57 Prozent der Unternehmen in Deutschland setzen KI ein, weitere 38 Prozent planen oder diskutieren den Einsatz. Das zeigt eine Bitkom-Umfrage vom September 2026. Gleichzeitig schätzen zwei Drittel der Unternehmen die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten als gering ein. Dieser Beitrag erklärt die Grundlagen: was KI ist, wie ein KI-Agent arbeitet und worauf du beim Einsatz im Projektmanagement achten solltest.
Was ist KI eigentlich?
Wenn heute von KI die Rede ist, sind meist Sprachmodelle gemeint, zum Beispiel ChatGPT, Claude oder Gemini. Diese Modelle wurden mit sehr großen Mengen Text trainiert und haben dabei gelernt, Sprache zu verstehen und zu erzeugen. Du schreibst ganz normal, was du brauchst, und bekommst eine Antwort, einen Text, eine Zusammenfassung oder sogar Programmcode.
Wichtig zu wissen: Eine KI “weiß” nichts im menschlichen Sinn. Sie erzeugt sehr plausible Antworten. Meistens stimmen sie, manchmal klingen sie überzeugend und sind trotzdem falsch.
Die Idee der künstlichen Intelligenz ist übrigens nichts Neues, sie stammt aus den 1950er-Jahren. Schon lange läuft KI in Anwendungen wie Spamfiltern oder Übersetzungsprogrammen. In aller Munde ist sie Ende 2022 durch ChatGPT: Seitdem kann fast jeder ohne Vorkenntnisse mit einer KI arbeiten.
Und warum reden gerade alle darüber?
Für viele Firmen ist KI deshalb interessant, weil sie viele zeitaufwendige Aufgaben in Sekunden erledigt: Texte entwerfen, lange Dokumente zusammenfassen, Code schreiben oder Fehler finden. In der Softwareentwicklung sind die Effekte besonders groß. Viele Unternehmen sehen KI als Wettbewerbsfaktor, deshalb kommt die Anweisung KI zu nutzen oft direkt von der Geschäftsführung.
Die Bitkom-Umfrage stützt das: 48 Prozent der Unternehmen, die KI einsetzen, haben interne Prozesse deutlich beschleunigt, 66 Prozent sehen ihre Wettbewerbsposition verbessert.
Muss man sich davor fürchten?
Meiner Meinung nach sollte man keine Angst davor haben mit KI zu arbeiten, wenn man ein paar Regeln beachtet.
- Ergebnisse prüfen. KI macht Fehler. Die Verantwortung für das, was man weitergibt, bleibt bei einem selbst. Daher gilt immer alles zu prüfen.
- Keine sensiblen Daten eingeben, solange nicht geklärt ist, welches Tool das Unternehmen freigegeben hat. Firmengeheimnisse, Kundendaten, Passwörter, Vertragliches gehören nicht in ein beliebiges KI-Tool.
- KI unterstützt und ersetzt nicht. KI Tools helfen bei Routine-Tätigkeiten die man am PC erledigt. Aber Entscheidungen, Abstimmungen und der Umgang mit Menschen bleiben weiterhin die Aufgabe des Menschen. Der Mensch wird nicht ersetzt, sein Aufgabenbereich wird sich ändern. Und er muss im Idealfall immer mehr wissen als das Tool, das er beaufsichtigt. Damit er die richtige Entscheidung treffen kann.
Was ist eigentlich ein KI-Agent?
Ein KI-Chat beantwortet deine Fragen, handeln musst du selbst. Ein KI-Agent hingegen erledigt einen Auftrag selbstständig, meist in mehreren Schritten. Zum Beispiel: “Prüf alle offenen Tickets, fass zusammen, was diese Woche fällig ist, und schreib mir einen Statusbericht.”
KI-Agenten sind zwar aktuell häufig das Thema von Berichterstattungen, aber trotzdem noch wenig verbreitet: Von den Unternehmen, die KI nutzen oder den Einsatz planen, setzen laut Bitkom 11 Prozent bereits KI-Agenten ein, 29 Prozent planen den Einsatz und 31 Prozent diskutieren ihn.
Der Agent überlegt, was zu tun ist, nutzt ein Werkzeug und prüft, ob er fertig ist. Wenn nicht, plant er den nächsten Schritt. Diese Schleife läuft, bis die Aufgabe erledigt ist.
Ein Agent besteht aus zwei Teilen. Der erste ist ein Sprachmodell, das nur Text lesen und schreiben kann. Der zweite ist ein Programm, das dem Modell Werkzeuge zur Verfügung stellt. Das Modell schreibt zum Beispiel “Ticket 123 lesen”, das Programm führt das aus und gibt das Ergebnis zurück.
Daraus folgt das Wichtigste: Ein Agent kann nur die Werkzeuge nutzen, die ihr ihm freigebt. Hat er keinen Zugriff auf das Ticketsystem, kann er dort auch nichts lesen oder ändern.
Woher kommen eigentlich die Werkzeuge für den KI Agenten?
Ein Sprachmodell kann nur Texte lesen und schreiben. Jedes Werkzeug (Tool) muss ihm von außen bereitgestellt werden, wenn er sie nutzen soll. Dafür gibt es vier Wege:
- Vom KI-Anbieter mitgeliefert. Dienste wie ChatGPT, Claude oder Gemini bringen Grundwerkzeuge mit, zum Beispiel Websuche, Dateien lesen oder Berechnungen ausführen.
