Als Projektmanager muss man seine Projekte in jeder Phase ständig überwachen. Teambildungsmaßnahmen sind nicht nur bei neuen Teams (in der Anfangszeit) wichtig. Auch bestehende Teams sollte man stetig im Auge behalten. Vor allem bei längerfristigen oder aufgrund des hohen Aufgabenvolumens oft stressigen Projekten.
Wer regelmäßig auf bestimmte Stimmungsbaromether-Merkmale eines Teams achtet, wird frühzeitig Probleme erkennen (bevor sie sich auf das Projekt auswirken) und kann entsprechend gegensteuern.
8 Merkmale ineffektiver Projektteams
- Leistung und Effizienz lassen nach oder sind generell recht schwach. Nicht auf Änderungen eingestellt.
- Andere Teammitglieder werden manipuliert. Geringe Moral.
- Unproduktive Spielereien (sorgen für Verwirrung oder Konflikte im Team).
- Desinteresse oder den Aufgaben hinterherhinken. Geringer Enthusiasmus.
- Alles und Jeden hinterfragen. Nicht Konfliktbereit sein.
- Einzelne Team-Mitglieder werden isoliert / isolieren sich oder es kommt zur Bildung von Cliquen.
- Das Projektziel ist unklar (kein Interesse an Klärungsbedarf).
- Mitglieder sind unterschiedlich stark an das Projekt gebunden. Kein berufliches Interesse vorhanden.
Unterstützend zu den oben genannten Merkmalen helfen auch Tools wie das Reporting Plugin dabei den Projektverlauf und die Team-Produktivität zu überwachen.
Wenn einem Entscheider die Projekte von der Anzahl her über den Kopf wachsen, dann wird es Zeit sein Berichtswesen zu bündeln und die relevanten Daten zentral und leicht zugänglich zu machen.
Ineffektive Teams aufdecken
Wer mit Redmine arbeitet kann auch mit Hilfe des Reporting Plugins ineffektiven Teams schneller auf die Schliche kommen. Verschiedene Out-of-the-box Berichte und Ticketfunktionalitäten helfen dabei.
- Diverse Projektberichte decken nachlassende oder schwache Leistungen, geringe Effizienz oder unklare Projektziele auf. Anhand dieser Berichte sollte man dann das Warum klären. Mit Blick auf die oben genannten Merkmale. Berichte, die dabei helfen sind beispielsweise:
- Plan – Ist Report: zeigt Abweichungen zwischen den geschätzten Stunden und den tatsächlich gebuchten Stunden auf.
- Anzahl zugewiesener Tickets (Summe): zeigt an, wieviele Aufgaben einem Teammitglied zugewiesen wurden und welche davon noch offen sind. Bleibt die Zahl konstant oder steigt muss man nachbohren woran es liegt.
- Überfällige Tickets: liefert eine Übersicht der zeitlich fälligen, noch nicht abgeschlossenen Tickets. Gleiches gilt auch für nachfolgenden Ticketbericht zu.
- Tickets mit überschrittenen Planstunden: hier kann man nachhaken warum Aufgaben länger brauchen als ursprünglich geplant. Falls es Unklarheiten zur Aufgabenumsetzung gibt müssen die gelöst werden.
- Ticketdetails die helfen unklare Aufgabenbeschreibungen aufzudecken sind beispielsweise:
- Roundtrips: die Zahl der Roundtrips hilft dabei ständig zwischen bestimmten Ticketstatusänderungen hin und her wechselnde Tickets aufzuspüren. Je höher ein Roundtrip ist, desto höher die Wahrscheinlichkeit dass entweder mit der Aufgabenbeschreibung was nicht passt, oder der Bearbeiter Verständnisschwierigkeiten hat (aus welchem Grund auch immer).
- Ticketlebenszeit: auch die Ticketlebenszeit ist ein wichtiges Indiz für die Umsetzungsdauer einer Aufgabe. Hohe Ticketlebenszeiten sollten vor allem bei geringer Zeitschätzung oder hohen Prioritäten genauer überprüft werden.
