehlzeiten, Krankheiten und Urlaube seines Personals. All das muss in die Planung mit einfließen, um zu erkennen, wie realistisch es wirklich ist, ein Ziel mit den vorhandenen Ressourcen zu erreichen. Nur so lässt ich heraus finden, ob die gesetzten Ziele einhaltbar sind. Es lassen sich leichter Entscheidungen treffen und notwendige Mitarbeiter einplanen.

3. Für Transparenz im Team sorgen: Vor allem in verteilten Teams, oder bei Mitarbeitern im Homeoffice ist es wichtig Tools einzusetzen, die für ausreichende Transparenz untereinander sorgen. Wer ist in welchem Zeitraum verfügbar und mit welcher Auslastung? Wer hat wann was zu erledigen und bis wann? Kann ich meinen Urlaub so planen, dass die Arbeit der anderen oder das Projektziel nicht darunter leidet? Projekte, deren einzelne Mitarbeiter gut zusammenarbeiten sind in der Regel erfolgreicher darin, die geplanten Termine auch wirklich einzuhalten.

4. Bessere Budget- und Planungssicherheit: Wer für die Umsetzung eines Projekt nicht viel finanziellen Spielraum hat ist ohne eine realistische Ressourcenplanung aufgeschmissen. Ohne einen guten Überblick verschenkt er bares Geld. Denn nur mit Hilfe einer Ressourcenzuteilung kann er Mitarbeiter so einsetzen, dass keine Lücken entstehen und er optimal planen kann. Gleichzeitig hilft die Ressourcenplanung der Mitarbeiter dabei die richtigen Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt zu treffen und das Budget im Blick zu behalten. Und man erkennt schon frühzeitig die Rentabilität eines Projekts. Wichtig, vor allem in Unternehmen bei denen ein hoher Leistungs-und Kostendruck herrscht. Hier muss durch effiziente Planung ein möglichst hoher ROI sicher gestellt sein.

5. Steigerung von Effektivität und Motivation: Wer seine Mitarbeiter vorausschauend einplant der erhöht nicht nur die Effizienz, sondern auch die Motivation seines Teams. Optimale Arbeitsauslastung sorgt für mehr Zufriedenheit. Gleiches gilt auch für den Blick in die Zukunft. Mitarbeiter, die bereits für ein kommendes Projekt eingeplant werden sind sich ihrer Position und Stellung im Unternehmen sicher. Sie sehen, dass es voran geht und dass sie weiterhin gebraucht werden.

Fazit

Die Planung von Mitarbeiterressourcen ist nur ein Teilbereich der Projektplanung. Da es jedoch nur durch die Hilfe einer Ressourcenplanung möglich ist das Erreichen von Projektzielen realistisch zu kalkulieren sollte man dafür auch immer ein passendes Planungstool einsetzen.

Je genauer die Mitarbeiter-Ressourcen für ein Projekt bestimmt werden können, desto leichter lassen sich geplante Kosten und definierte Projektziele einhalten.

Schlagwörter: Kapazitätsplanung, Projektmanagement-Software, Ressourcenmanagement, Ressourcenplanung