Es gibt nicht viele Opensource Lösungen, die es an Flexibilität und Funktionalität, sowie Reife mit kommerziellen Produkten aufnehmen können. Das webbasierte Ticket- und Projektmanagementsystem Redmine ist eines dieser Tools. Und das hat einen guten Grund. Es wird mittlerweile in vielen Unternehmen eingesetzt, die ein Werkzeug benötigen, dass sich nicht nur an die (Projekt-) Manager, sondern Anwender gleichermaßen richtet. Neben der zunehmenden Zahl an Serviceanbietern, ein wichtiges Kriterium - nicht nur im IT-Bereich.
Redmine ist flexibel an die IT-Infrastruktur im Unternehmen anpassbar. Die Konfigurationsmöglichkeiten sind vielfältig und die Berechtigungsmöglichkeiten umfangreich, um Aufgaben jeder Art anzulegen, zu priorisieren, zu delegieren, zu verfolgen, zu überprüfen und zu verwalten.
Wer einen Blick auf unsere Redmine Infografik wirft wird erkennen, dass die Software seit Jahren ständig weiterentwickelt und optimiert wird und dass sich eine wachsende Community für die Weiterentwicklung engagiert. Da Redmine auch von namenhaften Unternehmen (z.B. Acquia (externe Quelle)) und Organisationen, Institutionen und auch Parteien (z.B. diverse namenhafte Universitäten, die Piratenpartei und andere Projekte) eingesetzt wird zeigt, dass es sich durchaus um ein funktionelles, mächtiges und brauchbares Tool handelt. Da es Opensource ist, haben die Anwender uneingeschränkten Zugriff auf den Redmine Quellcode. So kann jeder mit entsprechender Erfahrung die Software an seine Bedürfnisse anpassen, die Anpassungen bereitstellen und andere Benutzer von der Modifikation profitieren lassen.
Geschäftsprozesse nachhaltig optimieren
Durch Opensource Software wie Redmine erhalten Unternehmen und Institutionen mit geringem Budget die Möglichkeit eine entsprechende Lösung kostengünstiger zu implementieren als auf ein kommerzielles Produkt aus der gleichen Sparte zurück zu greifen. Denn diese unterliegen nun mal einer gewissen Preispolitik was Nutzungslizenzen und Softwareupdates angeht. Und das nötige Kleingeld hierfür muss erst einmal verdient werden. Gerade bei rapide wachsenden Unternehmen kann kommerzieller Softwareeinsatz schnell den finanziellen Rahmen sprengen und im schlimmsten Fall die Produktivität blocken.
Warum? So manch kommerzieller Softwareanbieter von Aufgabenverwaltungen / Ticketsystemen stellt günstige Lizenzpakete für Unternehmen mit 10 Nutzern bereit, die zunächst einmal verlockend klingen. Expandiert das Unternehmen schneller als erwartet und kommt eine größere Anzahl an Anwendern dazu, kann man nicht einfach aus Kostengründen auf ein anderes System umstellen. Dann werden aus beispielsweise 10 Benutzerlizenzen die vielleicht $10 kosten schnell mal 25 Benutzer (mit etwa $1500 jährlicher Lizenzkosten) oder mehr. Lizenzkosten machen laut Wikipedia 5 - 20% der Gesamtausgaben für die IT aus. Die Kosten für Installation, Konfiguration und Mitarbeiterschulung sind hierbei noch nicht eingerechnet. Diese fallen bei Opensource Produkten natürlich auch an. Aber sie machen sich letztlich durch die Einsparung der Lizenzkosten eher bezahlt.
Zudem ist man, was das Unternehmenswachstum angeht, flexibler in der Zahl der Benutzer und der Verwaltung an Projekten, die mit dem System gemanaged werden. Fehlender, professioneller Support, den angeblich nur kommerzielle Anbieter liefern, ist auch kein wirkliches Gegenargument mehr. Neben dem ohnehin kostenlos verfügbaren Community-Support, gibt es einen wachsenden Markt an Opensource Servicenbietern. Letztendlich entkommt man mit Opensource Systemen wie Redmine dem sogenannten Vendor Lock (= Herstellerabhängigkeit). Man ist nicht mehr von der Preispolitik eines sogenannten “Platzhirsch” abhängig und kann den bisher unwirtschftlich hohen Kosten bei einem vielleicht notwendigen Softwarewechsel so besser entgegenwirken.
