Kanzleien und Rechtsabteilungen arbeiten mandatsbezogen: getrennte Akten, klare Zuständigkeiten, Fristen und Aufwände, die am Ende abgerechnet werden. Für genau diese Struktur setzen wir Redmine ein, ein webbasiertes Open-Source-Projektmanagement, das wir für Dich betreiben.
Jedes Mandat wird zu einem Projekt. Aufgaben, Schriftsätze, Termine und Dokumente hängen daran, statt verteilt in Postfächern und auf Laufwerken zu liegen. Über Rollen und Rechte trennst Du Mandate sauber voneinander, sodass jeder nur sieht, woran er beteiligt ist.
Was Redmine im Kanzleialltag übernimmt
- Mandate und Aufgaben zentral führen. Wer arbeitet woran, was ist offen, was ist erledigt. Der Stand ist für alle Beteiligten sichtbar, ohne Nachfragen per E-Mail.
- Fristen verwalten. Termine hängen am Vorgang, nicht in einem separaten Kalender. Wiederkehrende Aufgaben legt das Automation Plugin nach Regeln automatisch an und erinnert vor dem Ablauf.
- Aufwände erfassen und abrechnen. Die Zeiterfassung gehört zum Redmine-Standard. Das Reporting Plugin wertet die Stunden nach Mandat, Mitarbeiter und Zeitraum aus und rechnet sie mit hinterlegten Stundensätzen in Beträge um.
- Schriftsätze gemeinsam erarbeiten. Im Wiki entstehen Entwürfe an einer Stelle statt in umlaufenden Dateiversionen. Das Wiki Guide Plugin ergänzt einen Freigabe-Workflow und die Lesebestätigung, sodass nachweisbar ist, wer eine Fassung geprüft und wer sie zur Kenntnis genommen hat.
- Verträge und Unterlagen strukturiert ablegen. Das DB Plugin verwaltet Verträge, Vollmachten und Nachweise mit eigenen Feldern, filterbar und außerhalb einzelner Vorgänge.
- Mandantenanfragen aufnehmen. Mit dem ServiceDesk Plugin wird eine E-Mail an die Kanzleiadresse direkt zum Vorgang im richtigen Mandat, inklusive Antwort aus dem System heraus.
Betrieb und Datenschutz
Die Anwendung läuft in unserer Cloud in Deutschland oder auf Deinem eigenen Server. In beiden Fällen übernehmen wir Einrichtung, Updates, Backups und Support. Der Zugriff erfolgt verschlüsselt über den Browser, auch aus dem Homeoffice oder von unterwegs.
Die Anzahl der Benutzer ist in allen Paketen unbegrenzt. Für Kanzleien mit vielen Gelegenheitsnutzern, etwa in der Verwaltung, entstehen dadurch keine zusätzlichen Kosten. Was der Betrieb kostet, steht offen auf der Hosting-Seite.