Es ist keine Seltenheit, dass Mitarbeiter in wichtigen Positionen etwa 150 bis 200 E-Mails pro Tag erhalten. Dabei ist der Großteil davon meist unnötig und sorgt dafür, dass der 20 prozentige Anteil an wirklich relevanten Nachrichten aufgrund des Zeitdrucks nicht die Beachtung findet, die notwendig ist.
Ein E-Mail Overload sorgt nicht nur für Stressreaktionen beim Empfänger, sondern oft auch dafür, unangenehme Dinge erst mal beiseite zu schieben. Dadurch bleiben oft dringende Nachrichten liegen oder werden sogar ganz vergessen. (Quelle: Stress durch E-Mail: Forschungsbefunde und Praxisimplikationen Article Fachhochschule Oberösterreich, December 2017)
In Krisenzeiten für transparente Kommunikation sorgen
Wenn in wirtschaftlich schwierigen Zeiten ausgelöst aufgrund gesundheitlicher Risiken der persönliche Kontakt zu unseren Mitarbeitern im Home-Office weg fällt, müssen andere Kommunikationsmittel in den Vordergrund rücken. Sich hierbei allein auf die E-Mail Kommunikation zu verlassen ist aus den genannten Gründen weiter oben, eine schlechte Wahl.
Sowohl für Mitarbeiter als auch Kunden muss eine transparente Kommunikationsmethode gewählt werden. Die dafür sorgt, dass jeder auch vom Home-Office aus:
- Zugriff auf die für ihn notwendige Informationen erhält,
- Fragen schnell beantwortet bekommt
- und im Idealfall sieht woran einzelne Personen aus seinem Team aktuell arbeiten.
Business-as-usual ist aktuell kaum noch möglich. Führungskräfte müssen sich jetzt nach alternativen Methoden umsehen:
- um Kunden weiterhin gut über den Status ihrer Projekte zu informieren
- und ihr Team auch aus der Ferne optimal bei der Arbeit zu unterstützen. Auch ohne eine tägliche E-Mail Flut in Gang zu setzen.
Im IT-Bereich sind Ticket- und Projektmanagementsysteme wie beispielsweise Redmine schon lange üblich. Andere Bereiche erobern sie mittlerweile auch immer mehr. Denn sie sind aus vielfältigen Gründen in fast jedem Unternehmen mit verteilten Teams nutzbar. Wir haben euch hierfür diverse Blogbeiträge zu den relevanten Themenbereichen raus gesucht.
Transparenz schaffen
Mehr Informationen zum Thema Transparenz in folgenden Artikeln:
- Projektberichte und Ticketberichte für Redmine
- Bessere Einblicke ins Projekt: Überfällige Tickets
- Projektbudget planen und kontrollieren
- Möglichkeit SLAs zu verwalten
Sein Team unterstützen
Mehr Informationen zum Thema Team-Support in folgenden Blogeinträgen:
- Ressourcenplanung: Vom Mikromanagement hin zum Selbstmanagement
- Getting Things Done im Projektmanagement mit Redmine
- Merkmale ineffektiver Teams im Projekt
- Redmine Produktivitätstipp: eigene Projekt- und Navigationslinks
Neue Möglichkeiten für Verwaltungsabteilungen finden
Mehr Informationen zum Thema Digitalisierung von Prozessen in folgenden Beiträgen:
- Digitale Personalakte mit dem Redmine DB Plugin
- Excel Daten via Import in Redmine DB integrieren
- Arbeitszeiten erfassen und Abwesenheiten verwalten
Wer seinem Team und Kunden Zugriff auf ein zentrales System wie Redmine ermöglicht sorgt dafür, dass sich dort alle Informationen bündeln. E-Mail Benachrichtigungen können dadurch weg fallen oder zumindest stark reduziert werden. Wichtig ist natürlich, dass:
- jedes Mitglied Zugriff auf das System erhält (hier liegt der Vorteil bei Open Source Tools ohne kostenpflichtiges User-Lizenzmodell).
- Jeder Anwender die Disziplin mitbringt regelmäßig und eigeninitiativ seine Aufgaben dort zu überprüfen
- und dafür sorgt, dass die notwendigen Informationen dort abgelegt, aktualisiert und auch angefordert werden.
Das funktioniert am Besten, wenn alle im selben Boot sitzen! Niemand aus der Reihe tanzt und vor allem die Unternehmensführung mit gutem Beispiel voran geht.