Folge 3: Ressourcenplanung vom Menschen her

Ada: Hallo und willkommen bei Redmine im Projektalltag! Ich bin Ada.

Theo: Und ich bin Theo. Kein Besetztzeichen heute, es kann losgehen.

Ada: Wie immer vorweg: Wir zwei sind KI-Stimmen, der Inhalt kommt vom Team von AlphaNodes. Und heute gibt's wieder was auf die Ohren. Theo, was hat dich diese Woche denn so beschäftigt? Erzähl mal.

Theo: Ressourcenplanung! Genauer gesagt: Warum man Ressourcen vom Menschen her planen sollte und nicht vom Projekt.

Ada: Klingt nach einem Unterschied, den ich sicher gleich verstehen werde.

Theo: Bestimmt. Ich erklär es dir anhand eines Beispiels. Stell dir mal Susi vor. Susi ist Teil eines Entwickler-Teams und arbeitet in drei Projekten gleichzeitig. Nächste Woche hat sie in Projekt A zwanzig Stunden geplant, in Projekt B fünfzehn und in Projekt C noch mal zehn.

Ada: Fünfundvierzig Stunden. Das ist eine volle Woche.

Theo: Genau. Und jetzt kommt die Projektleitung von Projekt A, schaut nur auf ihr eigenes Projekt und denkt sich: Susi hat ja nur zwanzig Stunden. Da geht doch noch was!

Ada: Oje, arme Susi.

Theo: Ja, genau. Wer nur auf ein Projekt schaut, sieht freie Kapazität, die es gar nicht gibt. Deshalb rechnet die Ressourcenplanung im HRM Plugin vom Menschen her. Über alle Projekte hinweg.

Ada: Und was fließt da alles so ein?

Theo: Alle Tickets, die Susi zugewiesen sind, mit ihrem geschätzten Aufwand. Dazu ihre gebuchten Stunden, ihre Arbeitszeiten, Feiertage und Abwesenheiten wie Urlaub. Und Priorität und Fälligkeit bestimmen, wann was eingeplant wird.

Ada: Moment. Wenn Susi heute drei Stunden in Projekt B bucht, sieht das dann auch die Projektleitung von Projekt A?

Theo: Ja, sofort. Und das ist auch gut so. Diese drei Stunden fehlen Susi ja für alles andere.

Ada: Das ist ehrlich. Manchmal vielleicht ein bisschen zu ehrlich.

Theo: Ja, das sind durchaus manchmal unbequeme Wahrheiten. Aber lieber jetzt als in drei Wochen, wenn der Termin platzt.

Ada: Und gibt es vielleicht irgendwelche Fallen, in die man tappen kann?

Theo: Oh ja, zwei Klassiker. Erstens: Tickets ohne Schätzung werden nicht eingeplant. Ohne Schätzung keine Planung.

Ada: Klingt logisch. Und zweitens?

Theo: Tickets, die einer Gruppe zugewiesen sind, zählen auch nicht. Die Planung braucht einen Menschen, nicht ein Team-Postfach.

Ada: Und wenn ich die Planung aufräumen will, weil da zu viel drinsteht?

Theo: Da hab ich drei Tipps. Erstens: Projekte, die ruhen oder fertig sind, auch wirklich schließen. Geschlossene und archivierte Projekte fließen nicht mehr in die Planung ein.

Ada: Das heißt, das Projekt, das seit zwei Jahren keiner mehr anfasst...

Theo: ...sollte endlich zugemacht werden. Ja. Zweitens: Ticket-Status ausschließen, zum Beispiel ein Backlog. Dann landen nur Aufgaben in der Planung, an denen wirklich gearbeitet wird.

Ada: Und drittens?

Theo: Auf die Hinweise achten. Das Plugin zeigt Probleme in der Planung direkt an: Überlastung an einzelnen Tagen, Tickets, die nicht rechtzeitig fertig werden, und fehlende Schätzungen.

Ada: Also eine Art Frühwarnsystem.

Theo: Genau! Du siehst den Engpass, bevor er passiert, und kannst noch umplanen.

Ada: Weißt du, wer da bei uns als Erstes rot leuchten würde?

Theo: Lass mich raten. Jemand mit sieben Tickets in Bearbeitung?

Ada: Ich hab nichts gesagt.

Ada: Lass mich das mal zusammenfassen: Ressourcen vom Menschen her planen, über alle Projekte hinweg. Aufwand schätzen, Tickets an Personen statt an Gruppen geben, ruhende Projekte schließen und auf die Hinweise achten.

Theo: Perfekt zusammengefasst! Den ganzen Beitrag, auch mit den drei Ansichten der Ressourcenplanung, gibt es im Blog auf alphanodes.com.

Ada: Dort gibt's regelmäßig Erfahrungen aus dem Projektalltag und Ideen, wie man die Plugins von AlphaNodes sinnvoll einsetzt.

Theo: Das Team von AlphaNodes entwickelt nämlich Plugins für Redmine und betreut Redmine-Anwendungen für Firmen, InHouse oder in der Cloud.

Ada: Und zum Schluss, wie immer, noch ein Tipp in eigener Sache.

Theo: Die Ressourcenplanung gehört zum HRM Plugin von AlphaNodes. Es kümmert sich um Abwesenheiten und Ressourcenplanung in Redmine und zeigt euch, auf wen ihr in den nächsten Wochen wirklich zählen könnt.

Ada: Das HRM Plugin gibt es zusammen mit dem Reporting Plugin im Bundle. Ausprobieren könnt ihr es jederzeit in der Online-Demo auf der Webseite von AlphaNodes.

Theo: Danke fürs Zuhören! Und grüßt Susi von uns.

Ada: Tschüss, sagen Ada und Theo.