Hardware, Lizenzen und Wartungsverträge stehen in einer Excel-Tabelle. Eine Person pflegt sie, alle anderen fragen nach. Wer ein Gerät sucht, ruft an. Wer eines ausgibt, trägt es später nach, manchmal auch gar nicht.
Beim Asset Management in Redmine liegen diese Daten dort, wo auch die Arbeit läuft. Ein Asset ist ein Datensatz mit eigenen Feldern, den Du mit Tickets verknüpfst.
Wie das im Alltag abläuft
- Typen festlegen. Für jede Art von Asset legst Du einen DB-Typ an, etwa Laptop, Server, Lizenz oder Wartungsvertrag. Jeder Typ bekommt eigene Felder, zum Beispiel Seriennummer, Standort, Anschaffungsdatum oder Ablaufdatum.
- Bestand erfassen. Einträge legst Du einzeln an oder importierst sie als CSV. Dateien und Fotos hängst Du direkt an den Eintrag.
- Mit Tickets verknüpfen. Fällt ein Gerät aus, verweist das Ticket auf den Eintrag. Am Gerät steht damit die Historie: was wann kaputt war, wer es repariert hat.
- Filtern und auswerten. Listen nach Standort, Status oder Ablaufdatum, gespeichert als Abfrage. Export als CSV oder XLSX, wenn jemand die Daten außerhalb braucht.
- Zugriff steuern. Rollen und Rechte legen fest, wer welche Einträge sieht. Einzelne Einträge lassen sich privat markieren.
Was sich dadurch ändert
- Der Stand steht an einer Stelle statt in einer Datei auf einem Laufwerk.
- Wer etwas wissen will, sucht selbst, statt zu fragen.
- Ablaufende Lizenzen und Wartungsverträge fallen auf, weil das Ablaufdatum ein Feld ist und nicht eine Notiz.
- Beim Ausfall eines Geräts ist die Vorgeschichte am Eintrag und nicht im Postfach.
Typische Einträge
- Server, Netzwerkgeräte und Arbeitsplatzrechner
- Lizenzen, Wartungs- und Dienstleisterverträge
- SSL-Zertifikate mit Ablaufdatum
- Werkzeuge, Messgeräte und Prüfmittel
- Eigene Produkte und Services mit Versionsstand
Welche Funktionen das Redmine DB Plugin mitbringt und was es kostet, steht auf der Produktseite.