Dateimanagement mit Sparkleshare

Sparkleshare ist eine Open Source Client-Lösung im Bereich Dateisynchronisation und ideal als Kollaborationstools zum Dateimanagement einsetzbar. Es stellt eine Alternative zu Dropbox dar und wird nicht nur bei der Zusammenarbeit in virtuellen Teams eingesetzt. Auch Unternehmen, die an der Verbesserung des unternehmensinternen Qualitätsmanagementsystems (z.B. ISO 9001) arbeiten und auf Tools mit Revisionskontrolle aufbauen müssen, profitieren von einem Werkzeug wie Sparkleshare.

Es sorgt für einen Dateiabgleich mit einem Netzwerk-Server. Standardmäßig wird Git als Speicher-Backend eingesetzt. Es kann auf einem eigenen lokalen Server installiert werden, erfordert lediglich SSH und Git und läuft sowohl auf Windows, Linux oder Mac OS X.

Vorteile Sparkleshare

Sparkleshare vereint zwei wichtige Vorteile:

• Es verwendet als Backend das Versionskontrollsystem Git. Was ein gemeinsames Arbeiten an einem Datenbestand erst möglich macht und somit die Transparenz innerhalb des Teams oder der betrieblichen Abläufe erhöht. Denn durch den Einsatz von Git ist es möglich, auf ältere Versionen von Dateien zuzugreifen.
• Ein weiterer Vorteil ist die Cross-Plattform-Fähigkeit. Egal mit welchem Betriebssystem die Teammitglieder arbeiten. Die Sparkleshare-Oberfläche läuft mittlerweile unter Linux und Mac, sowie Windows und Android (in Planung).

Arbeiten mit Sparkleshare

Die Funktionsweise von Sparkleshare ist relativ einfach. Hat man es erst einmal installiert und konfiguriert, erzeugt SparkleShare spezielle Dateiordner auf ihrem PC. Alles was innerhalb dieser Ordner hinzugefügt, entfernt oder bearbeitet wird, wird automatisch mit dem Host abgeglichen. So existiert auf jedem Rechner, der Zugriff auf die jeweiligen Sparkleshare Ordner hat, immer der gleiche Datenbestand. Die Datenübertragung zwischen dem Client und dem Git-Host erfolgt übrigends verschlüsselt.

Im Abschnitt Recent changes ist jederzeit ersichtlich welche Dateien wann und von wem geändert wurden. Arbeitet man mit Redmine als Projektmanagement-Tool und hat die Git-Anbindung im Einsatz, sieht man zusätzlich dort im Aktivitätenstream was sich innerhalb der Sparkleshare Ordner abgespielt hat.

Wer SparkleShare auf einem eigenen Server einsetzt hat den Vorteil, dass die Anzahl der Teilnehmer, sowie der Freigaben oder Projekte, als auch die Speicherplatzgröße unbegrenzt ist. Durch den Einsatz von Git arbeitet das Tool jedoch nicht sehr effizient, wenn es um den Abgleich von Binärdateien (z.B. Grafikdateien, Audiodateien oder komprimierte Dateien) geht.

Einsatzmöglichkeiten

Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig und wenn man sich vorher gut überlegt, für was man SparkleShare verwenden will, kann man besser entscheiden ob es hierfür geeignet ist oder nicht. Gut geeignet für Projekte ist es wenn man beispielsweise

• mit Dateien arbeitet, die von mehreren Leuten im Team bearbeitet und / oder beobachtet werden sollen.
• häufiger an Projektdateien wie Texten, Office-Dokumenten und Bildern Aktualisierungen durchführt und möchte, dass jeder sofort Zugriff auf diese Daten hat. Ohne große Umstände.
• eine Datei in einen x-beliebigen Arbeitszustand zurücksetzen kann bzw. Änderungen problemlos wieder rückgängig machen will - ohne dass was verloren geht.
• verhindern will, dass Dateien auf einem Server ausspioniert werden indem man Encryption verwendet. SparkleShare bietet nämlich diese Option an mittels Einsatz einer OpenSSL’s Implementation von AES-256-CBC. Hierbei werden die Daten verschlüsselt bevor Sie an den Host gesendet werden (Client Side Encryption).

Eher weniger gut geeignet wäre SparkleShare bei folgenden Einsatzszenarien:

• zum Erstellen von vollständigen PC Backups
• für große Binary-Dateien, die sich oft ändern wie es beispielsweise im Bereich des Videoschnitts üblich ist.
• zur Verwaltung von Fotos oder Musikarchiven.

Vergleich Dropbox vs. Sparkleshare

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