Im Projektmanagement sind Zeitschätzungen wichtig für die Planung. Dabei ist es egal ob es sich um klassisches Projektmanagement nach dem Wasserfallmodell handelt, oder um eine agile Vorgehensweise, die in immer mehr Unternehmen Einzug hält.
Ohne eine Zeitschätzung zur Umsetzungsdauer der einzelnen Tätigkeiten ist gutes Projektmanagement nicht möglich. Von der Schätzung hängt vieles ab. Nämlich:
- wie rentabel ein Projekt tatsächlich ist und
- ob die geplanten Lieferfristen (Meilensteine) zuverlässig eingehalten werden können
Leider ist es immer noch so, dass viele Projektmanager und Softwareentwickler ihre Fähigkeiten überschätzen was die Durchführung und Ablieferung Ihrer Aufgaben angeht. Sie gehen immer davon aus dass alles optimal läuft und äußern dies auch dem Kunden gegenüber.
Sie denken also, dass keine Unterbrechungen oder unvorhergesehenen Änderungen auftauchen. Egal ob finanziell, wirtschaftlich, personell, beruflich oder privater Natur.
Dabei wissen wir alle, dass es diese Idylle in der Projektlandschaft nicht gibt. Und allein eine gute Planung ist bereits der Schlüssel zur erfolgreichen Projektentwicklung und weniger die später angewandte Methodik. Bereits anhand der Schätzung (insofern sie so realistisch wie möglich ist) ist bereits absehbar, ob die gesteckten Ziele einhaltbar sind, bevor genaue Kosten- und Terminzusagen gemacht werden.
Eigene Zeitschätzungen sind die besten Zeitschätzungen
Es ist jedoch auch wichtig von wem die Zeitschätzungen kommen. Im klassischen Projektmanagement werden die Aufwände in der Regel vom Projektleiter oder einem Mitarbeiter aus dem Sales-Team gemacht. Wobei davon auszugehen ist, dass diese Person nicht zwingend die nötige Umsetzungserfahrung haben muss.
Da viele Projekte in der Regel nie nach dem 0-8-15 Standard ablaufen, sondern immer wieder individuelle Eigenheiten besitzen darf man nicht darauf hoffen, dass die Schätzung aus einem vorherigen Projekt mit diesem Projekt konform sind. Auch was die involvierten Team-Mitglieder betrifft. Ein eingespieltes Team, aus immer den gleichen Mitarbeitern, dass jahrein jahraus gemeinsam an allen Projekten arbeitet ist in der Realität eher selten.
Die Erfahrungen im Team variieren von Projekt zu Projekt genauso wie die Kapazität der verfügbaren Mitarbeiter. In solchen Fällen sind Zeit- und Ressourcenkonflikte vorprogrammiert. Dem kann man nur dadurch entgegen wirken, indem man die Aufträge erst dann annimmt, wenn diese vom tatsächlich ausführenden Team eigens begutachtet und geschätzt wurde. Nur so lässt sich von der Erfahrung seiner Mitarbeiter (nicht nur bei der Umsetzung) profitieren.
Mehr zum Thema im Beitrag Schätzen in agilen Projekten. Den zeitlichen Aufwand für ein Projekt abzuschätzen ist in der Regel kein leichtes Unterfangen.
Und der Kunde wird es Dir ebenfalls danken. Denn er verlässt sich letztlich auf Dein Wort und erwartet nicht nur eine frist- und kostengerechte Erledigung sondern auch, dass ihn der Auftragnehmer auf mögliche Fallstricke hinweist, die er selbst nicht gleich als solche erkennen würde (z.B. mangels Fachwissen).
Mitarbeiter gleich zu Beginn ins Boot holen
Wer einen Projektauftrag vom Kunden erhält, sollte also schon frühzeitig mit der Zeitschätzung und Ressourcenplanung beginnen.
Anstatt sich selbst die Haare zu raufen sollte er die Aufgaben so einplanen, als ob er das Projekt schon hätte und sehen, ob sich die Fertigstellung mit dem vorhandenen Team und den parallel laufenden Aufgaben innerhalb des geplanten Zeitrahmens tatsächlich erledigen lässt.
Geeignete Tools einsetzen
Das Redmine HRM Plugin hilft beispielsweise dabei. Anhand der vom jeweiligen Mitarbeiter geschätzten Aufgaben, der geplanten Velocity jedes einzelnen Teammitglieds, der Ticketpriorität und anderer Faktoren wird es möglich das Projektende realistisch vorher zu sagen.
Egal ob klassich, agil oder beides. Existieren Tickets eines bestimmten Status, zu denen eine Zeitschätzung durch den zugewiesenen Mitarbeiter existiert, fließen diese in die Ressourcenplanung ein. Darüber hinaus werden auch bereits geplante Abwesenheiten der Teammitglieder berücksichtigt (z.B. Urlaub, Fortbildung, Feiertage), sowie Tätigkeiten an dringenden Aufgaben in anderen Projekten.
Mittlerweile gibt es zahlreiche Tools, die eine realistische Ressourcenplanung ermöglichen. Es ist nicht mehr notwendig seine Glaubwürdigkeit und viel Geld aufs Spiel zu setzen, nur weil man den Zeitrahmen für die Umsetzungsdauer unterschätzt hat.
Mehr erfahren über unser Redmine HRM Plugin. Der Anwesenheits- und Ressourcenplanung für klassiche und agile Projetteams.