Eine professionelle Einführung ist immer wichtig
Egal wie mächtig der Funktionsumfang ist, oder wie bekannt die Software sein mag und unabhängig davon, ob es sich um Opensource oder kommerzielle Software handelt. Jedes Unternehmen braucht eine eigene Strategie zur Integration in die bestehende Infrastruktur, sowie einen erfahrenen Partner mit entsprechendem KnowHow nicht nur hinsichtlich des Werkzeugs, sondern auch der einzusetzenden Methoden. Selbst kommerzielle (Projektmanagement-) software, funktioniert nicht einfach so wie man es wünscht, nur weil man dafür Lizenzkosten zahlt. Proprietäre Softwarehersteller bieten ihren Kunden kostenpflichte Services zur optimalen Softwarenutzung an. Was sich im proprietären Bereich bewährt hat, ist auch im Opensource-Bereich empfehlenswert. Dienstleistungen rund um ein kostenfreies Produkt sind heute normal und durchaus professionell angesiedelt. Unternehmen wie Red Hat (Red Hat Linux) oder Canonical (Ubuntu Linux) machen es vor.
Vorteile professioneller Unterstützung
Eine professionelle Unterstützung bei der Einführung von Redmine ist also durchaus sinnvoll. Denn jede Software ist nur gut, wenn sie methodisch eingesetzt wird und die internen Prozesse bestmöglich abbildet. Man kann sich zeitaufwendig in fast jedes Thema einlesen und zumindest theoretisches Wissen erlangen. Die Erfahrung aus unterschiedlichen Projekten und Anwendungsbereichen bekommt man jedoch nur durch praktische und langjährige Anwendung der Tools. Deswegen macht es Sinn sich bei der Etablierung neuer Systeme von professionellen Dienstanbietern unterstützen zu lassen. Denn nur so ist eine zügige Anpassung an die Bedürfnisse und Anforderungen gegeben, die ihr Unternehmen mit System und Struktur voranbringt.
Aktivieren Sie das Team
Sie planen eine neue Software wie Redmine ins Unternehmen oder die Abteilung einzuführen? Lassen Sie sich in der Anfangsphase vom Profi unterstützen beim Aufbau von Wissen, Einführung sinnvoller Maßnahmen und Überzeugung von Skeptikern innerhalb des Teams oder des Unternehmens. Nur jemand mit langjähriger, praktischer Erfahrung hat das nötige Wissen um die Vorteile und Konzepte, sowie mögliche Schwachstellen.
Werden Sie produktiver
Wie wird effizient mit Redmine gearbeitet? Welcher Workflow macht Sinn? Wie läuft zukünftig die Kommunikation im Team ab? Welche Richtlinien werden notwendig und wie wird die Einhaltung sichergestellt? Die produktive Nutzung eines produktiven Tools ist nicht selbstverständlich. Sie ist für jedes Unternehmen individuell und immer wieder eine Herausforderung für’s Team und für die Manager. Holen Sie sich Unterstützung, damit ein produktives Arbeiten von Anfang an möglich wird.
Schulen Sie ihr Team
Verkürzen Sie die Einarbeitungszeit und schaffen Sie klare Vorgaben in der korrekten Anwendung der Software. Nutzen Sie individuelle Schulungsangebote für Ihre Mitarbeiter und auch Administratoren. Richtig vermitteltes KnowHow an passender Stelle hilft beim optimalen Softwareeinsatz.
Erweitern oder ersetzen Sie bestehende Systeme
Welche Tools waren ursprünglich im Einsatz? Lassen sich diese durch die neue Software ergänzen oder im Idealfall ersetzen? Sind Anpassungen notwendig um die gewünschten Ziele zu erreichen? Falls ja, welche machen Sinn oder auch nicht? Auch solche Fragen werden bei einer professionellen Softwareeinführung geklärt.
Wer auf längere Sicht Kosten sparen möchte, kümmert sich gleich zu Beginn um einen Partner, der das nötige Wissen zum ausgesuchten Werkzeug mitbringt und dabei hilft internes Fachwissen aufzubauen. Zudem bieten die meist standardisierten Schnittstellen von Opensource Software Unternehmen mit individuellen Anforderungen interessante Lösungsmöglichkeiten.