Die konfigurierbare Projektliste mit Hilfe des Ticketfortschrittsbalken: die hilft dabei den Ticketfortschritt jedes einzelnen Projekts im Auge zu behalten. Wo sich in einer Woche wenig tut muss nachgeforscht werden.
- Die Zählerboxen für benutzerdefinierte Listen helfen dabei anhand eventuell eintretender Schwellwertüberschreitungen frühzeitig einzuschreiten. Weil sie einen (entsprechend konfiguriert) darauf hinweisen, dass etwas nicht passt.
Neben den vorgefertigten Berichten erstellt man sich mittels diverser Filteroptionen individuelle, eigene Berichte die einem bei dieser Aufgabe noch besser unterstützen.
Ein Team wieder auf Kurs bringen
Solche Teams kann man durchaus wieder in die richtige Richtung lenken. Als Projektleiter herrscht in solchen Fällen jedoch ein erhöhter Kommunikationsaufwand. Meist in Form von regelmäßigen Sitzungen. In diesen wird die Gesamtleistung des Teams untereinander bewertet. Probleme im Team angesprochen und Lösungsvorschläge gemacht.
In agilen Teams funktioniert dies beispielsweise sehr gut mittels “Retrospective Meetings”. Die finden in regelmäßigen Zeitabständen statt. Solche Meetings eignen sich für alle Teams generell ganz gut. Der Zweck eines Retrospective Meetings liegt darin, Probleme in verschiedenen Bereichen (z.B. Velocity, Zusammenarbeit, Tools / Prozesse etc.) aufzudecken und eine Verbesserung herbei zu führen.
Fragen die hierbei helfen und zu denen jeder etwas sagen muss sind folgende:
- Was ist gut gelaufen?
- Was ist nicht so gut gelaufen?
- Was können wir machen, damit es zukünftig besser läuft? (Nächste Schritte planen)
Jede Frage sollte bei Beteiligung aller Mitglieder nicht länger als 10 Minuten behandelt werden. Dann bleiben die Meetings in einem angemessenen Zeitrahmen.
Allerdings kann abhängig von der Teamgröße und/oder Zeitabstand zum letzten Meeting (Retrospektive Meeting) die Dauer auf eine oder sogar zwei Stunden verlängert werden.
Vorteile
So wird nicht nur das Zugehörigkeitsgefühl der Teammitglieder gestärkt (Meine Meinung interessiert / zählt etwas). So erfährt man tatsächlich etwas über seine Mitglieder und was sie belastet (oft stecken auch ganz andere Dinge dahinter. Und man erhält überhaupt eine Möglichkeit etwas zu ändern. Gemäß dem Motto: “Wer nicht fragt, der nicht gewinnt.”
Außerdem lässt sich so ein Meeting schmerzfrei vorbereiten und bei einer Teamgröße von bis zu 8 Personen in weniger als 30 Minuten leicht durchführen. Wobei der zeitliche Gesamtrahmen 1 Stunde nicht überschreiten sollte (15 Minuten Auf- / Abbau der Räumlichkeiten, 30 Minuten Sitzungsdauer).
Die Ergebnisse einer Sitzung hält man einfach in der Projekt-Wiki fest. So kann jeder jederzeit darauf zugreifen. Sieht was für Probleme bereits angesprochen wurde, ob sich etwas getan hat oder wo noch Lösungsbedarf besteht.
Hilfsmittel
Hilfreiche Hilfsmittel bei solchen Meetings sind:
- Flipchart / Whiteboard zum aufschreiben der genannten Probleme
- Projektwiki: zur Dokumentation der Ergebnisse / Hochladen von Fotos etc.
Wer das Open Source Tool Redmine noch nicht kennt kann sich den Funktionsumfang der neusten Version, sowie unsere hier erwähnten Add-Ons in der Online-Demo auf dieser Webseite ansehen. Bei Interesse oder weiteren Fragen steht unser Support gerne zur Verfügung. Hinterlass uns einfach eine Nachricht. Eine Einführung in Redmine bietet auch unser eLearning Angebot für Projektteams.