- Von der Software, in die die KI eingebaut ist. Hat dein Ticketsystem oder deine Bürosoftware einen KI-Assistenten, nutzt dieser die Funktionen genau dieser Software. Der Hersteller legt mittels seiner Tools fest, was der Assistent darf.
- Über Schnittstellen angebunden. Soll die KI auf andere Systeme zugreifen, wird sie über Schnittstellen (APIs) verbunden. Standards wie MCP vereinfachen das. Diese Verbindungen richtet meist die IT oder die Entwicklung ein.
- Selbst entwickelt. Entwickler können eigene Werkzeuge bauen, etwa “Projektstatus aus der Datenbank abrufen”, und der KI zur Verfügung stellen.
Definition: MCP (Model Context Protocol) ist ein offener Standard, den Anthropic 2024 vorgestellt hat und den heute viele KI-Anbieter unterstützen. (Quelle: Vorstellung durch Anthropic 2024 in der Ankündigung vom 25. November 2024).
Vorsicht bei selbst entwickelten Werkzeugen:
Sie laufen oft mit einem technischen Konto, das mehr darf als der Mensch, der den Auftrag gibt.
Achte auf drei Dinge: Das Werkzeug arbeitet nur mit den Rechten des jeweiligen Benutzers, es protokolliert jeden Aufruf mit Zeit und Daten, und kritische Aktionen wie Löschen, Versenden oder Freigeben führt es erst nach Bestätigung aus. Dazu kommt ein Risiko, das viele unterschätzen: Das Modell liest alles, was ein Werkzeug zurückliefert, auch fremde Texte in Tickets oder E-Mails. Steht dort eine Anweisung, kann das Modell ihr folgen (Fachbegriff: Prompt Injection).
Was ein Assistent nutzen darf, entscheiden immer die Menschen, die ihn einrichten. Zusätzlich gelten die Zugriffsrechte des jeweiligen Systems: Darf der Assistent im Ticketsystem nur lesen, kann er dort nichts ändern. Frag deshalb bei der Einführung nach, welche Werkzeuge angebunden sind und mit welchen Rechten.
Woran erkennst du, ob ein Agent läuft?
Das hängt davon ab, wie er gestartet wird. Startest du ihn selbst, etwa per Chat oder Button, siehst du meist eine Anzeige wie “arbeitet …” oder eine Liste der Schritte, die er gerade abarbeitet.
Läuft er automatisch im Hintergrund, zum Beispiel jede Nacht, erkennst du ihn an den Ergebnissen seiner Arbeit: Kommentare unter einem eigenen Namen wie “KI-Assistent”, Benachrichtigungen mit Ergebnissen oder ein Protokoll, in dem jede Aktion mit Uhrzeit steht.
Bei einem gut eingerichteten Agenten ist jede Aktion nachvollziehbar. Das ist kein Nebenthema: Laut Bitkom nennen 25 Prozent der KI-Anwender mangelnde Nachvollziehbarkeit als Hemmnis, 26 Prozent schlechte Ergebnisqualität. Frag deshalb bei der Person nach, die ihn einrichtet: Wann startet er, unter welchem Namen handelt er und wo kann ich nachsehen, was er getan hat?
Wo KI dir im Alltag hilft
Im Projektmanagement gibt es viele Aufgaben, bei denen KI dir hilft Zeit zu sparen. In Projektmanagement Tools wie Redmine übernimmt das beispielsweise das AI Plugin indem es:
- Besprechungsnotizen in ein sauberes Protokoll mit Aufgabenliste verwandelt
- Statusberichte und E-Mails formuliert
- Lange Tickets oder Anforderungsdokumente zusammenfasst
- Kundenwünsche in klare Aufgaben übersetzt
- Technische Fachbegriffe aus dem Entwicklerteam erklärt
Beginne mit einer einzelnen, wiederkehrenden Aufgabe. Je genauer du beschreibst, was du willst, desto besser wird das Ergebnis. Zum Beispiel: “Fasse diese Notizen als Protokoll zusammen, mit Entscheidungen und offenen Aufgaben inklusive Verantwortlichen.” Passt das Ergebnis nicht, ergänze deine Anweisung.
Fazit
KI ist ein Werkzeug, das dir Routinearbeit abnimmt, wenn du es gezielt einsetzt. Prüfe die Ergebnisse, achte auf deine Daten und kläre bei Agenten, was sie dürfen und wo du ihre Arbeit nachverfolgen kannst. Dann kannst du KI im Projektalltag sicher nutzen.
Quellen: Bitkom e.V.: Erstmals nutzt die Mehrheit der Unternehmen KI, Presseinformation vom 14. September 2026. Befragung von 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten.
Nützliche Links
- Lohnt sich KI im Projektmanagement?: vier Fragen zu eurem Projektalltag, am Ende steht eine Einschätzung.
- Welche KI-Lösung passt zu euch?: drei Fragen zu Datenschutz und Betrieb, danach eine Empfehlung.
- Redmine AI Plugin: KI direkt in Redmine, für Zusammenfassungen, ähnliche Tickets und eigene Prompts. Im Managed Hosting läuft das Modell in der EU oder auf eurem Server.
- Redmine Automation Plugin: Wenn-dann-Regeln und wiederkehrende Aufgaben ohne KI. Oft reicht das für Routineaufgaben schon aus.